Информационный бюллетень №35 Методические рекомендации по подготовке и проведению выставочных мероприятий г. Москва, 2007 г

Вид материала

Информационный бюллетень

Содержание Так такое public relations? Определение целей участия в выставке Готовимся к выставке Несколько рекомендаций по оформлению экспозиции Основные способы привлечения посетителей на ваш стенд. Позиции от которых зависит успех или провал участия в выставке Так что же такое public relations? Участие в выставках позволит организации K основным средствам связей с общественностью в рамках подготовительного этапа к выставке относятся В процессе проведения выставки используются различные средства PR К PR-мероприятиям по окончании выставки относятся Что такое выставка? Выставочный проект .Этапы подготовки Шаг первый Шаг третий С целями, аудиторией и с выставкой мы определились, теперь «шагаем» дальше За несколько дней до начала А теперь приступаем непосредственно к экспозиции Несколько рекомендаций по оформлению экспозиции Стендист — главный человек на выставке ... Полное содержание

Подобный материал:

• Методические рекомендации по подготовке и проведению информационных часов Информационный, 241.38kb.
• Методические рекомендации по организации и проведению самостоятельной работы, подготовке, 30.36kb.
• Методические рекомендации по подготовке и проведению государственной (итоговой) аттестации, 908.06kb.
• Информационный бюллетень новых поступлений в Библиотеку мгоу январь февраль 2010 год, 474.5kb.
• Методические рекомендации по проведению мероприятий, посвященных 50-летию полета, 996.32kb.
• А. А. Добровольский. 12. 2007 Методические рекомендации, 1648.55kb.
• Методические рекомендации для учителей по подготовке и проведению егэ по биологии 2011, 475.29kb.
• Рекомендации в помощь преподавателю при подготовке методических разработок, 229.22kb.
• Методические рекомендации по организации и проведению научно-педагогической, 209.02kb.
• Методические указания по проведению преддипломной практики и подготовке дипломной работы, 268.67kb.

Профсоюз работников народного образования и науки Российской Федерации

ИНФОРМАЦИОННЫЙ БЮЛЛЕТЕНЬ № 35

Методические рекомендации по подготовке и проведению выставочных мероприятий

г. Москва, 2007 г.


Содержание:

Введение.....................................................................................................................4

Так такое public relations?

Выставка - важный инструмент связей с общественностью .............................8

Выставочный проект ...............................................................................................9

Определение целей участия в выставке

Целевые аудитории

Выбор выставки........................................................................................................13

Готовимся к выставке ............................................................................................14

Выставочный стенд................................................................................................ 18 Несколько рекомендаций по оформлению экспозиции................................. 21

Стендист — главный человек на выставке....................................................... 24

Основные способы привлечения посетителей на ваш стенд.........................26

Сотрудничество со средства­ми массовой информации...................................27

Позиции от которых зависит успех или провал участия в выставке.........28


Приложение 1

Выбор выставки. Контрольные вопросы...............................................................31

Приложение 2

Выбор павильона и месторасположения стенда....................................................35


Приложение 3


Типы выставочных стендов и оборудования.........................................................37


Приложение 4

Сценарий тренинга стендистов................................................................................50


Приложение 5

Журнал учета посетителей.......................................................................................54


Приложение 6

Словарь экспонента...................................................................................................56


Библиография...........................................................................................................63


Информационный сборник подготовлен отделом по связям с общественностью и информационно-аналитической работе аппарата ЦК Профсоюза

Составитель: главный специалист Елена Елшина

Введение

На III Пленуме ЦК Профсоюза было отмечено, что в условиях интенсификации процессов модернизации социальной сферы, роста конкуренции среди общественных организаций в сфере образования, трансформации российского законодательства в сферах труда и образования, наметившейся тенденции к снижению численности Профсоюза становится актуальной задача быстрой и адекватной адаптации структуры и всей организационно-уставной деятельности Профсоюза к происходящим внешним и внутренним изменениям. Таким образом, PR - деятельность организации выступает на одно из первых мест, важность скоординированной стратегии связей с общественностью, выстраивания сбалансированных и постоянных отношений со СМИ, формирования положительной репутации , очевидна. Нет сомнений в том, что успех и выживание каждой организации, не зависимо от ее размеров, формы собственности (государственная, общественная или частная) и направлений деятельности, в конечном итоге зависит от репутации. И управление репутацией , формирование положительного имиджа с помощью успешных коммуникаций — все это PR.


