Geum.ru

Event-менеджмент

Вид материалаДокументы

Содержание


8.13.7. Подведение итогов
Attention - interest - desire
Георетические знания
Подобный материал:
1   ...   32   33   34   35   36   37   38   39   40

21.00 j Окончание

8.13.4. Пуск

В послеобеденное время силами структурной команды при со­действии коменданта здания помещение подготавливается к за­седанию съезда. Одновременно готовятся информационные ма­териалы для публики и прессы.

8.13.5. Event

Первые участники прибывают за полчаса до начала и направ­ляются к предусмотренной для информирования контакт-бир­же. Участников приветствуют, их фамилии заносятся в списки, подписываются их именные таблички. Информацию они мо­гут почерпнуть из развешенных постеров или разложенных на столах материалов. К официальному началу их приглашают в зал, и съезд Agenda с этого момента проходит согласно плану (см. выше):

приветствие;

начало;

программные пункты;

окончание;

прощание с просьбой представить отчеты об участии.

372 8. Примеры

8.13.6. Последействие

По окончании съезда собираются письменные отзывы об уча­стии на заранее подготовленных листках (ящик для них устанав­ливается у выхода), а также изыскиваются прочие возможности для получения обратной связи (методы приводятся в примере «Доклад»). Демонтаж обстановки и приведение в порядок поме­щения осуществляются сразу же или на следующий день.

В непосредственной фазе последействия также создается и рас­пространяется в прессе статья о проведенном мероприятии.

8.13.7. Подведение итогов

Отзывы участников оцениваются по содержанию и количеству. Обсуждение их в пределах структурной команды служит совер­шенствованию event и процесса. Протокол составляется и обсуж­дается в структурной команде, после чего подлежит распростране­нию. Распространение осуществляется через сообщения в печати; опубликованные газетные статьи подшиваются в папку с доку­ментами.

По финансам перед правлением отчитывается бюро Agenda.

Выполнение постановлений съезда Agenda — процесс, который не только требует гораздо большего вложения сил, нежели пла­нирование, но также и растягивается на длительное время, с тем чтобы на последующих съездах было о чем рапортовать.

Поскольку развитие движения Agenda планируется как процесс, каждый Agenda-evert/ становится отправной точкой для проведе­ния последуюшего съезда.

8.14. Доклад

Презентации являются частью повседневной работы менедже­ров и инженеров. Правильное их построение требует не только профессионального владения материалом, но и обобщения дан­ных о запросах клиентов и event.

В рамках одного event-мероприятия возникает все больше ситуа­ций, когда произносится вступительная или приветственная речь и тем самым передается информация. Приветственное слово или торжественный доклад являются частью event и сами по себе должны носить event-xapaKTQp.

Если преподаватель или профессор на протяжении своей профес­сиональной карьеры отработал 10 000 и даже более отдельных

8.14. Доклад 373

учебных часов и выступил более чем с 1000 докладов, можно ли исходя из этого ожидать, что каждый доклад или каждая лекция уже есть event? Да, на это по праву можно рассчитывать. Каждый присутствующий в аудитории, готовый потратить час времени на то. чтобы прослушать доклад или лекцию, вправе ожидать, что докладчик приложит все усилия, чтобы сделать из этого подлинное яркое событие. Здесь имеется в виду не «занима- тельная лекция» с элементами шоу, но солидное структурирование материала с характерными дополнительными преимуществами.

Также и фирма, оплачивающая выступление докладчика, ожида­ет соответствующего результата. Докладчик обязан четко уяс­нить для себя, что у него всегда имеется два клиента:
  • слушатель;
  • тот, кто выплачивает ему гонорар.

Приведенный ниже пример подходит для отдельных презента­ций (доклад на профессиональную тему, торжественная речь, хвалебная речь) также, как для отдельных лекций или занятий.

8.14.1. Инициирование

8.14.1.1. Выступление с инициативой

В соответствии с видом доклада содержание и постановка цели определяются в большей или меньшей степени подробно. Учеб­ные планы обусловливают примерное содержание, однако воз­можны также выбор и углубленная подача представляющих ин­терес тематических областей. Необходимый материал не должен быть просто разбит на следующие друг за другом блоки (препо­даватель заканчивает фразу, делает паузу и монотонно продол­жает дальше), благодаря разумному распределению времени мож­но достичь осознанного единства в подаче материала и выстроить его увлекательно и даже захватывающе. Таким образом можно «потуже натянуть лук» мотивации и подтвердить теорию практи­кой.

