Тема методы поиска решений на творческом этапе фса

Вид материала

Документы

Содержание Метод коллективного блокнота Метод контрольных вопросов Метод морфологического анализа Массовый "мозговой штурм" Письменный "мозговой штурм" Двойной "мозговой штурм " Обратный "мозговой штурм" — Карточный опрос

Подобный материал:

• 3. Лекция: Методы поиска решений, 336.6kb.
• Методы поиска новых решений руководитель факультативного курса – Е. Ю. Татаркин, доктор, 27.89kb.
• План подходы к принятию решений, их классификация. Методы выработки управленческих, 125.08kb.
• Алгоритм поиска в глубину наилучшей оценки в дереве решений конечной антогонистической, 88.98kb.
• Тельной области филологии, учитель словесник пребывает в постоянном творческом поиске, 376.74kb.
• Курсовая работа по дисциплине «Менеджмент» Тема: «Выработка и принятие управленческих, 314.91kb.
• Методы и программные средства поиска решения на основе аналогий в интеллектуальных, 324.29kb.
• Представление задач в пространстве состояний и методы поиска решений Структуры данных, 310.31kb.
• Интеллектуальные технологии в управлении предприятием, 117.18kb.
• Н. Г. Чернышевского Институт истории и международных отношений программа, 408.56kb.

ТЕМА 6.Методы поиска решений на творческом этапе ФСА.

В результате аналитического этапа ФСА управления сбытом были сделаны выводы о том, что для улучшения деятельности ОСб и уменьшения затрат на управление сбытовой деятельностью необходимо осуществить: пересмотр и совершенствование организационной структуры управления сбытом; совершенствование должностной и квалификационной структуры работников сбыта, повышение их квалификации; улучшение информационного обеспечения и упрощение документооборота функциональных взаимосвязей, комплексное использование средств вычислительной и оргтехники при реализации функций управления сбытом.

На творческом этапе осуществляется выдвижение идей, способов выполнения функций управления, формулирование на их основе вариантов осуществления функций, предварительная оценка и отбор наиболее целесообразных и реальных из них. Творческий этап - наиболее ответственный и требует высококвалифицированных специалистов.

Наиболее распространенными методами творческого мышления являются:

• метод творческих совещаний,
  
• метод коллективного блокнота,
  
• метод контрольных вопросов,
  
• морфологический анализ,
  

-"мозговой штурм",

- метод 6 - 3 - 5.

Метод творческих совещаний - это основная форма работ и исследовательской рабочей группы (ИРГ). Каждой проблеме следует посвящать специальное совещание. Выдвинутые варианты решения проблемы должны быть описаны на карточках с указанием авторов, эскизным описанием и описанием преимуществ и недостатков. Каждая идея фиксируется на определенной карточке. Все идеи подвергаются экспертизе. В качестве экспертов выступают наиболее квалифицированные и опытные работники предприятия. В карточках эксперты отмечают свое заключение о целесообразности дальнейшей проработки вариантов.

Метод коллективного блокнота - позволяет сочетать независимое выдвижение идеи каждым членом ИРГ с коллективной их оценкой и процессом выработки решения. Каждый участник получает блокнот, в котором записывает в общих чертах без применения специальных терминов существо проблемы, а также данные, позволяющие ориентироваться в ее существе. В течение месяца каждый участник ежедневно заносит в блокнот возникающие по рассматриваемой проблеме идеи, оценивает их и определяет, какие из них могут обеспечить наилучшее решение задачи.

Одновременно формируются наиболее целесообразные направления исследования на последующие этапы работы. Кроме того, в блокноте фиксируются идеи, хотя и находящиеся несколько в стороне от основной проблемы, но развитие, которых может оказаться полезным для нахождения конечного решения.

Участники сдают свои блокноты руководителю группы для систематизации содержащихся в них материалов. Затем окончательно творчески обсуждается систематизированный материал.

Метод контрольных вопросов: цель - с помощью наводящих вопросов

подвести к решению задачи. Может применяться как в индивидуальной работе, так и при коллективном обсуждении проблемы.

Метод контрольных вопросов для технических систем (ТС) имеет свои особенности. В практике изобретательства применяются вопросники, составленные А.Осборном, Эйлоартом, Пирсоном, Бушем. Широко распространенный за рубежом вопросник Осборна включает 9 групп вопросов:

1. какое новое применение объекту можно предложить?
   