Так что же такое public relations?


На сегодняшний день в мире существует более 600 определений PR. Тем не менее, несмотря на многообразие подходов, можно выделить некоторые общие элементы:

PR включает в себя установление и поддержку взаимопонимания между организациями и их целевыми группами, а также формирование и поддержку взаимного доверия, уважения и социальной ответственности.

PR это управленческая деятельность, где необходима эффективная работа всех видов запланированных коммуникаций;

PR это управление отношениями между организацией и ключевыми общественными группами/целевыми аудиториями;

Цель PR - создавать понимание через осведомленность; поддерживать позитивное впечатление и трансформировать негативные впечатления в позитивные; информировать общественность о деятельности организации по достижению поставленных целей, которые должны быть ясными, социально полезными, а информация о деятельности по их достижению - точной и без пропагандистской окрашенности.

Мониторинг работы территориальных организаций Профсоюза, проведенный перед Пленумом , позволяет отметить, что налицо ряд положительных тенденций в сфере PR-деятельности, осознанный подход к коммуникационной стратегии, налаживание доброжелательных отношений со СМИ.

Конечно же, работа со СМИ , пусть не самый простой, но очевидный и традиционный способ решения рекламных задач. Тем не менее, если вы только таким образом эти самые задачи решаете, то, увы, этого мало. Есть целый ряд видов рекламной деятельности, о которых не стоит забывать. К примеру, практика показывает, что очень эффективным может быть участие в выставках.

Выставка - важный инструмент связей с общественностью, используемый организацией в целях укрепления его имиджа, создания высокой репутации и побуждения целевых групп к желательным для организации действиям.

Участие в выставках позволит организации:

- подчеркнуть её роль как одной из ведущих организаций в сфере образования ;

- познакомить педагогическую общественность с услугами организации;

- установить доверительные отношения с государством, партнерами и обществом.

.

Эффективность выставки как инструмента PR достигается благодаря комплексному подходу на всех этапах выставки (подготовка, проведение и завершение). Выставочные PR-мероприятия необходимо проводить в соответствии со стратегиями развития организации, а так же с учетом особенностей выставки и ее аудитории.

K основным средствам связей с общественностью в рамках подготовительного этапа к выставке относятся:

- Исследование, целью которого является определение целевой аудитории, выработка объективного и комплексного представления об условиях, в которых будет проводиться PR-кампании и определение ее целей и задач.

- Сбор, тщательный анализ различных сведений об участниках выставки позволит оценить свои позиции.

- Подготовка визуальных и печатных материалов помогут в поддержке имиджа компании.

- Распространение аналитической, статистической и рекламной информации, а также подготовка экспозиции в едином фирменном стиле организации(с учетом особенностей целевой аудитории, тематики мероприятия) позволяет достичь высокого уровня в проведении мероприятия, что способствует поддержанию образа организации-экспонента

В процессе проведения выставки используются различные средства PR:

- Визуальные средства (стенд, показ видеофильмов, видеороликов, проведение презентаций) служат средствами дополнительного привлечения посетителей, значимых гостей и партнеров.

- Средством устного воздействия на целевые аудитории в рамках выставки является информационно-методическая работа на стенде, позволяющая сообщить нужные знания и обеспечить понимание другим участникам, гостям, партнерам и конкурентам выставки

- Проведение переговоров создает благоприятные возможности для разнообразных встреч специалистов компании с важными для них и компании людьми в течение непродолжительного времени

- конференции, семинары, "круглые столы" , мастер-классы привлекают массовое внимание.