8.14.1.2. Концепция

Важным лицом на выступлении является слушатель. На него должны ориентироваться методика, вспомогательные средства и уровень доклада. Поскольку аудитория никогда не бывает одно­родной, уровень доклада должен быть выстроен по нарастающей, так чтобы вначале все слушатели могли легко следить за ходом вы-

374 8. Примеры

ступления, а в конце даже самые «продвинутые» извлекали для се­бя что-то новое. Искусство заключается в том, чтобы другим груп­пам в аудитории при этом ни в коем случае не становилось скучно.

8.14.2. Старт

8.14.2.1. Постановка цели

Цели выступления могут быть определены следующими ключе­выми характеристиками: Movere—Docere—Delectare.
  • Docere (обучение) заключается в том, чтобы распространить
    информацию, знания и умения. Наряду с собственно донесе­
    нием информации, фактов и данных докладчик стремится
    привить также понимание и сформировать представление.
  • Movere (побуждение) сводится к доведению до сознания же­
    ланий и целей. Докладчик намерен на что-то подвигнуть сво­
    их слушателей и в этой связи прямо или косвенно обращаться
    к аудитории с призывами.
  • Delectare (радость) заключается в том, чтобы пробудить в слу­
    шателе позитивные чувства, промотивировать его, произве­
    сти хорошее впечатление и внушить доверие. Здесь мы преж­
    де всего имеем дело с ет??-характером.

Позитивно складывающиеся отношения между докладчиком и аудиторией повышают значимость содержания. Обучающая со­ставляющая также не должна недооценивать данный аспект.

Исходя из такой постановки цели осуществляется позициониро­вание доклада в целевом треугольнике (рис. 8.2).


delectare/ м.и.ацин \ movere

d ocere

Рис. 8.2. Целевой треугольник различных выступлений

8.14. Доклад 375

8.14.2.2. Планирование

При планировании доклада важно: => Уяснить для себя цели:

• собственные:
  • чего я намерен добиться;
  • для чего я выполняю свою работу;

• слушателя:
  • зачем он приходит;
  • чего он ожидает? Чем доклад может быть ему полезен;

• организатора:
  • почему он организует выступление;
  • почему он платит мне гонорар?

=> Определить содержание:
  • что должно быть сообщено;
  • что должно остаться в памяти слушателя;
  • что слушатель должен усвоить;
  • каждый раз следует дифференцированно подходить к со­
    держанию доклада:



  • нужно: данное содержание необходимо донести таким
    образом, чтобы слушатель его понял и усвоил;
  • должно: данное содержание должно быть упомянуто, слу­
    шатель должен извлечь из него информацию;
  • возможно: данное содержание может быть донесено,
    если позволяют аудитория и время. Данное содержа­
    ние не подлежит обязательному запоминанию слушате­
    лями.

=> Включить в план элементы активизации: обсуждение и (риторические) вопросы; упражнения и задания на сообразительность; маневры, ролевые игры; игры по плану, работа с группами; выступления слушателей.

8.14.2.3. Концепция

Оратор принципиально должен для себя уяснить, что он выступа­ет с докладом. Это звучит банально, однако помогает избежать ошибок. Подготовка не исчерпывается ни легко читаемой руко­писью (написанное не есть речь), ни собранием слайдов (это только одно из многих вспомогательных средств для визуализа­ции).

376 8. Примеры

Правильная иерархия такова.
  1. Доклад (выступление одного человека, возможно пользовать­
    ся записями).
  2. Контакт со зрителями (преподнесение себя, обращения, язык
    тела).
  3. Средства поддержки, в особенности визуальные (демонстрация
    предметов, слайдов, мультимедийных изображений, иллюстраций;
    звуковое оформление).
  4. Документирование (на бумаге; для слушателей, прессы и от­
    сутствующих).

8.14.3. Подготовка

На основе заданных параметров доклад готовится по содержа­нию и форме таким образом, чтобы при намеченных общих ус­ловиях он мог быть прочитан в предусмотренное время и принес­ти ожидаемые результаты.

8.14.3.1. Ход подготовки

Важны следующие шаги.

=> Выяснение ресурсов.
  • Зрители: Сколько? Какие?
  • Предусмотренное время: Когда? Как долго?
  • Помещение: Где? Какой площади?
  • Инфраструктура: Что именно? Какова?