2. на какой другой объект похож данный объект и что можно скопировать?
   
3. какие возможны модификации путем вращения, изгиба, скручивания,
   поворота, изменения функций, цвета, очертаний?
   

Подробно вопросник Осборна, а также списки контрольных вопросов для рационализации узлов и деталей¹. Например, для ОСб были применены следующие контрольные вопросы:

1. как следует изменить организационную структуру служб сбыта?
   
2. можно ли исключить или передать другому подразделению какие-либо
   функции, выполняемые службами сбыта?
   
3. какие из функций сбыта не выполняются, выполняются частично или на
   низком уровне качества? Как повысить уровень качества?
   
4. можно ли рационализировать процессы выполнения функций
   управления сбытом?
   
5. как можно сократить затраты на выполнение наиболее трудоемких
   операций?
   
6. как наиболее целесообразно следует распределить функции между
   работниками служб сбыта?
   

С целью предварительного отбора вариантов, данные всех карточек идей сводятся в морфологическую матрицу.

Метод морфологического анализа основан на комбинаторике и систематическом исследовании всех теоретически возможных вариантов, вытекающих из закономерностей строения (морфологии) анализируемого объекта.

Синтез охватывает как известные, так и новые, необычные варианты, которые при простом переборе могли быть упущены. Идея метода состоит в том, чтобы "уйти в зону, далекую от того, что лежит на виду".

Выполнение метода предусматривает следующие этапы:

1. точная формулировка проблемы (задачи), подлежащей решению.
   
2. раскрытие всех важных характеристик объекта, его параметров, от
   которых зависит решение проблемы.
   
3. раскрытие возможных вариантов характеристик путем составления
   матрицы. Каждая характеристика (параметр) обладает определенным числом
   различных независимых свойств. Эти матрицы - строки могут быть записаны в
   следующем виде:
   

Если в каждой строке матрицы зафиксировать один из элементов, то их набор будет представлять возможный вариант решения исходной задачи.

Чтобы не нанести ущерба беспристрастному применению морфологического метода, приняв преждевременное решение или отдав предпочтение какому-либо варианту, до определенного момента не производится оценка того или иного варианта решения. Однако, как только получены все решения, их можно сопоставить с любой системой принятых критериев, что позволяет более объективно подойти к выбору варианта. Эту операцию удобно оформлять в виде матрицы.

Параметр	Значения
А	А1	A2
В	В1	B2	B3
С	С1	C2	C3	C4	C5
D	D1	D2	D3
Е

4. определение функциональной ценности полученных решений. Этот
   этап - главный в методе. Для удобства оценка характеристик должна
   проводиться на универсальной и по возможности упрощенной основе.
   
5. выбор наиболее желательных конкретных решений (заключительный
   этап).
   

Метод морфологического анализа является способом упорядоченного поиска решений, позволяющим добиться систематического обзора всех возможных решений данной проблемы. Несмотря на то, что морфологическому образу мышления внутренне присуще убеждение, что все решения могут быть реализованы, следует отметить, что многие из решений оказываются нерациональными и вообще неприемлемыми.

Трудности в применении метода:

1) отсутствие надежного метода оценки эффективности применения того или иного варианта;

2) высокая трудоемкость перебора вариантов.

Наличие метода оценки позволило бы выбирать оптимальную комбинацию элементов для каждого проектируемого устройства, исходя только из теоретических соображений. Если достичь этого, процесс изобретательства по сути заменится непосредственным анализом альтернативных вариантов, что может в ближайшем будущем стать подлинной революцией в организации изобретательства.

Наиболее целесообразно применять морфологический метод при решении конструкторских задач общего плана. Используется информация, полученная при опросе специалистов, из справочников, патентных описаний, каталогов выставок.

Рассмотрим пример применения морфологического метода.

Каждая техническая система состоит из подсистем, выполняющих свой участок работы. Например, авторучка состоит из пера или шарика, баллона или стержня с чернилами или пастой, механизма для приведения ручки в рабочее состояние, устройства крепления на одежде человека, корпуса... Сочетание различных вариантов каждой подсистемы позволит придумать совершенно небывалые и очень полезные виды авторучек (см. табл.1).