- Презентации являются средством комплексного воздействия на целевые аудитории

К PR-мероприятиям по окончании выставки относятся:

- Анализ данных после проведения выставки (анкеты, опросы, печатная продукция)

- Письменная благодарность важным клиентам.

- Проведение переговоров на своем предприятии.

- Последующая работа с посетителями по телефону.


Выставка - важный инструмент связей с общественностью, используемый организацией в целях укрепления его имиджа, создания высокой репутации и побуждения целевых групп к желательным для организации действиям.

Эффективность выставки как инструмента PR достигается благодаря комплексному подходу на всех этапах выставки (подготовка, проведение и завершение). Выставочные PR-мероприятия необходимо проводить в соответствии со стратегиями развития организации, а так же с учетом особенностей выставки и ее аудитории.


Выставка на первый взгляд простой и легкий способ рекламы . Казалось бы чего проще – заявился на участие в выставке, оплатил ( или нет - в зависимости от отношений с организаторами ) выставочную площадь, оформил стенд, завез оборудование , командировал людей на работу и «золотой ключик у вас в кармане!»

На самом деле это, казалось бы, несложное мероприятие, требует филигранной точности на всех этапах подготовки и, собственно, работы на выставке.

Чтобы максимально использовать возможности, предоставляемые выставкой , избежать неудач и не сожалеть о потраченных деньгах и усилиях хотелось бы дать всем, кто когда-либо планирует «выставляться», несколько советов и рекомендаций .

И помните: участие в выставке — мероприятие требующее не только тщательной подготовки, но и серьезных финансовых затрат, потому необходимо понять — можно ли решить задачи, поставленные перед выставкой иными, «невыставочными» методами. Если нет, тогда давайте попробуем вместе пройти путь от принятия решения участвовать в выставке до демонтажа стенда.

Что такое выставка?

Начнем с понимания того, а что же такое выставка? Ответ казалось бы очевиден : выставка — публичная демонстрация достижений в области материальной и духовной деятельности человека (БСЭ) ; место , где организация ( компания) предъявляет свои возможности и достижения (См. Словарь экспонента. Приложение 6) Конечно, это так. Однако для успешного решения выставочных задач такого понимания маловато, необходимо осознавать, что:

• Большой плюс от участия в выставке заключается в том, что именно здесь собираются (встречаются) наиболее значимые представители образовательного пространства. При этом они, как и вы, хотят установить контакты, наладить партнерские отношения, возможно наметить совместные программы и мероприятия.
  
• Выставка — это возможность собрать информацию, узнать «из первых рук» настроения и пожелания потребителей ваших услуг ( членов профсоюза) , узнать о конкурентах ( если таковые имеются), а так же об общей ситуации и тенденциях развития на рынке образования, с дальнейшим анализом ситуации и возможной корректировки ваших действий и направлений работы.
  
• В то же время , выставка — идеальное место для продвижения вашей организации , это возможность заявить о себе, продемонстрировать силу и уверенность, укрепить доверие к организации.
  

Итак, выставка — это интегрированные коммуникации, позволяющие добиваться маркетинговых и репутационных целей. Стоит повторить,что успешность этого мероприятия зависит от тщательной, пошаговой подготовки с момента принятия решения об участии до окончания выставки и подведения итогов. «Step by step», как говорят наши зарубежные коллеги.

Выставочный проект .Этапы подготовки


Итак, Ваши шаги :

1. Определение основной цели ( одна, две или более) участия в выставке, постановка конкретных задач, которые необходимо решить для достижения поставленных целей
   
2. Определение целевой аудитории
   
3. Выбор выставки
   
4. Уточнение необходимо и имеющегося бюджета
   
5. Формирование выставочной команды (т.е. выбор персонала, отвечающего за конкретные направления работы: общая организация, экспозиция (стенд), рекламные и иные раздаточные материалы, работа на стенде (вне стенда), инфраструктура и транспортировка, работа со СМИ и т.д. и т.п.)
   
6. Выбор и тренинг стендистов
   
7. Подготовка и изготовление ( при необходимости) стенда
   
8. Подготовка и изготовление рекламных и иных раздаточных материалов
   
9. Разработка и подготовка системы обратной связи — анкет, опросных листов, интервью и т.д.
   
