Geum.ru

Міністерство юстиції України

Вид материалаДокументы

Содержание


4. Складання та оформлення службових документів.
Аркуш погодження
Подобный материал:
1   2   3   4   5

4. Складання та оформлення службових документів.


4.1. Складання документів

4.1.1. Для складання службових документів в установах повинен використовуватися папір форматів АЗ (297x420 мм), А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2. Службові документи розпорядчого змісту (накази) та листи управління повинні оформлятися на бланках управління. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

- встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів . Виготовлення бланків конкретних видів документів є припустимим, якщо цих документів створюється понад 200 на рік;

- бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовної частини розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або паперовим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

- бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

- бланки документів повинні мати поля:

ліве - 30 мм; верхнє та нижнє - не менше 20 мм; праве - не менше 10 мм.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше органів, оформляються не на бланках.

Бланки структурного підрозділу можуть створюватися тоді, коли керівник підрозділу має право підписувати відповідні документи в межах своєї компетенції.

4.1.3. Бланки, які використовуються для оформлення листів до Міністерства Юстиції України, інших державних органів окрім територіальних органів юстиції, народних депутатів, листів, які надсилаються за межі України, а також, листів, які мають скріплюватися гербовою печаткою управління підлягають обліку. Зазначені бланки нумеруються відтиском нумератора на нижньому полі зворотного боку аркуша. Облік бланків ведеться у журналі (додаток 5), який заповнюється діловодною службою. Діловоди структурних підрозділів облік використання отриманих бланків ведуть у спеціальному журналі (додаток 5-А). Видача бланків працівникам структурних підрозділів проводиться під розпис і в мінімально необхідній кількості. Невикористані бланки повертаються до діловодної служби, а зіпсовані знищуються, про що складається відповідний акт.

4.1.4. Як правило, для прискорення виконання документів та правильного формування у діловодстві кожен документ повинен містити одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів документів, що узагальнюються.

4.1.5. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов¢язаний з виданими раніше щодо даного питання документами.

4.1.6. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

- на одного із заступників відповідно до розподілу обов¢язків відносно таких документів, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем¢єр-міністра України - за рішенням керівника органу виконавчої влади;

- на керівників структурних підрозділів установи відносно інших службових документів.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

В органах виконавчої влади, з якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на заступників керівників цих органів.

4.1.7. Цілісний текст складних документів може складатись з розділів, підрозділів, повинен мати заголовки і нумерацію, які розміщуються ;у логічній послідовності викладу питань і нумеруються арабськими цифрами з надання кожному розділу, підрозділу відповідного числового знака через крапку, наприклад: 1.1.2. 1.1.3. Прізвища, найменування, терміни розміщуються у тексті в алфавітному або іншому прийнятому для даного виду документа порядку.

Довільне скорочення найменування управління та окремих слів є неприпустимим.

4.1.8. Для заощадження часу на складання службових документів однорідні або близькі за змістом документи повинні уніфікуватися. Цілісний зв¢язний текст документа може складатись на основі трафарету або макета, що містять постійну інформацію і пропуски для внесення змінюваної інформації.

4.1.9. форма анкети використовується при викладенні цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

4.1.10. Форма таблиці використовується при викладенні цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях і анкетах, призначених для обробки засобами обчис­лювальної техніки, об¢єкти, ознаки та їх показники за потреби кодуються.

4.1.11. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на начальників структурних підрозділів управління.

Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами. несуть однаковою мірою всі ці особи.


4.2. Оформлення документів.

4.2.1. Службові документи, що складаються в управлінні повинні мати встановлений комплекс обов¢язкових реквізитів і усталений порядок їх розміщення (додаток 6): найменування управління - автора документа, назва документа (не визначається на листах), дата, індекс, заголовок де тексту, текст, підпис, позначка про виконання документа і направлення його у справу.

