Event-менеджмент

Вид материала

Документы

Содержание 8.7.7. Подведение итогов 8.8.7. Подведение итогов 8.9.7. Подведение итогов Таблица 8.3. Финансовые показатели вечера, организуемого примерно на 1000 человек

Подобный материал:

• Основная образовательная программа по направлению подготовки: 080200 «Менеджмент», 406.62kb.
• Кандидат филологических наук, доцент Стороженко, 1181.33kb.
• Менеджмент общая характеристика основной образовательной программы, 149.15kb.
• Конкурса Event Awards 2010, 77.64kb.
• Рабочая программа дисциплины теория менеджмента направление ооп 080200 Менеджмент, 274.54kb.
• Апилат владимир николаевич дата рождения, 25.14kb.
• Рабочая программа дисциплины современный менеджмент направление ооп: 080200 менеджмент, 305kb.
• Програма вступного фахового екзамену для здобуття освітньо-кваліфікаційного рівня "магістр", 403.15kb.
• Менеджмент зовнішньоекономічної діяльності” Галузь знань: 0306 “Менеджмент І адміністрування”, 267.04kb.
• Методические рекомендации по подготовке и выполнению выпускной квалификационной работы, 401.02kb.

8.7.3. Подготовка

При распределении задач определяются отдельные участки ра­бот и назначаются ответственные.

Команда, занимающаяся подготовкой, последовательно расши­ряется. Теперь можно приступать к детальному планированию.

Планирование еуе«/-мероприятия концентрируется на следую­щих пунктах:

• реклама/маркетинг/пресса;
  
• приглашение почетных гостей и дружественных групп;
  
• планирование снабжения продовольствием, предварительный
  заказ товаров;
  
• планирование логистики, составление рабочего плана для чле­
  нов.
  

После оформления заявки на место проведения мероприятия и заключения договоров с артистами (музыкальными ансамблями)

8.7. Юбилей 341

наступает момент, когда вспять повернуть уже невозможно. С это­го времени остановка планирования способна повлечь за собой повышенные затраты. Отказ от планирования чреват значитель­ным ущербом для имиджа предприятия.

8.7.4. Пуск

За несколько дней до начала праздника приступают к обустройст­ву помещения и его декорированию. Здесь имеется зависимость от того, когда в данном месте состоялось последнее мероприятие.

Инфраструктура в городском зале торжеств представлена в пол­ной мере. Поэтому обустройство концентрируется в основном на расстановке стульев, декорациях, указателях, ценниках и т. д.

В первый день проведения мероприятия до обеда поставляются продукты и напитки.

Открытие зала в пятницу и субботу в обоих случаях производит­ся в 18.00, в воскресенье — в 09.00.

8.7.5. Event

С приветственной речью к собравшимся обращается председа­тель, который затем передает слово конферансье.

Программа спланирована следующим образом.

• Пятница: развлекательная программа с выступлением камер­
  ного оркестра.
  
• Суббота: торжественный вечер с выступлением представите­
  лей дружественных организаций и легкой музыкой.
  
• Воскресенье: утреннее пиво, праздничное шествие, детский
  праздник с игрой и развлечениями на перекрытой улице, тор­
  жественное закрытие с музыкой.
  

8.7.6. Последействие

Поздно вечером в воскресенье и в первой половине дня в поне­дельник стулья возвращаются на места, наводятся чистота и по­рядок и убираются декорации.

8.7.7. Подведение итогов

В обсуждении по окончании юбилейного торжества делается его подробный обзор с комментариями успеха или, наоборот, неус­пеха.

Кассир составляет итоговый баланс и готовит налоговую декла­рацию.

342 8. Примеры

8.8. Торжество

В случае небольших торжеств, носящих, скорее, частный харак­тер, также применима концепция еуея/-менеджмента. Рамки та­ких праздников обозримы, однако случается, что и частное лицо приглашает на вечер около сотни гостей. Приведенный ниже при­мер рассчитан на семейное торжество (например, свадьбу), хотя с аналогичным успехом может стать ориентиром для не столь грандиозных событий в частной, общественной или профессио­нальной сфере.

8.8.1. Инициирование

После совместного принятия решения необходимо уточнить пла­нируемые параметры. Для инициирования важны следующие мо­менты.