10. Планирование работы вне стенда (пресс-конференции, брифинги, агитационные мероприятия ( здесь возможны презентации организаций-победителей профсоюзных конкурсов и т.д. в зависимости от фантазии)
    
11. Планирование работы специалистов на стенде ( консультации юристов, технических инспекторов труда, специалистов по заработной плате и т.д.)
    
12. Подведение итогов, анализ собранных данных, планирование дальнейших действий и мероприятий с учетом результатов выставочной деятельности.
    

Шаг первый

Для начала нужно определиться , а с какой собственно целью вы решили принять участие в выставке?

• «Вывесить флаг», т.е. простая презентация организации, заявление о себе ( название, скупой перечень услуг, контакты)
  
• Демонстрация достижения вашей организации по защите прав работников образования…
  

• Желание понять проблемы и настроение потребителей ваших услуг(членов вашей организации)
  
• Обсуждение с коллегами актуальности и действенности ваших мероприятий , дальнейших путей развития вашей организации
  
• Установление и/или расширение деловых и творческих контактов с коллегами, представителями бизнес-сообщества, органами управления образованием, родительской общественностью ,СМИ и т.д.
  
• Обмен опытом
  
• Получение информации о перспективах развития образования и анализ степени участия профсоюза в этом процессе
  
• Поиск новых идей и перспективных проектов и т.д.
  

Шаг второй

Определив цели участия необходимо четко представлять на какого «потребителя» нацелена ваша информация ( зачастую это зависит и от темы выставки): преподаватели, воспитатели ДОУ, администрация, молодые специалисты или педагоги со стажем, учащиеся и студенты, родители, представители органов управления образованием или руководители субъектов РФ , представители бизнес-сообщества, журналисты и т.д.

Аудитория выставки, как правило, неоднородна, поэтому для эффективной реализации целей выставки следует целевые группы разделить на подгруппы (блоки) для планирования довыставочных, выставочных и послевыставочных мероприятий.

Например, можно (условно) определить такой целевой блок, как директора школ, заведующие ДОУ, директора ссузов и ректоры вузов. Такое деление позволит спланировать мероприятия направленного воздействия, рассчитанные именно на эту подгруппу, подготовить методический, раздаточный материал , предложения по взаимовыгодному сотрудничеству и т.д.

Выбрав целевую группу ( одну или несколько) можно перейти к следующему шагу — выбору выставки (См. Приложение 1)

Шаг третий

Необходимо составить список подходящих по тематике выставок .Затем следует выяснить, сколько участников и посетителей они собрали в прошлые годы. Солидная выставочная компания охотно предоставит статистику, пришлет программу мероприятия, сопроводительные документы, расскажет, где и как оно будет рекламироваться. Если же с получением таких сведений возникают проблемы, это сигнал - выставка не заслуживает внимания, ее готовят малопрофессиональные люди.

Среди других признаков, по которым можно судить о достойном уровне выставки - её известность , посещаемость , регулярность проведения, освещение в СМИ.

Важно заранее оценить и площадку, где будет проводиться мероприятие. Достаточно ли просторен и хорошо освещен выставочный зал? Удобно ли место где он расположен для посетителей? Подъезды к нему?

Уточнить, не совпадает ли проведение выставки с какими-либо более важными мероприятиями и событиями в городе, регионе, и даже в стране и мире. Всего предусмотреть, понятно, невозможно, но стоит ли принимать участие в выставке, которая проходит в одно время с Олимпиадой или с национальными республиканскими праздниками ; крупными общегородскими мероприятиями или конкурсами педагогического мастерства «Учитель года» или «Лучшие школы»? Всем понятно, что посещаемость выставок , в этих случаях падает и вы теряете не только часть «рядовых» посетителей, но и вип-персон, необходимых вам для установления контактов и конечно — журналистов,а это резко снижает эффективность от участия в выставке.

