Методичні рекомендації з питань ведення нотаріального діловодства, посвідчення довіреностей та заповітів
| Вид материала | Методичні рекомендації |
- Головне управління юстиції у Донецькій області Державний архів Донецької області, 414.3kb.
- Методичні рекомендації з питань запобігання та протидії корупції затверджено Наказ, 1727.46kb.
- Методичні рекомендації з питань запобігання та протидії корупції (Затверджені наказом, 651.62kb.
- 9. Законодавча база, 2270.39kb.
- Правила ведення нотаріального діловодства, 2614.41kb.
- Методичні рекомендації „Ведення бібліотечного фонду в органах та установах юстиції, 207.15kb.
- Методичні рекомендації до програми виховання І навчання «Дитина», 2800.13kb.
- Методичні рекомендації щодо окремих аспектів організації навчання історії в школі, 206.38kb.
- М.І. Пирогова «затверджено» на методичній нараді кафедри внутрішньої медицини №3 Завідувач, 767.44kb.
- Указу Президента України від 20 лютого 2006 року №140/2006 Про концепцію розвитку закон, 1304.21kb.
8.6. Розміщення документів в архівосховищі
8.6.1. Документи, що надходять до архіву, розміщуються на стелажах (у шафах) так, щоб справи кожного структурного підрозділу зберігалися в одному місці та були розташовані в порядку щорічних надходжень.
Документи постійного зберігання розміщуються окремо від документів тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання та з особового складу.
Документи ліквідованих організацій – попередників установи зберігаються окремо.
8.6.2. Справи постійного зберігання повинні вміщуватися у картонажі, папки з клапанами, справи тривалого (понад 10 років) зберігання можуть зберігатися у в’язках з картонними прокладками, справи тимчасового зберігання дозволяється розміщувати без картонажів або в’язок.
8.6.3. На картонажі наклеюються, а до в’язок прикріплюються ярлики, на яких зазначаються назва фондоутворювача і структурного підрозділу, номер фонду, опису, крайні дати та номери справ, уміщених у картонаж (в’язку). Картонажі (в'язки) нумеруються валовою нумерацією в межах кожного фонду або опису.
8.6.4. Забороняється зберігати архівні справи в штабелях на підлозі, підвіконнях та інших не передбачених для цього місцях.
8.6.5. Усі стелажі (шафи) та їх полиці нумеруються арабськими цифрами. Стелажі (шафи) нумеруються зліва направо від входу до архівосховища, полиці на стелажах (у шафах) – зверху вниз зліва направо.
8.6.6. З метою закріплення місця зберігання та оперативного пошуку необхідних справ і документів в архіві, де зберігаються більше 100 справ, складається постелажний топографічний покажчик, а в архіві, де містяться декілька архівних фондів, - пофондовий топографічний покажчик.
(абзац перший підпункту 8.6.6 із змінами, внесеними згідно з
наказом Державного комітету архівів України від 05.06.2007 р. N 87)
Картки постелажного топографічного покажчика складаються на кожен стелаж (шафу) і розташовуються в порядку зростання номерів стелажів (шаф). Картки пофондового топографічного покажчика складаються на кожен фонд і систематизуються за номерами фондів.
Зміни, що відбуваються в розміщенні документів в архівосховищі, повинні своєчасно зазначатися в топографічних покажчиках.
8.7. Порядок видавання справ з архівосховища
8.7.1. Справи з архівосховища видаються для користування працівникам установи-фондоутворювача, дослідникам, а також у тимчасове користування іншим установам.
8.7.2. Справи вивчаються в читальному залі (робочій кімнаті) архіву або за його межами.
Підстави для видавання справ у користування, строки перебування справ поза сховищами, правила заповнення облікових форм на видання документів викладені в підрозділі 9.3 цих Правил.
8.7.3. Кожне переміщення документів за межі архівосховища потребує вжиття заходів, що забезпечують їх надійну збереженість. За межі будівлі установи документи вивозяться тільки в упакованому вигляді та закритому автотранспорті. Під час транспортування документи вміщуються у валізи, чемодани або упаковуються в пачки. При цьому використовується цупкий папір, шпагат, під який підкладаються картонні прокладки.
