Event-менеджмент

Вид материала

Документы

Содержание Продолжительность семинара и установление сроков Планирование содержания и времени 8.1.7. Подведение итогов 8.2.7. Подведение итогов

Подобный материал:

• Основная образовательная программа по направлению подготовки: 080200 «Менеджмент», 406.62kb.
• Кандидат филологических наук, доцент Стороженко, 1181.33kb.
• Менеджмент общая характеристика основной образовательной программы, 149.15kb.
• Конкурса Event Awards 2010, 77.64kb.
• Рабочая программа дисциплины теория менеджмента направление ооп 080200 Менеджмент, 274.54kb.
• Апилат владимир николаевич дата рождения, 25.14kb.
• Рабочая программа дисциплины современный менеджмент направление ооп: 080200 менеджмент, 305kb.
• Програма вступного фахового екзамену для здобуття освітньо-кваліфікаційного рівня "магістр", 403.15kb.
• Менеджмент зовнішньоекономічної діяльності” Галузь знань: 0306 “Менеджмент І адміністрування”, 267.04kb.
• Методические рекомендации по подготовке и выполнению выпускной квалификационной работы, 401.02kb.

8.1.3. Подготовка

В пределах фазы подготовки определенные выше области за­дач распределяются по ответственным членам команды. Чле­ны команды либо выполняют возложенные на них задачи сами, либо делегируют их соответствующим образом далее. Однако делегирование полномочий не освобождает от самой ответст­венности.

Планирование еуея/-мероприятия в этой фазе намечается схема­тично и распределяется по отдельным областям задач.

• Продолжительность семинара и установление сроков:

• двухдневный основной курс и однодневный расширенный
  курс (разделение подлежит учету);
  
• семинар проводится еженедельно, со вторника по четверг;
  

— вторник — 10.00—17.30; среда — 8.30—17.30; четверг —
09.30-17.30 (данный день может учитываться отдельно).

• Обстановка и техническое оснащение семинара:

• выбор подходящего помещения в здании фирмы, которое в
  итоге будет использоваться для проведения семинарских за­
  нятий;
  
• исходя из размеров имеющегося помещения для проведе­
  ния семинаров устанавливается количество участников при
  максимальном их числе 6 человек;
  
• если учебное помещение не может освещаться естественным
  дневным светом, должно применяться искусственное осве­
  щение в соответствии с Германским промышленным стан­
  дартом (DIN);
  
• создание надлежащего микроклимата путем обеспечения
  свободного доступа свежего воздуха и применения конди­
  ционеров. К закупке кондиционеров должны быть приате-
  чены соответствующие эксперты;
  
• исключение шума и шумовых помех;
  
• выбор и приобретение подходящей для семинара мебели;
  
• выбор и приобретение необходимой для семинара техники
  (экран для проекции слайдов, таблицы, доски, магнитные
  доски, приспособления для развешивания наглядных мате­
  риалов, стол для преподавателя);
  
• выбор и приобретение необходимого оборудования для элек­
  тронной обработки данных. Чтобы иметь возможность про­
  водить выездные семинары/консультации, приобретаются
  

310 8. Примеры

также переносные компьютеры (лэптопы) и локальные ра­диосети;

• использование подходящих возможностей сброса инфор­
  мации для программного обеспечения, позволяющих после
  каждого семинара возвращать систему в исходное состоя­
  ние;
  
• выбор зон для отдыха на переменах и размещения столиков
  для еды и барных стоек;
  
• обслуживание участников семинара во время перемен, вклю­
  чая предложение им соков, воды и фруктов;
  
• выбор подходящего ресторана поблизости от места прове­
  дения мероприятия и поставки из него различных блюд (обе­
  ды, общее меню);
  
• расходы — берет на себя организатор семинара.
  

• Организация регистрации и размещения:

• подготовка приглашений на семинар; ведение документа­
  ции по регистрации и учет данных о подтверждении реги­
  страции, по возможности в онлайновом режиме или через
  Интернет;
  
• рассылка приглашений на семинар потенциальным участ­
  никам;
  
• выбор подходящей гостиницы вблизи от места проведения
  семинара и получение проспектов или онлайн-информа-
  ции;
  
• участники могут самостоятельно бронировать номер в гос­
  тинице либо доверить решение вопроса с размещением ор­
  ганизатору мероприятия;
  
• расходы на размещение возлагаются на участников семи­
  нара.
  

• Планирование содержания и времени:

• определение содержания и целей семинара. Они должны
  быть опубликованы совместно с условиями проведения се­
  минара или сообщены слушателям семинара в письменной
  форме в рамках рассылки приглашений;
  
• разработка документации по семинару и бланков отзы­
  вов;
  
• ознакомление с планированием семинара ответственных за
  обслуживание во время перемен, чтобы тем самым обеспе­
  чить своевременное угощение участников в отдельных пе­
  рерывах между занятиями.
  