При підготовці і оформленні документів склад обов¢язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо того вимагає призначення документа, процес його обробки тощо. Нормативно-правові акти управління, інших органів виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, що зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації у Мін"юсті України, Головному управлінні юстиції в Республіці Крим, Головних управліннях юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, територіальних управліннях юстиції і повинні мати напис за встановленим зразком про державну реєстрацію.

4.2.2. Найменування управління - автора документа вказується відповідно до положення про нього.

4.2.3. Назву виду документа (наказ тощо) друкують великими літерами.

Назва виду документа вказується на бланку друкарським або машинописним способом і повинна бути відповідною до компетенції управління, змісту управлінської дії.

4.2.4. Заголовок до тексту документа - короткий виклад змісту документа, повинен бути максимально коротким і об¢ємним, локанічно і точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен узгоджуватися із назвою документа і формуватись за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на питання "про що?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про створення управління, протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, то заголовок може фор­мулюватися узагальнено.

Заголовки до текстів машинограм слід формулювати за тими самими правилами та взірцями.

При складанні документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Дозволяється не складати заголовки до тексу на документі формату А5.

Заголовки до текстів не складаються на телефонограми, телеграми, телефаксограми та повідомлення.


4.3. Датування документів .

4.3.1. Всі службові документи датуються.

Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації, яка оформлюється цифровим способом.

Датування спільного нормативно-правового акта визначається органом, підпис якого стоїть першим.

4.3.2. Документи набувають чинності з моменту їх підписання або затвердження, якщо у тексті або законодавством не передбачено іншої дати. Спільні нормативно-правові акти повинні мати єдину дату підписання документа.

Документи, які підлягають державній реєстрації у Мін¢юсті України, Головному управлінні юстиції Республіки Крим, управліннях юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, набувають чинності через 10 днів після їх реєстрації, якщо в них не встановлено більш пізнього строку набуття ними чинності.

4.3.3. Дати підписання, затвердження документа, а також інші, зазначені у тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.

Наприклад: 30 грудня 2011 року слід писати: 30.12.11.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед ними проставляється цифра 0. Наприклад: 3 січня 2012 року слід писати: 03.01.12.

У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: 30 грудня 2011 року. При посиланні у тексті на нормативно-правовий акт або інший документ дата оформляється таким чином (наприклад): лист від 30.01.12.

4.3.4. Дата на документі проставляється особою, яка його підписала або затвердила, в момент підписання або затвердження.

4.3.5. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові відмітки на документах, пов¢язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його у справу тощо).

4.3.6. Дата підписання документа проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці у бланку. Якщо документ складено не на бланку, то його дата проставляється нижче від підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідному грифі.


4.4. Індексація документів.

4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам при реєстрації і вказують на місце (структурний підрозділ) їх складання, виконання та зберігання.

4.4.2. Індекси вхідних і створюваних управлінням документів складаються з порядкових номерів в межах групи документів, що реєструються, які залежно від завдань пошуку можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ структурних підрозділів, кореспондентів тощо.

Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися із індексів органів, що видали його, які проставляються через дріб.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної навкіс рискою, наприклад: 415/01-13/27.


4.5. Погодження документів

4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності до чинного законодавства правових актів здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як у межах управління структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в проекті, так і за його межами.

Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, Постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем¢єр-міністра України, проводиться не пізніше, ніж у дводенний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівником установи невідкладно.

Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше ніж у триденний строк після їх реєстрації у відповідному органі виконавчої влади, до якого проект надсилається для розгляду.

4.5.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням документа посадовою особою. Віза має містити особистий підпис, ініціали, прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі необхідності зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:


Начальник відділу кадрової роботи

та державної служби

Підпис, ініціали, прізвище


Дата


Віза може проставлятися як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа, якщо місця для поставлення віз на лицьовому боці останнього аркуша документі недостатньо.