Итак, вы выбрали выставку. Значит, скоро её организаторы начнут играть важную роль в вашей деятельности. От правильно выстроенных отношений с ними зависит успех вашего выставочного проекта, начиная от удачно расположенного места вашей экспозиции, времени проведения вне стендовых и пристендовых мероприятий , до демонтажа и вывоза оборудования. Дружеские отношения с организаторами выставки позволят вам сэкономить временные, эмоциональные, а порой и финансовые ресурсы.

С целями, аудиторией и с выставкой мы определились, теперь «шагаем» дальше:

Этапы подготовки:

Предварительный. Что делать?

1.

Уточнить у организаторов предполагаемое расположение и параметры стендов

Выбрать место для стенда

Решить, делать ли новую экспозицию или использовать уже имеющийся стенд

Если потребуется , провести переговоры с дизайнерами и строителями, которые будут возводить стенд

Провести предварительные переговоры с будущими перевозчиками выставочного оборудования

Определить, какая информация будет представлена на выставке

2.

Закончить изготовление стенда

Провести инструктаж будущих участников выставочной команды: они должны знать свои функции и ответы на всевозможные вопросы посетителей

Разработать выставочную промо-кампанию ( конференции, семинары, круглые столы, брифинги, пресс-конференции)

Уточнить у организаторов, не изменились ли время и место выставки, не выросли ли расценки на участие, нет ли других претендентов на заявленное место для стенда

Оценить дизайн будущей экспозиции, качество оборудования и рекламных материалов

Заказать недостающие информационные материалы, буклеты, плакаты и прайс-листы

3.

Заполнить заявление экспонента и различные бланки, присланные организаторами

Сообщить организаторам о конференциях и семинарах и иных мероприятиях, которые предполагается провести на выставке

Предоставить информацию об организации в каталог выставки

Договориться о публикации информации об организации в каталоге выставки, о включении ее материалов в информационный пакет, предназначенный для прессы и других участников

Получить разрешение на раздачу листовок на выставке

Заказать приглашения на выставку для ваших сотрудников и гостей

Заполнить регистрационные материалы на всех членов своей команды

Подвести промежуточные итоги подготовки к выставке

4.

Подготовить пресс-релизы, пресс-киты, информационные листки, анкеты, иной раздаточный материал

Провести тренинг стендистов с целью выработки у них навыков общения с посетителями на выставке

Окончательно определить состав персонала, принимающего участие в выставке, систему его оплаты и расписание работы

Договориться о ввозе/вывозе стенда и оборудования после окончания мероприятия

5.

Проверить все выставочное оборудование и внести последние коррективы в его оформление и комплектацию

Проконтролировать, вся ли необходимая информация об организации направлена организаторам выставки

Подготовить к отправке оборудование и все необходимые рекламные материалы

Провести финальные «учения» среди персонала

За несколько дней до начала:

Отправить к месту проведения выставки материалы, оборудование и литературу

Прибыть на место проведения выставки и установить оборудование .

А теперь приступаем непосредственно к экспозиции:

Стенд – «лицо» вашей организации на выставке и от вас зависит -привлечет ли оно внимание оригинальностью подачи материала или напротив - оттолкнет своей серостью и ординарностью или же излишней вычурностью и обилием ненужной и не читаемой информацией.

Одно из основных достоинств выставочного стенда - это его место в павильоне. Нет нужды объяснять, что лучшие места расположены рядом со входом и/или в центре павильона.(См. Приложение 2)

По расположению относительно проходов стенды могут быть:

• линейными - стоять в ряду с соседними стендами;
  
• угловыми - для показа экспонатов открыты две стороны;
  
• "полуостров" - экспонаты можно показать с трех сторон;
  
• "остров" - стенд со всех сторон окружают проходы.
  

Размеры стандартного стенда зависит как от ваших целей, так и от ваших финансовых возможностей. Как правило, организаторами сдается площадь в размере, 6 кв, м (иногда минимальная сдаваемая площадь составляет 4 кв, м). Цена опреде­ляется масштабом и престижем выставки, а также зависит от места ее проведения. В стоимость арен­дуемой площади обычно входит и оплата обязательных минимальных услуг: аренда и застройка выставочного оборудования, подводка электропитания с одной розеткой, минимальный на­бор мебели, общее освещение, фриз с наименованием организа­ции, общая охрана экспозиции в ночное время, участие в мероприя­тиях выставки и размещение информации о вашей организации в выставочном каталоге.