8.1. Семинар в фирме 311

• Маркетинг/сбыт:

• распространение предложения о проведении семинара по­
  средством inbox-маркетинга (руководство по тематике се­
  минара прилагается к упаковке продукции);
  
• предложение выбора учебных курсов (по срокам и темати­
  ке) в Интернете и профессиональных журналах;
  
• специальные акции на стадии пуска по предложению про­
  ведения семинара (например, продукт программного обес­
  печения предлагается в одном пакете с семинарскими за­
  нятиями по льготной цене).
  

Подготовительная фаза завершается вехой «точка невозвраще­ния». Фаза оканчивается с рассылкой первых приглашений или принятием первых практических мер по маркетингу и сбыту. С этого момента остановка планирования сопряжена с повышен­ными издержками и с нанесением серьезного ущерба имиджу.

8.1.4. Пуск

«Стартовый выстрел» к началу семинара в фирме дается за один или два дня до первого дня занятий. С этого момента все без ис­ключения помещения и их оснащение тщательно проверяются на предмет полной готовности и чистоты. Все техническое обо­рудование проверяется на функциональность.

Служба обработки заказов еще раз сверяет все зарегистрирован­ные заявки и бронь на гостиничные номера и в очередной раз связывается с участниками.

Несмотря на то что первый день семинара начинается только в 10.00, последние приготовления должны быть завершены уже к 08.00, и руководитель семинара к этому часу должен быть в пол­ной боевой готовности, поскольку многие посетители могут при­быть раньше.

8.1.5. Event

Эта фаза является решающей для успешной реализации плани­рования и подготовки. Запланированное мероприятие проводит­ся следующим образом.

• Руководитель семинара или преподаватель приветствует участ­
ников — каждого персонально — и знакомит их с местом прове­
дения занятий.

312 8. Примеры

• Начало семинара и выполнение конкретных программных
  пунктов, включая обслуживание на переменах, угощения, куль­
  турную программу.
  
• Раздача участникам бланков отзывов о семинаре и сертифика­
  тов; официальное окончание мероприятия.
  
• Руководитель семинара / преподаватель персонально прощает­
  ся с каждым участником.
  

Несмотря на интенсивное планирование и тщательную подго­товку event, в данной фазе также не исключены и сбои. Ниже приводятся отдельные факторы нарушений и сбои, на которые следует обратить внимание:

• Степень готовности ответственного за исправность техники
  на всем протяжении семинарских занятий, позволяющая ре­
  шать возможные технические проблемы по ходу дела.
  
• Степень готовности ответственного за организацию регистра­
  ции и размещения, дающая возможность разъяснять вопросы,
  возникающие у участников семинара, и проблемы данной об­
  ласти задач.
  

8.1.6. Последействие

Фаза последействия ограничивается демонтажом оборудования и уборкой учебного помещения и других прилегающих террито­рий. Учебное электронное оборудование передается системному администратору, обеспечивающему приведение системы в ее ис­ходное состояние.

8.1.7. Подведение итогов

Фаза подведения итогов охватывает действия команды проекта в полном составе. Ее основная задача — контроль качества и окон­чательное завершение семинара. Данная фаза включает следую­щие моменты.

• Обработка отзывов участников о семинаре (по заполненным
  бланкам).
  
• Принятие во внимание предложений об улучшении функцио­
  нирования отдельных сфер ответственности.
  
• Самоанализ; изучение оснований успеха или неуспеха семи­
  нара.
  
• Контроллинг затрат.
  

8.2. День открытых дверей 313

• С точки зрения фирмы желательно и целесообразно разослать
  слушателям учебного курса заключительную документацию
  по семинару, а также последующую информацию.
  
• Выражение благодарности всем участникам.
  

8.2. День открытых дверей

На дне открытых дверей предприятие вступает в интенсивный кон­такт со своим окружением — горожанами и членами их семей, а также с клиентами, поставщиками, заинтересованными группами, конкурентами, готовыми использовать данную возможность.

Мы рассматриваем день открытых дверей на предприятии с чис­ленностью сотрудников около 400 человек. Для колледжа или ин­ститута подходят те же принципы, однако рамки затратной сфе­ры в общем и целом уже, поскольку меньше денег расходуется на организацию питания.

Напомним также, что обеспечение питанием требует в первую очередь четкого внимания к юридическим предписаниям отно­сительно пищевых продуктов (см. главу «Общие условия»).