4.5.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна позначка за такої формою:

Начальник відділу у справах

цивільного стану громадян


Підпис, ініціали, прізвище


Зауваження і пропозиції додаються


Дата


Зауваження обов¢язково подаються особі, яка підписує документ.

4.5.4. Візи проставляються на примірниках документів, що лишаються в установах.

Проекти нормативно-правових актів управління (постанов, наказів, розпоряджень тощо) перевіряються виконавцями на предмет відповідності їх до чинного законодавства і візуються ними на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша документа.

4.5.5. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження проставляється нижче від підпису на лицьовому боці останнього аркуша документа і містить в собі відокремлене слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою узгоджується документ (включно з найменуванням установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:


ПОГОДЖЕНО


Заступник начальника Головного управління юстиції у Полтавській області


(Підпис) (Ініціали, прізвище)


Дата


4.5.6. Якщо зовнішнє погодження здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:


ПОГОДЖЕНО


Протокол засідання

колегії Головного управління

юстиції у Полтавській області


Дата №


4.5.7. Якщо зміст документа зачіпає інтереси більш ніж трьох установ, то складається аркуш погодження, про що робиться позначка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.


Аркуш погодження оформляється за такою формою:


АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ


Назва документа


Найменування посади Найменування посади

(підпис) (ініціали, прізвище) (підпис) (ініціали, прізвище)

Дата Дата


4.6. 3асвідчення документів.

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та поставлення печатки (у разі наявності вимог до складання відповідного документа).

4.6.2. Документи підписуються посадовими особами управління відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

Документи, що надсилаються до вищих органів, підписуються начальником і лише в разі його відсутності - заступником начальника.

Документи, що надсилаються стороннім установам від імені управління підписуються начальником або заступниками у межах їх компетенції.

Документи, що надсилаються підвідомчим органам, підписуються начальником, його заступниками, начальниками структурних підрозділів управління у межах їх компетенції.

Підписання начальниками структурних підрозділів управління нормативно-правових актів не допускається.

4.6.3. До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, скорочене - на документі, складеному :на бланку) особистий підпис, ініціали і прізвище. Наприклад:


Начальник Головного управління

юстиції у Полтавській області (підпис) (Ініціали, прізвище)


Начальник (підпис) (Ініціали, прізвище)


4.6.4. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня начальник підписує всі примірники.

4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком підвідомчим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі управління, а на місця розсилаються засвідчені примірники.

4.6.6. Як правило, документи підписуються однією особою. Два або більше підписів проставляються у тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо). При цьому їх підписи розміщують один під іншим, у послідовності відповідно до посад:


Заступник начальника (підпис) (ініціали, прізвище)

Головний бухгалтер (підпис) (ініціали, прізвище)


4.6.7. При підписанні документа кількома особами, які займають однакові посади, підписи розміщуються на одному рівні наприклад:


Начальник управління Начальник Головного управління

у справах релігії юстиції у Полтавській області

облдержадміністрації.


(Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище)


4.6.8. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем:


Голова комісії (підпис) (ініціали, прізвище)


Секретар (підпис) (ініціали, прізвище)


4.6.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов¢язки. При цьому обов'язково вказується фактична посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о". "заст"). Є неприпустимим підписувати документи з прийменником "за" або поставленням косої риски перед найменуванням посади.

4.6.10. Особливим способом набуття чинності документа після підписання є його затвердження, що санкціонує поширення дії документа на окреслене коло установ, посадових осіб і громадян. Документи затверджуються відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 7).

4.6.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Постанови, Інструкції, Порядки тощо повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом (наказом) органу, що видав акт.

4.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то складовими грифа затвердження є : слова ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ


Начальник Головного управління

юстиції у Полтавській області

(підпис) (ініціали, прізвище)

дата


4.6.13. При затвердженні документа розпорядчим актом на документі проставляється гриф за такою формою:


ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головного управління

юстиції у Полтавській області
      1. № 15


4.6.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа.