Для перевезення документів на великі відстані їх упаковують у водозахисний матеріал і вміщують у ящики.
8.8. Перевіряння наявності та стану справ
8.8.1. Перевіряння наявності та стану справ постійного зберігання проводиться в архіві в плановому порядку один раз на 5 років, а також перед переданням документів на державне зберігання.
8.8.2. Перевіряння наявності і стану справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу здійснюється раз у 10 років.
8.8.3. Позапланове перевіряння наявності та стану справ проводиться:
після переміщення документів в інше сховище;
після ліквідації наслідків стихійного лиха;
якщо змінюється керівник архіву (особа, відповідальна за архів);
під час реорганізації або ліквідації установи.
Щорічно перевіряються справи, що впродовж року були видані з архівосховища для користування.
8.8.4. Перевіряння наявності та стану справ проводиться працівниками архіву або комісією, яку призначає керівник установи.
Перевіряння наявності та стану справ проводиться шляхом звіряння заголовків та інших реквізитів архівного опису з описуванням справ на обкладинках (титульних аркушах). Фізичний стан документів справ визначається шляхом їх візуального поаркушного переглядання та ідентифікацією документів усередині справи.
(абзац другий підпункту 8.8.4 із змінами, внесеними згідно з
наказом Державного комітету архівів України від 05.06.2007 р. N 87)
8.8.5. Справи, що видавалися для користування впродовж минулого року, перевіряються за книгами видавання справ з архівосховища та актами про видавання справ у тимчасове користування.
(підпункт 8.8.5 із змінами, внесеними згідно з наказом
Державного комітету архівів України від 05.06.2007 р. N 87)
12.3. Передавання документів у випадку реорганізації або ліквідації установи
12.3.1. Порядок передавання й подальшого користування документами установи після її реорганізації або ліквідації передбачається в наказі, іншому розпорядчому акті або рішенні про реорганізацію чи ліквідацію установи.
Передавання документів установи, що ліквідується, входить до обов'язків комісії, створеної для передавання справ і майна.
12.3.2. У випадку реорганізації установи з передачею її функцій іншій установі остання приймає за актом документи, не завершені в діловодстві установи, що реорганізується, та її архів.
12.3.3. Якщо функції установи, що реорганізується, передаються декільком іншим установам, її архівні справи, внесені до Національного архівного фонду, передаються в упорядкованому стані відповідному державному архіву, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, передаються її органу вищого рівня, якщо він існує на території Автономної Республіки Крим, відповідної області, міст Києва, Севастополя.
(абзац перший підпункту 12.3.3 із змінами, внесеними згідно з
наказом Державного комітету архівів України від 05.06.2007 р. N 87)
Якщо органів вищого рівня на території зазначених регіонів не існує, всі справи з основної діяльності установи-фондоутворювача повинні бути прийняті відповідним державним або іншим архівом.
Документи, не закінчені в діловодстві, а також документи з особового складу передаються установам – наступникам ліквідованої установи за належністю.
12.3.4. У разі реорганізації установи, коли з її складу виділяється структурний підрозділ, якому надаються права установи, останньому передаються документи, не закінчені в діловодстві, що відносяться до профілю діяльності новоствореної установи, а також документи з особового складу працівників, які перейшли на роботу в новостворену установу.
12.3.5. Якщо установа ліквідується без правонаступників, її архівні справи, віднесені до Національного архівного фонду, передаються в упорядкованому стані відповідному державному архіву, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, та документи, не закінчені у діловодстві, а також документи з особового складу передаються її органу вищого рівня, якщо він існує на території Автономної Республіки Крим, відповідної області, міст Києва, Севастополя.
Якщо органів вищого рівня на території зазначених регіонів не існує, всі архівні справи і документи установи-фондоутворювача повинні бути прийняті відповідним державним або іншим архівом.
12.3.6. У випадку банкрутства установи передавання її документів для подальшого зберігання здійснюється в порядку, установленому Законом України «Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом» з подальшими змінами до нього.
(підпункт 12.3.6 із змінами, внесеними згідно з наказом
Державного комітету архівів України від 05.06.2007 р. N 87)
12.3.7. Під час реорганізації або ліквідації установи кошти на упорядкування, дострокове приймання та подальше зберігання документів передбачаються в кошторисі комісії, створеної для реорганізації або ліквідації установи.