Пользуясь представленной таблицей, можно представить авторучки с самыми неожиданными свойствами.

Пример построения морфологической матрицы для способов осуществления процедур функции "Оформлять документацию, связанную с отгрузкой продукции", выполняемой в отделе сбыта, приведен в табл.2.


Брейнсторминг (brainstorming) - метод, позволяющий систематически и в игровой манере изыскивать новые идеи, новые решения проблемы. Брейнсторминг означает «штурм мыслей», «мозговую атаку», активизацию процесса мышления. Чтобы достичь этого, необходимо выполнять некоторые правила.

Правило 1. Количество предпочтительнее качества. Это означает, что надо собрать максимальное количество идей. Применяющему брейнсторминг руководителю группы безразлично, какие предложения он слышит (возможно даже с пространственными обоснованиями). Его цель - выслушать все спонтанные высказывания, мысли относительно определенной проблемы в том виде, в каком они возникают у членов группы. При этом важно мысленно освободиться от самой проблемы, поскольку это помогает уйти от решений, которые уже имеются, и выработать новые идеи.

Например, исследуется функция гайки в передвижной стене. Установлено, что гайка имеет функцию соединять части». С целью нахождения максимального количества альтернатив необходимо с помощью брейнсторминга «забыть» стену, «забыть» гайку и думать лишь обо всех возможных вариантах функции «соединять части». При этом не обязательно придерживаться лишь промышленной отрасли. Можно проводить аналогию из других отраслей.

Членам группы анализа могут прийти в голову следующие возможности «соединять части»: сшить, заклепать, сварить, завязать узлом, склеить, соединить с помощью магнита, замка, шарниров, цепи, упаковать в бумагу и др.

Речь не идет о том, что каждая из этих возможностей может быть заменителем гайки в передвижной стене. Надо лишь собрать максимально возможное количество альтернативных решений проблемы для того, чтобы создать известные предпосылки для будущего решения.

Правило 2. Фантазия членов группы анализа не ограничивается. Каждый имеет право шутить, более того, надо добавить: каждый должен шутить. Такое игровое «отречение» дает простор мыслям и фантазии. Ограничение членов группы серьезными высказываниями закрыло бы путь неожиданным идеям.

Пример. На конфетной фабрике возникла проблема: при расколе скорлупы орехов разбивались их ядра, а для некоторых сортов конфет, особенно дорогих, были необходимы целые ядра орехов.

Группа анализа собрала самые разнообразные предложения. В частности, один из работников предложил: «Надо вырастить маленьких человечков, которые должны забраться в орех и затем двумя руками выдавить скорлупу изнутри». Это было, безусловно, сумасшедшее предложение, но в процессе его развития была выдвинута идея воткнуть в орех полую иглу и с помощью компрессора воздухом разломать изнутри. Эта идея в дальнейшем и была реализована.

Правило 3. Идеи подаются, записываются, но не обсуждаются. Это правило говорит о том, что все подаваемые идеи лишь фиксируются. Нельзя дискутировать о возможности реализации этих идей, не должно поступать никаких «когда» и «но». Все высказывания принимаются.

Правило 4. Осуждающие фразы запрещены. Никто не имеет права препятствовать подаче идей. Данное правило является продолжением правила 3. Оно должное устранить недостаток бесплодных конференций, при которых каждый пытается прежде всего указать на теневые стороны некоторых идей. Особенно важно предотвратить положение, при котором отдельные члены группы анализа не осмеливаются подавать идеи.

К так называемым осуждающим фразам относятся следующие: «Это невозможно!», «Кто должен платить?», «Мы всегда так делали, это оправдало себя», «Наши покупатели не примут это предложение», «Это мы уже пробовали пять лет назад» и др.

Правило 5. Каждый должен изъясняться кратко. Нельзя держать длинных речей, но и нельзя сдерживать желающего высказаться. При брейнсторминге не нужны длинные обоснования, предисловия и всевозможные отступления.

Правило 6. Оценка предложений осуществляется после окончания брейнсторминга.

Безусловно, что все идеи, возникающие при брейнсторминге, должны быть оценены. Но эта оценка происходит не во время заседания. На заседании без критики только собираются идеи, оценка же их происходит позднее при разборе фактической ситуации.