4.6.15. На документах, що вимагають засвідчення прав громадян і юридичних осіб, фіксації факту витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також передбачених актами, підпис відповідальної особи повинен засвідчуватися гербовою печаткою (додаток 8).

Крім того, гербова печатка проставляється на статутах (положеннях) установ на договорах, посвідченнях та дорученнях.

Перелік інших документів, що їх необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається управлінням на підставі чинних нормативно-правових актів.

Печатка, що відтворює найменування управління або його відділу (не гербова), проставляється на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів при розсиланні.

Відбиток треба проставляти таким чином, щоб він захоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ.


4.7. Адресування документів

4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.

При адресуванні документа установі або її структурному підрозділ, без зазначення посадової особи, найменування пишуть у називному відмінку, наприклад:

Міністерство юстиції України

або

Управління документування та контролю


У разі надсилання документа посадовій особі найменування управління зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата у давальному, наприклад:

Начальнику Головного управління

юстиції у Полтавській області

прізвище, ініціали


У разі адресування документа Міністру або його заступникам найменування Міністерства входить до складу найменування посади адресата, наприклад:


Міністру юстиції України

прізвище, ініціали


У разі необхідності в реквізиті "адресат" можуть вказуватись почесне звання та вчений ступінь.

При адресуванні документа, багатьом однорідним установам адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Генеральним директорам

виробничих об'єднань,

директорам підприємств,

керівникам організацій


Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед позначенням другого, третього, четвертого адресатів не вказується. При надсиланні документа більш ніж за чотирма адресами складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.7.2. До складу реквізиту "адресат" може входити поштова адреса.

Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфну адресу повинні бути відповідними до вимог Поштових правил Міністерства зв’язку України.

Повна поштова адреса зазначається при надсиланні документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство охорони здоров'я
вул. М. Грушевського, 7
м. Київ, 01021 


Якщо документ надсилають фізичній особі, то спочатку у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, потім вулицю, номер будинку й квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс. Наприклад:

Мельник Л.Ф.
вул. Борщагівська, буд. 85, кв. 65, м.Київ, 01011

4.7.3. При надсиланні документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із заздалегідь надрукованими адресами.

4.7.4. При надсиланні документа кореспондентам країн далекого зарубіжжя зазначається повна поштова адреса англійською мовою або латинськими літерами.

4.8. Резолюція.

4.8.1. Резолюція — це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа.

4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право координувати роботу співвиконаців.

4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують до­даткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

4.8.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резо­люції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталіза­ції порядку виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша доку­мента, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Напи­сання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допуска­ється у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.


4.9. Відмітки про проходження та виконання документів.

4.9.1. Контроль за виконанням завдань, визначених Законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем¢єр-міністра України, здійснюється згідно з орієнтовним графіком, який розробляється керівником служби діловодства, включає контрольні строки та етапи і подається на затвердження керівникові установи разом із зазначеним документом.

Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що:

- проекти рішень або інформація про їх виконання стосовно актів та доручень Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України до органів виконавчої влади, подаються до Кабінету Міністрів України за 10 днів до закінчення місячного строку від дня підписання таких документів, якщо інший строк не зазначений в документі;

- запити та звернення народних депутатів України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів, розглядаються відповідно у 10- і 5-денний строк після реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України;

- датою виконання завдань, визначених законами України, постановами, Верховної Ради України, актами, дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, вважається дата реєстрації проектів рішень або відповідей про їх виконання, які надсилаються до Секретаріату Кабінету Міністрів України.