Можно обойтись и такой стандартной застройкой ( потому как особое оформление стенда требует дополнительных вложений), но тогда встает вопрос - чем вы будете выделяться среди огромного количества таких же стандартных стендов? Только названием организации на стандартном фризе? Скорее всего вам потребуется помощь профессионального дизайнера ( что стоит денег), но возможно в вашей организации есть творческие люди, которые и сами смогут решить эту проблему. Но это скорее исключение из правила, хотя стоит прислушаться к самым неожиданным идеям ваших сотрудников и кто знает , возможно что без особых финансовых вливаний ваш стенд станет лучшим на выставке. Как говорится, «сделай что-нибудь из ряда вон выходящее - и к твоему дому проложат железную дорогу»

Если вы собираетесь участвовать в выставках постоянно, то выгоднее один раз заказать и купить выставочное оборудование , чем три раза арендовать. И потом такое оборудование эффективнее позволит реализовать вашу индивидуальность. Эксклюзивный стенд выгодно отличается от стандартных конструкций, предлагаемых выставочными центрами (См. Приложение 3), к тому же еще одно немаловажное преимущество такого стенда — его удобность и практичность.

Сегодня (несмотря на относительную дороговизну) особенно популярны мобильные выставочные стенды - объединяющие целый спектр переносных выставочных рекламных конструкций. Они легки, компактны, быстро собираются, при монтаже/демонтаже не требуется ни квалификации, ни физической силы, при этом могут использоваться не только для оборудования выставочных стендов (при этом оплачивается только аренда площади), но при проведении различных презентаций, конференций, семинаров-совещаний и пр. И самое главное использование мобильного стенда даст вам возможность выделиться , привлечь внимание посетителей .Особенно нужны мобильные стенды с "картинкой" экспонентам, предлагающим услуги , которые они показать на своем стенде не могут. Мобильный стенд работает со всех сторон. Он прекрасно себя показывает на линейном и угловом стенде, стенде "полуостров" и "остров

Несколько рекомендаций по оформлению экспозиции

• При оформлении стенда и экспозиции необходимо учитывать,что внимание проходящего человека задерживается на настенной и пристендовой информации не более чем на 3-5 секунд. За это время посетитель должен иметь возмож­ность:
  

- заметить ваш стенд

- выделить вашу организацию

- определить, в чем заключаются достоинства предлагаемых вами услуг, не утопая в деталях

- найти на вашем стенде интересующую его информацию

• Экспонаты должны представлять все направления деятельности вашей организации, которые укладываются в тематику выставки, «чужеродным» экспонатам не место на стенде
  
• Экспозиция не должна быть по­хожей на разноцветную палитру художника (конечно, если вы не про­изводите краски) или на стенную га­зету с обилием информации и « исписанную мелким почерком» (все равно это никто, кроме вас самих, прочитать не сможет, да и не захочет). Следует так же отметить, что самый неэффективный цвет на выставке – белый.
  
• Надписи и плакаты должны располагаться рядом или над экспонатами и легко читаться;
  
• Экспонаты должны быть видны основному потоку посетителей, их обзор не должен закрываться стендистами;
  
• Чрезмерное обилие экспозиционного материала так же плохо, как и его недостаток - слишком много демонстрационных предметов, несущих в себе разные идеи, внесут сумятицу в умы посетителей;
  
• Освещение экспонатов на стенде лишним не бывает - яркий свет всегда привлекает к себе внимание. Но в этом деле важно не перестараться: в солнечную погоду световая реклама работать не будет
  
