Міністерство юстиції України

Головне управління юстиції у Полтавській області

НАКАЗ

30 грудня 2011 року Полтава № 797/5

Про затвердження Інструкції з діловодства

в Головному та територіальних управліннях

юстиції у Полтавській області

Враховуючи положення Постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 N1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», наказу Міністерства юстиції України від 04.01.1998 № 4/5 "Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві юстиції України" із змінами та доповненнями, з метою належного документального забезпечення роботи Головного управління юстиції та територіальних органах юстиції Полтавської області, -

Н А К А З У Ю:

Затвердити Інструкцію з діловодства в Головному та територіальних управліннях юстиції у Полтавській області (додається).
Заступникам начальника Головного управління юстиції, начальникам відділів та завідувачам секторами Головного управління юстиції, начальникам районних, міських, міськрайонних управлінь юстиції забезпечити неухильне додержання Інструкції з діловодства відповідно до розподілу функціональних обов'язків, які належать до їх компетенції.

3. Начальнику відділу організаційної роботи, документування та контролю Різниченко Л.Л. постійно надавати практичну допомогу з питань організації діловодства в Головному управлінні юстиції та підвідомчих органах.

4. Вважати таким, що втратив чинність наказ від 12.06.2009 № 288/5 «Про затвердження Інструкції з діловодства в Головному управлінні юстиції у Полтавській області».

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника начальника управління С.В.Зубарєву.

Начальник управління Т.М.Колотілова

Підготовлено __________________Л.Л.Різниченко

__________________ С.В.Зубарєва

__________________Л.М.Маренко

__________________ В.Б.Качмар

__________________ О.В.Кочук

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головного управління юстиції у Полтавській області

2011 №

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства в Головному та територіальних управліннях юстиції у Полтавській області

Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства в Головному та територіальних управліннях юстиції у Полтавській області (далі – Інструкція з діловодства) встановлює правила документування діяльності управління і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до передачі в архів управління.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру, у тому числі, створену засобами комп»ютерної техніки. Комп¢ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Міністерстві юстиції України, затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 08.06.2011 №1536/5.

Порядок ведення діловодства щодо звернень громадян визначається Законом України від 02.10.96 року N 393/96-ВР "Про звернення громадян", Інструкцією про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління, затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 18 березня 2004 року N 26/5.

1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в управлінні розроблені відповідно до Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 N1242 (далі – Типова інструкція).

1.4. Відповідно до документообігу, в управлінні застосовується децентралізована система діловодства, яка передбачає ведення поточного діловодства, формування і зберігання справ в межах кожного структурного підрозділу аж до передачі справ в архів управління

1.5. Відповідальність за організацію і ведення діловодства відповідно до вимог чинного законодавства, державних стандартів та цієї Інструкції з діловодства в усіх ланках управління покладається на осіб, у посадових інструкціях яких передбачені відповідні функції.

Ведення діловодства в структурних підрозділах покладається за вказівкою начальника структурного підрозділу на одного із працівників структурного підрозділу, що затверджується наказом управління.

1.6. Відповідальність за додержання встановлених правил діловодства, стан діловодства, зберігання і використання документів в структурних підрозділах управління покладається на начальників структурних підрозділів, які зобов¢язані:

- вживати необхідних заходів щодо зменшення кількості службового листування;

- не допускати вимагання від підвідомчих установ різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю;

- всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів щодо забезпечення оснащення канцелярії сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК ;

- забезпечувати організацію навчання працівників структурного підрозділу з метою підвищення ділової кваліфікації;

- здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в апараті управління та в підвідомчих установах вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та положеннями цієї інструкції.

1.7. Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюється керівниками управлінь. Керівник в межах наданих йому прав зобов¢язаний:

здійснювати контроль за дотриманням строків, установлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем¢єр-міністра України;
вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;
не допускати вимагання від підприємств, установ та організацій (далі - організацій), що належать до сфери управління установи, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю; забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління;

всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення канцелярії сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;
забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби установи та її структурних підрозділів для підвищення кваліфікації;
здійснювати контроль за обов'язковим додержанням, в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Типовою інструкцією.

1.8. Правила Інструкції з діловодства обов'язкові для всіх посадових осіб управління.

1.9. При звільненні працівника, який виконує діловодні функції в управлінні, а також у разі його відпустки чи відрядження усі невиконані документи передаються особі, що його заступає, з відміткою в реєстраційно-контрольних довідниках, картках.