Під час проходження документа в установі обов'язково робляться такі помітки:

- про надходження (реєстрацію) документа — на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);

- відмітки про взяття документа на контроль, що проставляється на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту), і позначається словом "Контроль" або літерою "К";

- відмітки про виконання документа і направлення його у справу, що проставляється на нижньому полі першого аркуша документа ліворуч і містить такі елементи: коротку довідку про виконання (якщо немає документа про виконання), слова "До справи" і номер справи, до якої документ буде підшито, дату направлення документа у справу, найменування і підпис виконавця, наприклад:

До справи № 06/24

Питання вирішено позитивно

у телефонній розмові 05.03.96

(посада) (ініціали, прізвище)


Відмітка "До справи" свідчить про те, що роботу над документами закінчено;

про перенесення даних на машинний носій, що проставляється на нижньому полі першого аркуша документа праворуч і містить такі складові: інформацію "перенесено на машинний носій", дату перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.


4.9.3. Кожний документ повинен мати позначку про безпосереднього виконавця, яка складається з його прізвища і номера службового телефону, які проставляються як на лицьовому так і на зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому куті. Наприклад:


Петренко 71264


При необхідності нижче від прізвища виконавця документа і номера його телефону допускається вказувати індекс друкарки (перші букви імені і прізвища, кількість надрукованих примірників і дату друкування). Наприклад:


Кравченко 551 47 12

ЛГ 5 12.01.96


4.10. Оформлення копій документів.

4.10.1. Копія документа виготовляється і видається з дозволу керівництва управління.

Управління може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в самому управлінні (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори і приватних нотаріусів).

При вирішенні питань, що стосуються прийому громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ посадових осіб та учнів, управління може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.10.2. Копія документа відтворюється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. При виготовленні копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, враховуючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність змісту копії до оригіналу.

Відмітка "копія" проставляється у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа праворуч.

Засвідчуваний напис складається за такою формою: слово "згідно", найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії і проставляється нижче від реквізиту "підпис". Наприклад:


Згідно

Інспектор відділу кадрів підпис В.В. Мовчан

дата


4.10.3. На копіях виданих документів, що залишаються у справах управління, текст бланків може не відтворюватись, проставляється лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення копії документа, наприклад:

дата індекс

________________

________________

Начальник відділу (підпис) (ініціали, прізвище)

Згідно


Інспектор відділу кадрів (підпис) (ініціали, прізвище)

дата

Копії вхідних документів повинні мати візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців. Засвідчувальний напис завіряється печаткою, що відтворює найменування управління (не гербова).

Копії документів повинні мати всі виправлення, зроблені при підписанні оригіналу.


4.11. Оформлення додатків до документів.

4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна бути відповідною до назви самого додатка.

4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або запроваджуються розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

4.11.3. У розпорядчих документах відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад: "Розробити і подати на затвердження Порядок особистого прийому громадян, зазначений у додатку 1".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка проставляється на верхньому полі першого аркуша додатка праворуч, наприклад:

Додаток 1

до наказу Головного управління

юстиції у Полтавській області

від 20.01.12 №15


У разі наявності кількох додатків на них проставляються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 і т.д. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись начальниками структурних підрозділів управління на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

4.11.4. Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, повинні мати відмітку у тексті документа про їх наявність.

Такі додатки повинні мати порядковий номер та відмітку з посиланням на пункт тексту документа, що вони пояснюють, та повну назву документа. Якщо назва документа перевищує кілька рядків, то її дозволяється скоротити. Відмітка проставляється на верхньому полі першого аркуша додатка праворуч, наприклад:


Додаток 1

до п.3.1.2

Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 N1242.
або
Додаток 1

до п.3.1.2

Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади.



Ці додатки мають суцільну нумерацію аркушів разом із основним документом.

4.11.5. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою: Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:


Додатки: 1. Довідка про використання нотаріальних бланків

за 1 квартал 1998 р. на 5 арк. у 1 прим.

2. Графік прийому відвідувачів на 2 квартал 1998 р. на 2 арк. у 1 прим.


Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то позначка про наявність додатка оформляється таким чином:


Додаток: Висновок судово-медичної експертизи від 25.01.96 № 4 і додаток до нього всього на 21 арк. у 2 прим.

Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), то кількість аркушів не зазначається;

при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається : Додаток: відповідно до опису на ____ арк.