У З А Г А Л Ь Н Е Н Н Я
ЩОДО ВЕДЕННЯ ДІЛОВОДСТВА
Ефективна й результативна діяльність місцевих рад та їх виконавчих комітетів неможлива без чіткої організації їхньої роботи та обов'язкового дотримання вимог службового діловодства. Основними документами, що регламентують ці питання, є: Конституція України, Закони України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про статус депутатів місцевих рад», «Про нотаріат», «Про органи реєстрації актів громадянського стану», «Про національний архівний фонд та архівні установи України», Сімейний кодекс України, Примірна інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади.
Документи, що надходять до ради та її виконавчого комітету від вищих органів, доводяться підвідомчим установам, організаціям та підприємствам різними шляхами, а саме:
- виданням власних розпорядчих документів (рішень, розпоряджень тощо), у яких коротко викладено зміст документа вищого органу відносно завдання, яке стоїть перед радою чи виконавчим комітетом;
- відправленням листа, якщо розпорядчий документ вищого органу не потребує конкретизації радою чи її виконавчим комітетом завдань підвідомчим їм установам, організаціям та підприємствам.
В усіх випадках документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, їх номерів і заголовків.
У місцевих радах та їхніх виконавчих комітетах вироблено механізм складання тексту розпоряджень і рішень. Як правило, такий текст має дві частини: констатуючу та основну. У першій частині наведено обґрунтування або вказано причини виникнення такого рішення, розпорядження, у другій - викладено конкретні висновки, пропозиції.
Констатуюча частина містить коротку характеристику позитивних результатів, досягнутих у відповідній галузі, а також аналіз негативних наслідків та причин їх виникнення. У цій частині узагальнюється і розповсюджується досягнутий успіх, більше уваги приділяється позитивному результатові. Коли ставиться мета – як усунути виявлені недоліки, – то необхідно подати не лише їхню характеристику, а й вказати на виконавців, які допустили ці помилки.
Основна частина документа починається із повного найменування органу, який його видає. Пункти рішення чи розпорядження повинні містити конкретні заходи для усунення недоліків. У кожному пункті, як правило, названо виконавця. В останньому пункті основної частини документа називаються службові особи, на яких покладається контроль за виконанням рішення чи розпорядження. Цей пункт можна подати так: «Контроль за виконанням покладено на . (посада, прізвище)».
Рішення ради приймають на її пленарному засіданні після обговорення більшістю депутатів від загального складу ради. Під час підведення підсумків голосування до загальної кількості голосів депутатів сільської, селищної ради долучається голос сільського, селищного голови, якщо він бере участь у пленарному засіданні ради.
Рішення ради приймаються відкритим (у тому числі поіменним) або таємним голосуванням. Таємне голосування на сесії сільської, селищної ради обов’язково проводять під час обрання на посаду та звільненні з посади секретаря ради, а також під час прийняття рішення щодо дострокового припинення повноважень сільського, селищного голови.
Виконавчий комітет сільської, селищної ради в межах своїх повноважень приймає рішення. Рішення виконавчого комітету приймаються на його засіданні більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету, і їх підписує сільський, селищний голова.
Рішення, розпорядження сільської, селищної ради та їх виконавчих комітетів доводяться до відома виконавців і підвідомчих установ, організацій та підприємств, окремих громадян через надсилання їм цих рішень або розпоряджень не пізніше, як у п'ятиденний термін. Рішення ради нормативно-правового характеру набирають чинності з дня їх офіційного оприлюднення, якщо радою не встановлено пізнішого терміну введення цих рішень у дію.
Організаційно-розпорядча діяльність сільських, селищних рад, їх виконавчих комітетів оформляється також низкою інших документів, таких, як регламент, положення, план, протокол, доповідна записка, організаційні заходи, звіт, лист тощо.
Діловодство в сільській, селищній раді та її виконавчих комітетах
Система взаємодії сільської, селищної ради, її виконавчих комітетів з державними органами та органами місцевого самоврядування всіх рівнів, з установами, організаціями та підприємствами всіх форм власності, політичними партіями і рухами, іншими громадськими організаціями, трудовими колективами, окремими громадянами встановлюється за допомогою відповідних ділових паперів та документів. Ділове спілкування здійснюється державною мовою.