• Примерное представление о сроках проведения (время года,
  прочие запланированные мероприятия, в том числе и на сто­
  роне, пора отпусков), определение которых не вытекает непо­
  средственно из повода торжества (как в случае с юбилеем).
  
• Примерное представление о границах и масштабе мероприя­
  тия.
  

8.8.2. Старт

В стартовой фазе необходима согласованность действий всех участников:

• расчет расходов и решение финансовых вопросов;
  
• определение участников и заинтересованных лиц (выступаю­
  щий с торжественной речью, почетные гости);
  
• установление сроков;
  
• составление предварительного списка гостей.
  

8.8.3. Подготовка

При подготовке должны быть выполнены следующие действия:

• разработка концепции хода мероприятия и его отдельных со­
  ставляющих;
  
• составление списков гостей и списков приглашенных (на от­
  дельные участки);
  
• определение сроков, выбор и резервирование помещения;
  
• ангажирование для праздника музыкантов или музыкальных
  ансамблей; организация транспорта;
  

8.8. Торжество 343

• оформление приглашений и объявлений, выяснение вопроса
  с печатью (если приглашений большое количество), коррек­
  тура пробных оттисков;
  
• размещение объявлений и рассылка приглашений либо обес­
  печение их персональных вручений с уведомлением о получе­
  нии;
  
• решение вопроса с организацией приезда и ночлега, состав­
  ление и рассылка схемы проезда и подъездных путей, а также
  списка возможных вариантов ночлега, заказ номеров в гости­
  нице;
  
• определение последовательности (напитки, приветствие, гар­
  дероб, подарки) и пробное проигрывание хода мероприятия;
  
• назначение лиц для ведения списка подарков, а также ответ­
  ственных за организационную часть в день праздника;
  
• планирование хода мероприятия: установление сроков с «бу­
  ферным» запасом времени (поездки, еда);
  
• составление и оформление буклетов с программой, информи­
  рование о планируемых сроках;
  
• подготовка именных карт гостей с указанием их места за сто­
  лом, оформление меню, распределение мест за столом;
  
• организация заказа основной еды, тортов, выпечки, напитков;
  
• заказ у флориста украшений для стола и букетов;
  
• подтверждение сроков;
  
• включение в план элементов event (юмористы, фокусники,
  танцпол, экскурсия по залу торжеств).
  

8.8.4. Пуск

Незадолго до начала должны быть проконтролированы следую­щие моменты:

• наличие полного комплекта документов, имеющих действи­
  тельную силу (в особенности это важно для свадьбы и чество­
  вания);
  
• информирование и обеспечение присутствия всех значимых
  лиц;
  
• приведение в порядок помещений.
  

8.8.5. Event

Важно обеспечить такую подготовленность торжества, чтобы юби­ляр или почетные гости могли наслаждаться им, ни о чем не за­ботясь.

344 8. Примеры

8.8.6. Последействие

Сразу по окончании мероприятия заранее намеченные лица вы­полняют определенные действия:

• дополняют своевременно составленные списки подарков;
  
• осуществляют расчет за ресторанное обслуживание, музыку,
  организацию event,
  
• контролируют приведение помещения в порядок, прежде чем
  его покинуть.
  

8.8.7. Подведение итогов

Подведение итогов охватывает:

• сопоставление списка гостей и списка подарков,
  
• выражения благодарности,
  
• сопоставление расчетов и затрат.
  

8.9. Кейтеринг

Кейтеринг для всех мероприятий является одним из важнейших пунктов и всегда соответствует основным структурам. Приведен­ный ниже пример описывает кейтеринг для значительного event-мероприятия.

Ежегодно в Баден-Вюртемберге организуется земельный физкуль­турный праздник. Наряду со спортивными состязаниями план праздника включает также демонстрацию культурных достиже­ний. Организатор земельного физкультурного праздника — Шваб­ский союз физкультурников. Место проведения праздника опре­деляется на конкурсной основе либо путем выбора. Инициатором выступает Швабский союз физкультурников. Он и подыскивает партнера для столь грандиозного участка работ, как кейтеринг. Приведенная ниже документация описывает роль с точки зрения агентства по кейтерингу, выполняемые им задачи могут быть ак­туальны при проведении любых других event-меропщятпй.

8.9.1. Инициирование

В этой первой фазе разрабатывается концепция и определяются цели.