• Активно использовать печатную продукцию
  

Человек, подходящий к стенду - потребитель. Ему нужно не только все уви­деть и потрогать, но что-то взять и унести. Потому к образцам должен быть доступ. На отдельном столе или стенде необходимо выложить раздаточный материал - визитки, прайс-листы, листовки, буклеты, дополнительную информацию о направлениях работы вашей организации ( как на бумажных, так и электронных носителях) . О подготовке этих материалов необходимо позаботиться заранее ( практика показывает, что именно это оставляется на самый последний момент) И еще - обязательно отдайте все ваши рекламные материалы корректору. Грамматические ошибки в рекламных материалах - это как пятно на дорогом галстуке. Визитки и буклеты тоже желательно внимательно проверить перед тем, как отдать в типографию. Если название организации, контакты, должности или фамилии сотрудников написаны неправильно, то можно смело выбрасывать в мусорную корзину весь тираж. Уж лучше вообще без них.

Подумайте : возможно следует приготовить сувенирную продукцию для постоянных партнеров и вип-посетителей.

И помните: основное, что вынесет посетитель после визита на выставку, это все-таки не листовки, буклеты или каталоги (зачастую они оказываются в ближайшем мусорном баке), а впечатление о вашей организации.

Стендист — главный человек на выставке

Работа на выставке требует особых навыков, и успех любой экспозиции в пер­вую очередь зависит от людей, работающих на стенде. Именно они отвечают за установление или по­терю контактов с посетителями, среди которых могут быть не только ваши постоянные, но и потенциальные партнеры и что особо важно возможные члены вашей организации.

Необходимо проинструктировать сотрудников работающих на стенде,а возможно и провести тренинг (приложение 4) Стендисты должны быть не только хорошо информированы о направлениях деятельности вашей организации , уметь работать с посетителями, но и четко понимать, где что лежит, у кого что спросить, когда начинается и заканчивается выставочный день, в каких мероприятиях участвует ваша организация, как можно срочно позвонить, когда и где можно перекусить. Нужно предупредить их, что если они видят, что рекламные материалы заканчиваются, то не стоит держать это в секрете и ждать того момента, когда они-таки иссякнут. Потому что даже один день без раздаточных материалов - это время и деньги потраченные впустую. Кроме того, продумайте заранее ответы на наиболее часто задаваемые вопросы.

Позаботьтесь о проезде сотрудников, графике их работы ( с учетом времени отдыха и обеда).Кстати на выставках , как правило, очень высокие цены в буфетах, большие очереди, так что необходимо заранее решить и эти вопросы.

Не лишним будет и приобретение единой формы одежды с логотипом вашей организации для работающих на выставке ( от распространителей листовок и приглашений на мероприятия с участием вашей организации, до стендистов и даже первых лиц организации!) Причем цветовая гамма формы должна соответствовать цветовому оформлению вашего стенда и вашей рекламной продукции. Таким образом, вы лишний раз «застолбите» внимание посетителей выставки на вашей организации.

Основные требования, предъ­являемые к «стендисту»:

хорошо разбираться в сути дела, профессионально отвечать на заданные вопросы, уметь убеждать, ненавязчиво отстаивать свою точку зрения, обоснованно доказывать преимущества вашей организации перед остальными на рынке услуг по защите прав работников образования, уметь не столько хорошо говорить, сколько хорошо слушать, уметь использовать правило обратной связи — давать собеседнику возможность задать вопрос по теме, переспросить ; быть коммуникабельным человеком, уметь вступать в контакт с самыми различными людьми; знать общие цели экспозиции; знать основные приемы привлечения посетителей на стенд; уметь общаться с назойливыми- и «лишними» посетителями, которые явно не представляют интереса в каче­стве потенциальных партнеров, вести журнал учета посетителей (приложение 5).

Действия, которые категорически не рекомендуется совершать на стенде:

скучать, читать посторонние материалы, играть в игрушки, разгадывать кроссворды, сидеть с отстраненным или даже задумчивым видом в глубине стенда, «приставать» к посетителям ( практика показывает, что примерно 8 человек из 10 на вопрос: "Что-то вас интересует?» спасаются бегством), быть излишне суетливым и «занятым» («Давайте я вам быстренько расскажу, чем наша организация занимается, а остальное прочитаете в буклет ,бюллетене, ,на сайте..») или чрезмерно «въедливым» ( «Хотите знать о нашей организации? Я расскажу вам всё - с момента её рождения до наших дней!»), вступать в конфликт с посетителями и/или отвечать грубостью на грубость ,даже если стендист услышит : «Да знаем мы ваши профсоюзы! Только деньги собираете и на кипры ездите!»