1.10. Публікація та оприлюднення у інший спосіб службових документів управління - здійснюється відповідно до Закону України "Про інформацію" від 2 жовтня 1992 р. із змінами і доповненнями, Закону України «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.2011.

Мовою діловодства і документації, а також взаємовідносин управління є українська мова.

2. Документування управлінської діяльності управління.

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Створені документи повинні відповідати правовому статусу управління.

Підставою для створення документів в управлінні є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

В управлінні визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування його діяльності.

2.2. Управлінська діяльність управління здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

З питань, що становлять спільний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів у діяльності управління є:

- обов»язок дотримання положень Конституція України, законів України, Постанов Верховної Ради України , указів і розпоряджень Президента України, декретів, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, рішень місцевих органів виконавчої влади, представницьких органів та органів місцевого самоврядування;

- здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання управлінням покладених на нього завдань, що знаходяться у межах його компетенції;

- потреба в правовому врегулюванні діяльності апарату управління.

2.3. Відповідно до чинного законодавства керівник управління юстиції видає накази, надає доручення організовує і контролює їх виконання. Рішення найбільш важливих питань, а також питань, що стосуються всіх або кількох підвідомчих установ, викладаються в наказах. Рішення інших питань повсякденної діяльності - у дорученнях. Керівник управління затверджує положення про структурні підрозділи управління.

2.4. З питань, що становлять обопільний інтерес і належать до компетенції управлінні юстиції та інших органів і громадських організацій, ухвалюються спільні розпорядчі документи.

2.5. Розпорядчі документи, що надходять до управління від органів вищого рівня, доводяться до організацій, що є під його керівництвом, управління має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери його управління.

2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.7. Хід обговорення питань і рішення, що ухвалюються в колегіальних органах, на зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів, зроблених у ході засідань.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

2.8. Рішення колегіальних органів управління доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери його управління, шляхом надсилання їм копій рішень.

Рішення колегії управління, впроваджуються в життя наказами начальника.

2.9. Видання розпорядчих документів обов¢язкове:

- з організаційних питань - у разі створення, реорганізації і ліквідації органів, установ і організацій системи управління та структурних підрозділів; визначенні функцій і завдань органів, установ і організацій системи управління; та структурних підрозділів; затвердження їхньої структури; підведенні підсумків діяльності; визначенні прав і обов¢язків посадових осіб; при зміні і припиненні дії нормативно-правових актів;

- з питань планування - при визначенні порядку і строків складання планів; затвердженні перспективних і річних планів; зміни планових показників і встановленні додаткових планових завдань; підведенні підсумків виконання планів;

- з питань праці і заробітної плати - при призначенні працівників на посаду, звільненні з посади і переміщенні по службі; вирішенні питань про заохочення і стягнення, про відрядження працівників; при затвердженні системи оплати праці працівників.

2.10.Розпорядчі документи, що надходять до управління від вищих органів влади, доводяться до підвідомчих установ і організацій шляхом видання самостійних розпорядчих документів (наказів, доручень), в яких викладається зміст документа вищого органу стосовно завдань управління.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів і заголовків.

2.11. При здійсненні оперативних зв'язків з установами, громадянами тощо управління надсилає листи.

Як правило, листи складаються у випадках, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією та надати усні роз'яснення, вказівки (особисті або телефоном), інструктування тощо.

2.12. Якщо документ потребує негайного виконання, то передача тексту службового документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу, що оформляється відповідно до правил.

3. Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції.

3.1. Приймання документів.

3.1.1. Кореспонденція, що надходить до управління, зокрема, створена за допомогою комп»ютерної техніки, приймається працівниками, за якими відповідні функції закріплені наказами управління (далі – відповідальні працівники).

Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата за яку здійснюється на підставі конвертів, де визначена сума оплати.

Працівникам управління, до посадових обов»язів яких не включена відповідна функція, забороняється приймати кореспонденцію безпосередньо від працівників органів зв¢язку, представників інших установ і організацій громадян.

3.1.2. Відповідальними особами управлінь розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають написи «особисто», «цінова пропозиція».

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі. При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в приймальні (додаток 1).

Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення і одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти додаються також до судових справ, позовних заяв, касаційних та в порядку нагляду за скаргами громадян.

3.1.3. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.2. Попередній розгляд документів.