Что касается дня открытых дверей с целостной (недифференци-руемой) структурой посетительского контингента, принципы его организации могут быть применимы также для посещений и экскурсий, которые, с точки зрения предприятия, сами по себе могут стать значительными еуел-мероприятиями (см. пример «Загородная экскурсия для сотрудников предприятия»).

Возможности здесь таковы:

• экскурсии по колледжам и институтам;
  
• экскурсии по объединениям и корпорациям;
  
• экскурсии по прочим фирмам;
  
• посещение предприятия делегациями из административной и
  политической сферы.
  

8.2.1. Инициирование

Приблизительно за 1 год до проведения следует начинать плани­рование дня открытых дверей. Цели данного мероприятия сво­дятся к следующему.

• Повышение степени известности и имиджа предприятия пу­
тем представления его внешнему миру, а именно населению
(жителям, согражданам, школам, потенциальным рабочим и

314 8. Примеры

служащим) и деловым партнерам. В конечном счете прибыль­ность предприятия должна произвести благоприятное впечат­ление на акционеров и всех, кто участвует в прибыли.

• Мотивация сотрудников путем их ознакомления с предпри­
  ятием в целом, представления им их общего места работы, от­
  крытости для членов их семей и знакомых, вовлечения их в
  event (девиз: «Мы вместе с ...»). Повышение привлекательно­
  сти рабочего места в их глазах.
  
• Привлечение уже имеющихся и потенциальных клиентов по­
  средством их приглашения и обслуживания на дне открытых
  дверей, а также посредством формирования связанного с
  днем открытых дверей имиджа.
  

Концепция предоставляет в итоге следующие ключевые данные:

• ожидается приблизительно 5000 посетителей;
  
• в течение дня намечен обход посетителями всех подразделе­
  ний предприятия и обеспечение их питанием;
  
• вечер — культурная программа (19.00) с выступлением камер­
  ного оркестра, танцевального ансамбля и дискотекой;
  
• затраты составляют примерно 50-100 000 евро;
  
• предложение по срокам: до начала летних каникул, с тем что­
  бы как можно меньше людей оказалось в отпуске.
  

Инициирование и принятие решения исходят от владельца фир­мы или руководителя предприятия.

8.2.2. Старт

Для подготовки еуе«/-мероприятия формируется проектная ко­манда, которая берет на себя подготовку наряду с выполнением прямых служебных обязанностей. Данная команда планирует:

• сроки, вехи;
  
• подготовку предприятия, помещений; обходы, персонал, экс­
  курсии;
  
• численность посетителей, круг приглашенных лиц, приглаше­
  ния;
  
• праздничный шатер, музыку, обеспечение едой и напитками;
  
• логистику, подъездные пути, автостоянку.
  

8.2.3. Подготовка

Последовательная детализация плана происходит посредством составления списка по пунктам, отражающим следующие облас­ти задач:

8.2. День открытых дверей 315

• прибытие (схема подъездных путей, автостоянка), информи­
  рование жителей о дне открытых дверей (при помощи пригла­
  шений) и возможные проблемы (с указанием координат парт­
  нера по контактам);
  
• программа осмотра с остановками, обходом и экскурсионным
  обслуживанием;
  
• приглашение, использование печатных материалов и распро­
  странение листков с программой и указателями подъездных
  путей. Управление посетителями (в особенности приглашен­
  ными гостями и VIP-персонами, приветствие, работа с прес­
  сой, экскурсии);
  
• угощение и праздник в специально возведенном шатре (с куль­
  турной программой, накрытыми столами, отоплением).
  

8.2.4. Пуск

Пусковая фаза дня открытых дверей растягивается на несколько недель и охватывает в целом обустройство и подготовку помеще­ний и инфраструктуры.

Для беспрепятственных и оперативных действий необходимо точ­ное планирование. Возможно, для монтажа и обустройства будут предоставлены разрозненные помещения, где затем быстро раз­местятся оборудование и обстановка.

Некоторые важные пункты, выполнение которых должно быть готово самое позднее за день до начала еуея/-мероприятия:

• установка дорожных указателей (проезд и автостоянка), раз­
  метка мест на автостоянке; указатели на пути к месту прове­
  дения;
  
• подготовка именных табличек и места их раздачи;
  
• гардероб (с номерками и плечиками) и обслуживание;
  
• плакаты, постеры, информационные листки;
  
• таблички для туалетов;
  
• место для размещения подарков, вазы для цветов, персонал
  для учета подарков;
  
• именные карты с указанием номера стола + крупноформат­
  ный план расположения столов;
  
• проверка звуковой техники;
  
• столы и стулья;
  
• водители для службы перевозок, доставка людей в гостиницу.
  

Детальное планирование важно еще и для утра перед самым на­чалом мероприятия (подготовка, «горячий разгон»).