Основные способы привлечения посетителей на ваш стенд:

оригинальное, не стандартное оформление экспозиции

визуальные средства (стенд, показ видеофильмов, видеороликов, проведение презентаций и пр. ) ;

рассылка персональных приглашений;

телемаркетинг (приглашения по телефону);

прямая почтовая и электронная рассылка;

рекламные объявления или специальные разделы на сайте

информационно-методическая работа на стенде;

конференции, семинары, "круглые столы" , мастер-классы;

реклама по выставочному радио

раздача листовок и приглашений на мероприятия, проводимые вашей организацией на выставке и т.д.


Сотрудничество со средства­ми массовой информации

Во время выставки старайтесь активно взаимодействовать с ее пресс-службой, средствами массовой информации и информационным центром (админист­рация, оргкомитет), распространяя через них свои информационные материалы. Вручайте ксе­рокопии опубликованных статей непосредственно участникам выставки и посетителям. Орга­низовывайте семинары и пре­зентации непосредственно на стенде.

Подготовьте пресс-релизы, пресс-киты и другие информационные материа­лы о деятельности вашей организации .


Попытаемся в таблице подытожить некоторые позиции от которых зависит успех или провал участия организации в выставке :

Этапы подготовки	На что обратить внимание		Типичные ошибки
Стратегия участия в выставке	Цель участия в выставке		Не сформулирована, задачи поставлены нечетко, не определены целевые группы
	Ориентация на целевую группу		Стендисты распыляют силы, тратят одинаковое количество времени как на постоянных, потенциальных партнеров, так и на случайных посетителей
Оформление стенда	Местоположение		Стенд расположен в удалении от основного потока посетителей
	Заметность		Нет рекламной поддержки на выставке, в том числе аудиорекламы
	Оформление, освещенность		Стенд слишком мал, в дизайне нет изюминки, логотип фирмы незаметен, неверное цветовое решение, слабая освещенность
	Удобство для работы с посетителями		Рабочее пространство меньше необходимого , не выделено места для проведения консультаций, переговоров
Презентация	Информация об организации и услугах		Изложена недостаточно доступно и полно (обратная сторона – перегруженность информацией) , не показаны самые интересные и перспективные направления работы
	Наглядность		Нет фотографий, компьютерной презентации, бедность (или излишняя вычурность) оформления
	Доступность		У посетителей нет возможности подойти к выставленной информации
Рекламные материалы	Плакаты, буклеты, информационные материалы, визитки и т.д.		Нехватка рекламных материалов
	Качество рекламных материалов		Низкое качество дизайна и полиграфии
Работа на стенде	Внешний вид выставочного персонала		Стендисты без бейджа, безвкусно одеты
	Внимание к посетителям		Все « заняты», не приглашают посетителей к разговору
	Удовлетворение потребностей посетителей		Стендисты плохо владеют информацией о направлениях деятельности организации, достигнутых успехах
Работа вне стенда	Конференции, семинары, фуршеты и другие мероприятия в ходе выставки		Не проводятся

После окончания выставки не забудьте подвести её итоги, учесть ошибки ( а они будут - «не ошибается тот, кто ничего не делает»), проанализировать то положительное, что дало участие в выставке, с учетом рекомендаций и предложений и даже критики ( без нее,увы, не обойдетесь) , прозвучавших в ходе выставки , наметить дальнейшие шаги по продвижению вашей организации, возможные пути её развития и расширения деятельности; поблагодарить организаторов выставки за предоставленную возможность стать участником этого мероприятия , журналистов за информационную поддержку; а также поблагодарить всех сотрудников, принявших участие в организации и проведении выставки.