Различают:

• индивидуальный
  
• массовый
  
• письменный
  
• двойной
  
• "мозговой штурм" с оценкой идей
  
• обратный
  

1. Индивидуальный "мозговой штурм" - проводится одним специалистом, который одновременно генерирует идеи, дает им объективную оценку и критикует их, выступает в качестве секретаря сессии. Применяется в тех случаях, когда лицо, проводящее "мозговой штурм", не узкий специалист по данной проблеме. Целесообразно передавать результаты эксперту для оценки и дальнейшей работы. Возникающие идеи аккуратно фиксируются на картах. К оценке качества выдвинутых идей целесообразно приступить через несколько дней.

Участник индивидуального "мозгового штурма" должен стремиться вырабатывать и совершенствовать навыки постановки вопросов, на которые могут быть даны альтернативные ответы.

2. Массовый "мозговой штурм" -самый распространенный, проводится
участниками сессии - массовой (до нескольких сот человек аудитории).
Участники распределяются на оперативные группы по 6-8чел. При
комплектовании группы важно, чтобы непосредственное отношение к задаче
имел лишь руководитель группы, а остальные ее члены были лишь знакомы с
нею.

За 2-3 дня до сессии руководитель группы предупреждается о проведении массового "мозгового штурма", знакомится с процедурой, составом группы. Штурм проводится в два этапа:

1) оперативными группами проводится прямой коллективный "мозговой

штурм", длительность его 15-20мин.

При решении сложной задачи необходимо иметь 400-500 идей, что может быть получено в течении нескольких сессий. Сессия - используется с применением "мозгового штурма".

2) руководитель каждой группы в течение нескольких минут оценивают
выдвинутые идеи, отбирают из них наиболее интересные и сообщают их
на "планерном заседании".

После завершения работы некоторые идеи начинают внедряться немедленно, другие передаются экспертам для доработки.

3. Письменный "мозговой штурм" - применяется редко, когда нет
   возможности собрать специалистов в одном месте. Для организации и
   непосредственного проведения сессии создается комиссия из наиболее
   компетентных в решении задачи специалистов. Она формирует творческое задание, цели (в виде вопросника) и рассылает на те предприятия, чьих
   специалистов предполагает вовлечь.
   
4. Двойной "мозговой штурм " - соединяет в себе процессы генерирования
   идей и их доброжелательной позитивной критики. Всем участникам рассылают
   письменные приглашения, в которых дается информация о цели и о том, какая конкретно помощь ожидается от них. К приглашению рекомендуется прилагать правила проведения сессии. Оптимальная численность участников до З0чел. Продолжительность - до 3 часов. Сессия обычно делится на 2 формальных этапа с перерывом 45 мин. между ними.
   

Первый этап: постановка творческого задания, формирование участниками своих предложений.

На втором этапе и во время перерыва - непринужденное свободное обсуждение.

Третий этап-продолжение выдвижения идей, но более конкретных, практически реализуемых. Регламент выступлений 2-3мин. По окончании сессии экспертами проводится оценка идей, отобранные идеи рекомендуются к внедрению, направляются для детальной проработки в соответствующие службы.

5. "Мозговой штурм" с оценкой идей - его особенность в более радикальном подходе и устранению отрицательных последствий отсутствия критики. Область применения метода-решение задач повышенной сложности, требующих знаний и опыта творческого коллектива.

Этапы работы:

• прямой, коллективный, мозговой штурм;
  
• идеи первого этапа раздаются каждому участнику для предварительной
  оценки;
  
• каждый участник отбирает для дальнейшей разработки 3-5 идей;
  

- участники сессии вновь собираются для рассмотрения выдвинутых

рекомендаций, итоги обобщаются руководителями в форме таблиц;

- каждый участник выбирает наилучший подход к решению задачи, а
также набрасывает эскизы решения, которые вновь обсуждаются;

- руководитель выступает с обобщающим докладом, копия его раздается каждому участнику для замечаний. После окончательной доработки предложения передаются для практического использования.