До процесу управління входить отримання, опрацювання, використання та зберігання інформації, яка міститься в таких документах: актах владних органів вищого рівня, планово-звітній та фінансовій документації, протоколах, інформаціях, довідках, листах тощо. Усі технічні операції, пов’язані з документами, становлять предмет діловодства. Зокрема в органах місцевого самоврядування до нього входить діяльність щодо прийому, реєстрації документів, їх руху та пошуку, відповідні операції розгляду, формування у справи та подальше зберігання.
Прийом документів
У день надходження кореспонденції до сільських, селищних рад та їх виконавчих комітетів її приймає і реєструє секретар виконкому. Секретар виконавчого комітету розкриває всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто» або адресовані громадським організаціям виконавчого комітету. Під час розкриття конвертів перевіряється чи відповідають номери на документах і конвертах. Якщо виявлено розбіжність або відсутність документа (або додатку до нього), складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові, а другий залишається у виконавчому комітеті. У разі пошкодження конверта робиться позначка на ньому в поштовому реєстрі. Конверт зберігається і додається до документів у тих випадках, коли лише за ним можна встановити адресу відправника, час відправлення й одержання документа чи встановлено відповідність номерів документів номерам на ньому. Конверти додаються також до судових, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв і скарг громадян.
Непідписані, незасвідчені, пошкоджені документи або надіслані не за адресою повертаються відправникові.
Попередній розгляд
Кореспонденція, що надходить до виконавчого комітету, проходить попередній розгляд, який проводить секретар виконавчого комітету.
Розгляд здійснюють з метою подальшої необхідності реєстрації кореспонденції, визначення кому її скерувати (голові виконкому, ради чи відповідним виконавцям, що ведуть цей напрям роботи), а також для встановлення термінів виконання документів, які передаються виконавцям. Попередній розгляд кореспонденції відбувається, як правило, у день одержання. Документи, які надходять з вищих владних органів, факси, телеграми, телетайпограми, телефонограми розглядаються терміново. Документи, які підлягають обліку, після попереднього розгляду реєструються
Кожен документ має свої особливості, за якими його можна віднести за функціональним призначенням до таких груп:
1. Організаційні (положення, статути, інструкції, правила)
2. Розпорядчі (постанови, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки, ухвали)
3. Довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, відгуки, відповіді, звіти, плани роботи, оголошення, факси, телеграми, телефонограми, телетайпограми, інформація електронної пошти)
4. Особові офіційні документи (пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки, особові доручення тощо)
Реєстрація документів
Реєстрацію документів здійснюють для забезпечення їх обліку, контролю виконання та оперативного виконання інформації, яка надходить.
Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи ради, виконкому, за винятком документів оперативного характеру, які містять тимчасову інформацію, і бухгалтерських документів, які не підлягають реєстрації.
Згідно з інструкцією з діловодства у виконавчих комітетах сільських, селищних рад не реєструються
• газети, журнали, книги, бюлетені та інші періодичні видання,
• листи, що надходять до відома,
• інформація, надіслана до відома,
• телеграми і листи про дозвіл на відрядження та відпустки,
• повідомлення про наради, засідання, збори та їхній порядок денний,
• навчальні плани і програми,
• рекламні повідомлення, плакати, буклети, програми нарад і конференцій,
• прейскуранти,
• поздоровлення і запрошення,
• бухгалтерські документи,
• звіти (квартальні, піврічні, річні тощо),
• статистична звітність.
Кожен документ реєструється лише один раз.
Обов'язковій реєстрації підлягають документи, які надійшли від вищих владних органів, найважливіші документи, видані виконкомами (рішення, розпорядження, протоколи, доповідні записки, інструкції, положення тощо), а також пропозиції, заяви, скарги і звернення громадян.
Реєстрацію заяв і скарг ведуть окремо від службової документації.
Після реєстрації документи в день їх одержання передаються на розгляд сільському, селищному голові. Йому ж передаються всі документи вищих владних органів, а також документи, які потребують лише його вирішення.