Якщо додаток надсилається не в усі зазначені у документі адреси, відмітку про наявність документа оформляють за формою: Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.


4.12. Вимоги до документів, що друкуються.

4.12.1. В управлінні друкуються тільки службові документи. Документи друкуються працівниками управління, на виконанні у яких перебуває документ.

4.12.2. Текст документів формату А4 друкують через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 - через один міжрядковий інтервал.

Тексти документів, що готуються до типографського видання, друку­ються через два міжрядкових інтервали. 4.12.3. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:


ПОГОДЖЕНО

1.5

Начальник Головного управління

1

юстиції у Полтавській області

2


(підпис) ініціали, прізвище

1,5

(дата)


4.12.4. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3-міжрядковими інтервалами.

4.12.5. Назву виду документа друкують великими літерами.

4.12.6. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами й прізвищем.

4.12.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.


4.12.8. При друкуванні документів використовують вісім стандартних положень табулятора:

0 від межі лівого поля для - реквізитів "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа й направлення його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";


1 - після 5 друкарських знаків - для початку абзаців у тексті;

2 - після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

3 - після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

4 - після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат";

5 - після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

6 - після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису у реквізиті "Підпис";

7 - після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).


4.12.9. У разі наявності кількох грифів затвердження й узгодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5.


4.12.10. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.


4.12.11. Під час оформлення документів на кількох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.


4.13. Розмноження документів

4.13.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівництвом управління (додатки 9, 9-А).


4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів .

4.14.1. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до планів їх роботи.

У плані роботи колегіального органу зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду колегіальним органом; строк подання документів.

Начальники структурних підрозділів завчасно подають до занесення в план роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за доцільне розглянути на засіданні колегіального органу. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегіального органу.

4.14.2. Документи з питань, що виносяться на обговорення колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за 5 днів до засідання. Ці документи включають:

- проект постанови (рішення) колегіального органу, а в необхідних випадках і проекту наказу;

- довідку про зауваження до проекту, зроблені зацікавленими устано­вами та структурними підрозділами;

- довідку про зауваження до проекту (якщо вони є);

- узагальнення, аналіз чи довідку з питання, що обговорюється;

- список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу.

4.14.3. Про кожне засідання колегіального органу складається протокол, який оформляється відповідно до правил .

Документи, підготовлені до засідання (проекти постанов, рішень, довідки, списки), а також один примірник розмножених документів зберігаються у секретаря або в протокольній частині колегіального органу по кожному засіданню окремо.

4.14.4. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (за­критого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

4.14.5. Після засідання члени колегіального органу та особи, що були запрошені для участі в засіданні, повертають одержані документи секретарю колегіального органу, про що ним робиться відмітка в розрахунку розсилки документів. Зайві примірники знищуються секретарем колегіального органу.

4.14.6. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань покладається на начальників відповідних структурних підрозділів.

4.14.7. Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів до засідань та перевіряє наявність всіх документів і правильність їх оформлення.

У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду на засіданні секретар доповідає керівнику колегіального органу, який вирішує, чи буде розглядатися на засіданні це питання, чи буде знято з порядку денного.

4.14.8. Особи, які одержали проекти постанови (рішення) та інші документи, до засідання уважно їх вивчають і за наявності зауважень і пропозицій чітко їх формулюють з тим, щоб у разі згоди колегіального органу з цими зауваженнями і пропозиціями можна було б відтворити їх у постанові (рішенні).


4. 15. Оформлення документів про відрядження

4.15.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи управління з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

4.15.2. Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, начальник відділу в доповідній записці (заяві) на ім¢я керівництва управління зазначає куди, на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника.

Доповідна записка (заява) разом з проектом наказу та посвідченням про відрядження передається керівництву управління , як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 10).

4.15.3. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає начальнику управління про виконання одержаного завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою

Начальник управління підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який передається у бухгалтерію установи.