6. Обратный "мозговой штурм" — отличается от прямого тем, что здесь большое внимание уделяется критике высказываемых идей. На сессии решаются более узкие, специальные задачи. Содержанием работы является анализ слабых мест в объекте, который необходимо усовершенствовать или заменить новым. В результате сессии составляется своеобразная ведомость недостатков в объекте. Они передаются экспертам для оценки их объективности и правильности. После этого проводится прямой "мозговой штурм" по ликвидации вскрытых недостатков.

Обратный брейнсторминг состоит из двух фраз: деструктивной и конструктивной. В деструктивной фазе спонтанно фиксируются все негативные стороны изделия. Изыскиваются и определяются относительная недолговечность изделия при выполнении его функций, недостатки в дизайне, конструкции и пр. Далее в конструктивной фазе изыскиваются возможности усовершенствования изделия, собираются предложения относительно возможностей его дальнейшего развития. Само изделие как бы создается вновь.

Метод 6-3-5 представляет собой «письменный брейнсторминг». Предложения высказываются не устно, а записываются по три на лист бумаги. После того как участник записал свои три идеи, он передает листок соседу, который в свою очередь пишет дальше свои три идеи. Эти идеи могут быть продолжением предыдущих, а могут и содержать противоположную точку зрения. Передача листка с идеями осуществляется 5 раз. Этим и обусловлено название метода: 6 участников подают по 3 идеи каждый по 5 раз. Получается 90 идей в короткий срок. При спонтанной выработке идей их эффект может снижаться, а интенсивность рассуждений может быть увеличена. Преимущество этого метода состоит в том, что поданные идеи остаются анонимными.

Карточный опрос нацелен на то же направление, что и метод 635. Перед каждым участником опроса кладут карточку, куда он записывает одно предложение. Карточки собираются, дублирующие предложения изымаются, оставшиеся идеи сортируются и согласно заданным целям оцениваются. Все осуществляется анонимно.

Синектика представляет собой метод удаления от решаемой проблемы. Посредством широких аналогий должны быть освещены взаимосвязи, которые прежде могли оставаться неизвестными. Аналогия может быть прямой (например, из других областей знаний) и личной (человеческие чувства, ассоциации). Синектика является методом, который может быть применен при решении сложнейших научных вопросов, а также практических проблем.

Так, например, при исследовании проблемы безопасности транспорта ставится вопрос: «Что бы Вы сделали, если бы Вы были автомашиной, которая видит приближающееся столкновение?». Участники должны при этом поставить себя на место автомашины, описать их ощущения относительно надвигающейся опасности и возможную реакцию. Ответы звучали так: «стать маленьким», «скорчиться», «нагнуться» и т. д., что иначе можно назвать защитной стратегией. Результат подобного исследования в автомобилестроении  создание зоны смятия у автомашин.

Метод ассоциаций и аналогий, метод гирлянд случайностей - их суть в том, чтобы придумать фантастические механизмы, инструменты - используется для тренировки воображения.

Метод фокальных объектов - перенесение признаков случайно выбранных объектов на совершенствуемый объект, который лежит как бы в фокусе переноса.

Все эти методы описаны в справочнике по ФСА.

Для практического проведения творческих заседаний указанными методами необходимы листки бумаги, ручки, кофе, чай, проветренное помещение, приятная атмосфера и от 5 до 7 умных, общительных человек. Необходимо обеспечить беспрепятственную работу группы анализа, нейтрализовать телефон. Заседание может продолжаться 10 - 20 минут (до 1 часа), иначе творческая способность снижается. Руководитель группы анализа должен следить, чтобы ни одна идея не пропала, чтобы действительно записывалось все, что члены группы высказывают. Предпочтительнее сидеть всем членам группы в кругу, чтобы все участники заседания могли все видеть и слышать.

Выводы

Записанные прежде идеи необходимо сортировать согласно функциям изделия.

Группа должна при поиске идей мысленно освободиться от актуальной проблемы.

Перечень идей группы намного больше, чем сумма идей, поданных сепаратно отдельными ее членами.

Необходимо тщательно подготовиться к заседанию группы, посвященному поиску идей, создать условия для раскрепощения членов группы.

Все подаваемые идеи необходимо записывать на листках.

Количество предпочтительнее качества.

Приветствуются все поступающие идеи независимо от их реализуемости.

Осуждающие или оценивающие фразы запрещены при поиске идей.