=> Определение реальных целей.
  • По содержанию (нужно—должно—возможно).
  • Эффекты.
  • Критерии успеха.

=> Распределение предусмотренного времени.
  • План на одной странице (стандартный формат А4).
  • Перерывы на отдых длительностью около 5 минут.

=> Включение в план использования вспомогательных средств.
  • Доска для записей, таблицы, пленки, магнитные доски,
    стенд с общим планом доклада.
  • Наглядные материалы, опыты, игры, объекты для разъясне­
    ния.
  • Тезисы доклада для раздачи участникам.

8.14. Доклад 377

=> Формулировка.

• Как можно более четкое и точное вступление:
  • приветствие (список приветствуемых лиц);
  • постановка цели;
  • предварительный план, обзор тем.

• Как можно более четкое и точное заключение:
  • обобщение;
  • выражение похвалы и благодарности;
  • продолжение и перспектива;
  • обращение к аудитории;
  • заключительная фраза.

• Составление текста доклада:
  • ключевые слова;
  • важные фразы.

=> Репетиция выступления:

• Пробный доклад:
  • тихо;
  • с использованием технических средств обучения;
  • с разметкой времени.

• Пробный доклад перед аудиторией:
  • с хронометражистом;
  • с наблюдателем за формой подачи материала, использо­
    ванием вспомогательных средств и манерой держаться;
  • с наблюдателем за всем, что касается содержания и его
    доходчивости;
  • с итоговой конструктивной критикой.

8.14.3.2. Построение доклада

При построении доклада можно придерживаться следующей па­мятки:

AIDA: |

ATTENTION - INTEREST - DESIRE - ACTION

\ [внимание] [интерес] [желание] [действие]

i

Данные шаги, которые имеют четкое и конкретное значение в пе­реговорах по продажам, переносятся в ситуацию с докладом. В со­ответствии с постановкой цели содержание каждого отдельного шага будет меняться.

378 8. Примеры
  • А = attention (внимание): привлечь внимание и послужить ис­
    точником для позитивной внутренней установки (решающи­
    ми являются первые минуты).
  • I = interest (интерес): пробудить и поддерживать интерес, фор­
    мировать личное отношение; начинать с наглядности.
  • D = desire (желание): пробуждать желание, например, жела­
    ние обладать представленным продуктом, решить данную
    проблему, понять заданное, осилить написанное, принять уча­
    стие...
  • А = action (действие): побудить к действию. Избавиться от по­
    учительных призывов. Дать обобщенные оценки, которые ос­
    танутся у слушателя в памяти и в дальнейшем будут влиять на
    его образ действий.

8.14.4. Пуск

Фаза пуска важна для ораторов, ибо она не только помогает им предупредить возможные ошибки, но и придает уверенно­сти.

• Проверка мест:
  • для докладчика (трибуна для выступления, место для нахож­
    дения во время обсуждения; возможно, понадобится место
    в зале);
  • для слушателей;
  • для ведущего.



  • Обзор зоны выступления и собственно докладчика.
  • Условия освещения.
  • Проверка средств и инструментов показа; приборов/электро­
    лампочек/батареек.
  • Успокоиться самому, подготовиться физически и морально.

8.14.5. Event

Доклад начинается с объявления ведущим оратора. Учитывая, что время лимитировано, следует держать часы перед собой, чтобы было удобно следить за циферблатом. (Многие докладчики имеют в запасе едва ли час, однако не знают даже, когда они начали.) Выступление выстраивается по следующим пунктам.

• Приветствие: вы должны быть тщательно подготовлены (про­
информированы, кто из персонально приветствуемых лиц дей­
ствительно присутствует).

8.14. Доклад

379

Старт: начало должно быть подготовлено слово в слово, одна­ко может преподноситься в свободной форме. Вступление: слушателей важно захватить, обратиться к уже имеющимся у них опыту и ожиданиям. Самый интенсивный способ для этого — позволить каждому слушателю пояснить, чем он владеет и чего ожидает, в примерной форме простого перечисления или портфолио знаний/интересов либо теории / практики (рис. 8.3).
Георетические знания






Каковы
мои ожидания?




После: моя цель






Теоретик
У4
После: моя задача



После: моя задача






До:









я обладаю



/ Новичок / Практик




До: я обладаю









До: я обладаю