3.2.1. Вся кореспонденція, що надійшла до управління, підлягає обов'язковому попередньому розгляду.

Кореспонденція, що надходить до управління, приймається централізовано у Головному, децентарізовано у територіальних управліннях юстиції.

Робота з незареєстрованими документами не дозволяється.

Документи надходять до управління через поштове відділення, електронною поштою (листування між управліннями юстиції) та безпосередньо від адресатів.

Представникам установ та організацій документи подати особисто можна при наявності реєстру передачі документів. В реєстрі відповідальним працівником проставляється відмітка про приймання кореспонденції.

Попередній розгляд документів здійснюється відповідальним працівником.

3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом управління або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення строків виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день їх одержання, або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Термінові доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються й передаються керівництву негайно.

Документи, отримані до 16-00 години реєструються, обробляються і доставляються за призначенням у той же день, отримані після 16-00 години - на наступний день, термінові - негайно.

3.2.4. При попередньому розгляді документів слід керуватися положенням про управління та його структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ, схемами проходження документів.

3.2.5. Начальнику управління відразу після реєстрації передаються акти та доручення організації вищого рівня (начальнику ГУЮ – документи Президента України, доручення Прем¢єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України) в папці з грифом "Невідкладно" .

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

Інші документи передаються до структурних підрозділів і виконавцям.

3.2.6. Наслідки розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюції.

3.2.7. Резолюція - це напис на документі, зроблений керівництвом установи, що містить вказівки щодо виконання документа.

Складовими резолюції є: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. Якщо доручення дано кільком посадовим особам, то головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Як правило, на документі повинно бути не більше однієї або двох резолюцій. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція повинна проставлятись безпосередньо на документі, нижче від реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту, якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці. У такому разі на цьому аркуші зазначається номер та дата документа.

3.3. Реєстрація документів.

3.3.1. Реєстрація документів - це фіксація факту створення та надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.

3.3.2. Реєстрація законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем¢єр-міністра України проводиться централізовано.

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні обліково-статистичні бухгалтерські, фінансові тощо), як такі, що створюються і використовуються в управлінні, так і ті, що надходять від інших органів і приватних осіб, а також пропозиції, заяви і скарги громадян.

3.3.3. Не підлягають реєстрації документи що містять інформацію оперативного характеру (додаток 2), та ті, що обліковуються в інших підрозділах.

3.3.4. На всіх вхідних документах проставляється відмітка про надходження (реєстрацію) документа. Вона має вигляд реєстраційного штампа, який проставляється на нижньому полі першого аркуша документа праворуч і містить такі складові: найменування установи, дату надходження документа, індекс документа.

3.3.5. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в управлінні лише один раз: вхідні - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він удруге не реєструється.

3.3.6. При реєстрації вихідним документам надаються позначення - реєстраційні індекси, які складаються з індексу за номенклатурою справ (проставляються співробітникам того управління, в якому створено документ) та порядкового номеру по реєстраційній книзі вихідної кореспонденції, що проставляється відповідальним працівником.

3.3.7. Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних управлінням документів у разі, якщо документообіг перевищує 600 документів, застосовується система реєстраційно-контрольних карток, придатних для обробки засобами обчислювальної техніки (додаток 3). Реєстраційні картки на документи виготовляються у двох примірниках. Перший примірник картки приєднується до документа і залишається у структурному підрозділі, де виконується документ, а другий примірник знаходиться у реєстраційній картотеці.

При постановці документа на контроль виготовляється третій примірник картки, що розміщується у контрольній картотеці. Контрольна картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів.

Перша частина картотеки використовується для пошуків виконаних документів з певного питання.

По мірі виконання документів картки із розділів першої частини з проставленими у них необхідними відмітками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

3.3.8. Картки на пропозиції, заяви і скарги громадян групуються в окрему картотеку.

3.3.9. Всі реєстраційні картотеки створюються окремо на кожний календарний рік.

3.3.10. Автоматизована реєстрація документів провадиться централізовано відповідальними особами. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольно картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів (додаток 4), або шляхом прямого введення з документа встановленого обов’язкового складу реквізитів реєстрації: назва документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата і індекс надходження документа - для документів, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання по суті, дата фактичного виконання і індекс документа - відповіді);

3.3.11. У процесі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують інформацією про всі документи і місце їх знаходження працівників апарату за допомогою виводу інформації на дисплей.

Blog

Міністерство юстиції України

Содержание