Після розгляду документів сільський, селищний голова накладає резолюцію, у якій він обов'язково має вказати конкретного виконавця чи виконавців, зміст дій щодо виконання цього документа, термін виконання, дату і особистий підпис. На документі повинна бути лише одна резолюція. Наступні резолюції можуть бути тільки тоді, коли необхідно деталізувати його виконання. Резолюції на всіх видах вхідної інформації робляться олівцем або на окремих аркушах паперу і приколюються до документа.
Для реєстрації всіх категорій вхідних, вихідних і внутрішніх документів застосовується журнальна форма реєстрації.
Всебічне здійснення реєстрації документів сприяє підвищенню державної дисципліни та відповідальності безпосередніх виконавців, покращенню стану діловодства у виконавчих комітетах сільських, селищних рад. Надзвичайну роль у цій справі відіграє правильне складання та оформлення службових документів.
Складання службових документів
Документ – основний вид ділової мови, засіб фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.
Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають значне правове значення.
Документ має бути двосторонній, переконливий, належним чином відредагований і оформлений, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки. Більшість документів мусять задовільняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання та максимальна точність викладу інформації. Щоб документ мав усі перелічені властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом.
Складовими частинами діловодства є система документації, документування й організація роботи з документами, тобто діловодство охоплює сукупність документів, прийомів, способів та форм роботи з ними.
Усі службові документи оформляються згідно з вимогами державних стандартів та «Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року, № 1153.
Як показує досвід, документи, укладені в сільських, селищних радах та її виконавчих комітетах, не завжди відповідають встановленим правилам і вимогам. Друкують їх на різних бланках або ж і без них.
Для складання службових документів в апараті виконавчого комітету сільських, селищних рад слід використовувати лише папір форматів А4 (210 x297 мм) та А5 (148 x210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
Заяви працівників, службові довідки, а також документи, підготовлені кількома установами, дозволяється оформляти не на бланках. Проекти ухвал, розпоряджень та інших документів правового характеру виконавці перевіряють з точки зору відповідності їх чинному законодавству. Зміст документів слід викласти коротко, стисло, зрозуміло та об’єктивно, без слів і зворотів, які не мають змістовного навантаження. Розділи і підрозділи складних документів слід розміщувати в логічній послідовності викладу питань і нумерувати арабськими цифрами з присвоєнням розділу, підрозділу відповідного числового знака через крапку (наприклад 1.1.2., 1.1.3., 2.1.2., 2.1.2,). Прізвища, найменування, терміни розміщуються в тексті в алфавітному або іншому прийнятому для цього виду документа порядку. Довільне скорочення назв, установ та окремих слів не допускається.
Підготовку й оформлення службового документа у виконкомі сільської, селищної ради покладено на секретаря виконавчого комітету. Відповідальність за зміст документа, де вказано кілька осіб, несуть усі особи, які його підписали.
Оформлення службових документів
Загальні протокольні вимоги до складання службових документів, що виконуються у місцевій раді, виконавчому комітеті, потребують необхідних реквізитів та оформлення.
Оформляють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках сільської, селищної ради, їх виконавчих комітетів.
Реквізити протоколу:
• назва виду документа (протокол);
• дата (зазначають дату проведення засідання колегіального органу, а не дату остаточного оформлення чи підписання протоколу. Якщо засідання тривало кілька днів, то зазначають через тире дати першого й останнього днів роботи колегіального органу, наприклад: 09-11.04.98 p.; 07.05-09.05.98 p.);
• індекс (становить порядковий номер засідання цього колегіального органу; нумерацію можна вести протягом календарного року чи від виборів до виборів);
• місце складання чи видання;
• гриф затвердження (оформляють, якщо протокол підлягає затвердженню);
• заголовок до тексту містить назву виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) та колегіального органу в родовому відмінку, наприклад: «Засідання постійної комісії», «загальних зборів трудового колективу» тощо;
• текст протоколу.
Текст протоколу складається із двох частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають прізвища та ініціали голови зборів, секретаря, присутніх, порядок денний, в основній – фіксують перебіг засідання колегіального органу.
Слова «Голова», «Секретар» друкують (одне під одним) від нульового положення табулятора друкарської машинки чи комп'ютера з великої літери. На рівні 2-го положення табулятора проставляють тире і зазначають прізвища та ініціали голови зборів і секретаря:
Голова – Петренко О.О.