316 8- Примеры

8.2.5. Event

День открытых дверей начинается — с открытия дверей. Заранее установлены все указатели (подъездные пути, вход, направления осмотра, точки общепита, туалеты, места встречи, выход), и со­трудники в полной боевой готовности уже заняли свои места (при­ветствия, информирование, указания, раздача талонов, проспек­тов). Для проведения дня открытых дверей важны следующие моменты.

• Приветствие гостей еще до открытия мероприятия, т. е. самое
  позднее — с момента входа, если он осуществляется загодя, и
  далее — в течение всего дня.
  
• Персональные приветствия прибывающих гостей на протя­
  жении всего времени (раздача информационных материа­
  лов, талонов, представительских подарков, регистрация гос­
  тей).
  
• Четкое и впечатляющее начало дня открытых дверей (офици­
  альное открытие event- мероприятия с приветственной речью
  руководителя предприятия)-
  
• Своевременное осведомление гостей и четко организованные
  отдельные пункты программы (самостоятельные event-utpo-
  приятия), так чтобы посетители, находящиеся на других уча­
  стках предприятия, могли вовремя подключиться. Своевре­
  менное информирование обслуживающего персонала об экс­
  курсиях и VIP-персон — об «/-мероприятиях.
  
• Заключительная речь руководителя и официальное оконча­
  ние event-мероприятия с достаточно продолжительным после­
  действием (если день открытых дверей длится с 10 до 18 ча­
  сов, число посетителей поначалу медленно увеличивается с 10
  до 13 часов; после этого прибывает вторая волна — вплоть до
  17 часов, численность начинает идти на убыль только после
  официального окончания).
  
• Проводы гостей на протяжении всего времени проведения
  мероприятия (вручение информационных материалов, по­
  дарков, действия по установлению обратной связи посредст­
  вом диалогов или опросных листов, достижение или упроче­
  ние контактов, дружеское прощание).
  

Следующий график (рис. 8.1) отражает возможный поток коли­чества посетителей на дне открытых дверей и акции приветствия и прощания с индивидуальными посетителями в сравнении с офи­циальными сроками.

8.2. День открытых дверей

317

Приветственная речь

Персональное приветствие

318 8. Примеры

8.3. Участие в ярмарке

Участие в ярмарке для многих предприятий является постоянно повторяющейся задачей, решая которую необходимо благодаря хорошей подготовке оптимально использовать короткую продол­жительность времени проведения ярмарки, с тем чтобы на как можно большее число посетителей ярмарочного стенда произве­сти как можно более благоприятное впечатление. Для этого осо­бенно важны как концепция проекта, так и концепция event.

Если планирование не заботится об обеспечении бесперебойно­го хода мероприятия или ярмарочному стенду и всему, что для него необходимо, не уделяется должного внимания, уйма рабо­ты, времени и денег оказываются затраченными впустую.

Рассмотрим участие в ярмарке Internorga в Гамбурге пивова­ренной компании Beck & Co. Internorga является профессиональ­ной ярмаркой в области гостиничного хозяйства, общественно­го питания, ресторанного дела, хлебобулочного и кондитерско­го производства. Она проходит каждый год в марте и длится 6 дней. Дополнительную информацию можно получить по адре­су www.hamburg-messe.de.

8.3.1. Инициирование

Для пивоваренной компании Beck & Co основой для принятия ре­шения об участии в ярмарке служат опыт и оценки уже состояв­шихся Internorga, а также темы, которые можно обсудить в рамках ярмарки. Поэтому оценку имеет смысл проводить по горячим сле­дам, т. е. в пределах 1—2 месяцев по окончании ярмарки. Анализу подлежат количественные факторы, такие как количество посети­телей или число переговоров, а также факторы качества — на ос­нове впечатлений команды, занятой на стенде, которая пред­ставлена компетентными сотрудниками пивоваренной компании Beck & Co по выездным работам в Северной Германии. В случае позитивной оценки решение о новом участии принимается при­мерно за 10 месяцев до начата следующей ярмарки.

8.3.1.1. Постановка целей

Постановка целей участия в ярмарке может включать в себя:

• информирование и мотивацию клиентов;
  
• привлечение новых клиентов;
  
• обмен опытом;
  

8.3. Участие в ярмарке 319

• презентации бренда и предприятия;
  
• информирование акционеров и пайщиков;
  
• привлечение сотрудников.
  

В данном случае с точки зрения пивоваренной компании Beck & Со на переднем плане стоят клиенты (из сферы общественного питания, ресторанного дела и оптовой торговли напитками), т. е. основные цели включают: информирование и мотивацию клиен­тов, а также презентацию новых рекламных средств (уличной рек­ламы и бокалов).