Секретар – Шаровара В.П.
Під час оформлення протоколів оперативних нарад цю частину тексту оминають.
Далі зазначають присутніх. Порядок оформлення цього елемента протоколу такий. У протоколі засідання постійно діючого колегіального органу спочатку зазначають присутніх постійних членів (в алфавітному порядку), а потім – запрошених (із зазначенням їхніх посад). У протоколі розширених засідань та зборів, де присутніх багато, склад їх зазначають кількісно, а список із прізвищами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис, наприклад: присутні: 56 осіб (список додається).
У протоколах зборів, конференцій, де для ухвалення рішень потрібен певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і скільки було (чи кількість відсутніх), наприклад, у протоколах зборів зазначають: «На збори запрошено – 215 осіб, присутні – 204 особи, відсутні – 11, із них 4 – у відрядженні, 7 – з невідомих причин».
Далі наводять порядок денний: зазначають питання, винесені на розгляд колегіального органу, і прізвища доповідачів чи тих, хто готував питання до виступу. Кожне питання нумерують, наприклад:
1. Про перспективи розвитку селища (доповідач – сільський голова Теребенько Я.П.).
2. Про розподіл земельних ділянок мешканцям села (інформація секретаря сільської ради Шевченко О.М.).
Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. У кожному з розділів є такі підрозділи: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»). Ці слова прийнято зверху та знизу відокремлювати двома інтервалами, друкувати великими літерами, кожне від нульового положення табулятора, після них ставити двокрапку.
Словом «СЛУХАЛИ» починають кожен розділ. Його друкують в одному рядку з номером питання порядку денного.
Прізвища та ініціали доповідача та тих, хто брав участь в обговоренні, зазначають з абзацу (після прізвища з ініціалами ставлять тире). Текст виступу (не в лапках) починають з великої літери (якщо тексти або тези доповідей чи виступів додаються окремо, то після прізвища з ініціалами ставлять тире і роблять запис: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається». Після кожного виступу записують запитання та відповіді на них у порядку надходження (якщо є).
Наприкінці кожного розділу записують прийняту ухвалу (постанову) з питань порядку денного. Ухвали, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, нумеруючи арабськими цифрами. Ухвала, як і всі розпорядчі документи, має бути конкретною (кому, що виконати, до якого числа тощо).
Протоколи бувають стислі та повні. У стислих протоколах зазначають прізвища доповідачів, теми доповідей, прізвища тих, хто виступив у обговореннях, рішення. Стисло протоколюють, як правило, оперативні наради. У решті випадків слід складати повний протокол, який містить записи всіх виступів, а отже, відображає повну роботу колективу, процес напрацювання рішення в сутичці думок та дискусій.
Під час засідання можна скласти лише чорновий варіант протоколу. У п’ятиденний термін протокол уточнюють, вивіряють згідно із стенограмами та фонозаписами, редагують і оформляють. Якщо до протоколу додають стенограму, то про це роблять запис після першої частини тексту, наприклад: «Засідання ради стенографували. Стенограма додається». Готовий протокол підписує голова та секретар.
Рішення колегіальних органів доводять до виконавців у вигляді окремих документів – постанов, ухвал. У решті випадків оформляють витяг із протоколу. Витяг з протоколу – це певна частина (уривок) протоколу, оформлена належним чином. Витяги з протоколів оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.
Реквізити витягу з протоколу:
• назва виду документа (витяг з протоколу);
• дата (переносять з оригіналу протоколу);
• індекс (переносять з оригіналу протоколу);
• місце складання чи видання (переносять з оригіналу протоколу);
• гриф затвердження (переносять з оригіналу протоколу, якщо цей реквізит там є);
• заголовок до тексту (переносять з оригіналу протоколу);
• текст із вступної частини – беруть пункти «Голова», «Секретар», «Присутні», відповідний номер питання порядку денного; із основної – цитують пункти, що стосуються певного питання порядку денного;
• підпис (переносять реквізити з оригіналу, але голова і секретар не підписують);
• позначка про засвідчення копії (оформляють без слова «копія» у правому верхньому куті аркуша).