8.9.1.1. Выдвижение инициативы

Агентство по кейтерингу получает запрос из городской админи­страции г. Аалена относительно возможности совместного с ним

8.9. Кейтеринг 345

проведения земельного физкультурного праздника. Концепция организации общественного питания на празднике разрабатыва­ется общими усилиями городской администрации и кейтеринго-вого агентства.

8.9.1.2. Постановка целей

В данном случае кейтеринговое агентство преследует различные цели. Наряду с обеспечением посетителей и участников едой и напитками и получением прибыли в рамках данного event-utpo-приятия также должна быть составлена документация, из кото­рой становится очевидным, делает ли на крупном мероприятии прибыль его организатор или прибыль остается у кейтерингового агентства.

Все цели должны достигаться исходя из следующих позиций:

• предложение исключительно региональных брендов;
  
• как можно более низкий уровень цен (с учетом интересов де­
  тей и семей);
  
• применение безвредных для окружающей среды посуды и упа­
  ковки.
  

8.9.2. Старт

Ниже представлено, какие действия предпринимаются в старто­вой фазе.

8.9.2.1. Проектная команда

Руководство осуществляет глава кейтерингового агентства. Ос­тальными участниками команды проекта являются правление Швабского союза физкультурников, поставщики и семеро сту­дентов, которые несут ответственность за документацию.

8.9.2.2. Спектр предложений

Предложения должны отличаться большим разнообразием, на­чиная от самых простых закусок, вроде картофеля-фри и бутер­бродов, и до таких изысков, как облитые алкоголем и подожжен­ные фрукты.

8.9.2.3. Планирование

Каждое планирование в основе своей имеет сложившиеся при­вычки и опыт. Наряду с другими многочисленными мероприя-

346 8. Примеры

тиями Швабский союз физкультурников каждый год устраивает земельный физкультурный праздник. Опыт прошлых лет указы­вает на следующие важные моменты:

• количество зрителей;
  
• потребление напитков;
  

• спектр предложений (какой продукт в какой мере пользуется
  спросом);
  

• поставщики;
  
• привлечение персонала;
  
• распределение торговых точек и т. д.
  

8.9.3. Подготовка

8.9.3.1. Начало реализации планов

Подготовка начинается с последовательной реализации планов. Наряду с собственно реализацией планирование на данной на­чальной стадии уточняется или обновляется. Планирование яв­ляется процессом, охватывающим всю протяженность event-меро-приятия, однако ни в одной фазе не происходит таких измене­ний, как в этой. Во время подготовки помимо всего прочего пред­принимаются следующие шаги:

• поиск и выбор поставщиков;
  
• планирование торговых точек;
  
• включение в план снабжения газом, водой и электроэнер­
  гией;
  
• выбор транспортного оборудования;
  
• обеспечение складскими помещениями;
  
• привлечение и набор персонала;
  
• консультирование по поводу необходимого страхования и раз­
  решений;
  
• организация логистики и т. д.
  

8.9.3.2. Точка невозвращения

К моменту заключения первых договоров с поставщиками все пути назад отрезаны. Аннулирование этих договоров может сто­ить больших затрат, поскольку поставщики в данных условиях не приняли заказы на обслуживание других мероприятий.

8.9. Кейтеринг 347

8.9.4. Пуск

Для организатора общественного питания event стартует за неде­лю до собственно начала еуея-мероприятия. Первые поставщики поставляют материалы. А потому самое позднее к моменту нача­ла поставок должно гарантироваться, что в распоряжении име­ется достаточно места для поставляемых товаров. Установка и монтаж торговых точек начинается приблизительно за три дня до старта мероприятия. При этом их установка на территории про­ведения праздника может состояться раньше, чем в центре горо­да с его оживленным движением транспорта.

Самое позднее за два часа до начала еуел/-мероприятия ларьки и па­латки общепита должны быть полностью оснащены. Торговый пер­сонал обязан пройти краткий инструктаж по поводу продаваемой продукции.

8.9.5. Event

Как только стартовало event-мероприятие, становится невозмож­ным действовать по своему усмотрению, можно только реагиро­вать. С откупоривания пивной бочки начинается демонстрация того, насколько отлаженно функционирует оборудование.

Продажа продуктов в каждой точке общепита должна быть под постоянным контролем, с тем чтобы имелась возможность свое­временно заботиться о довозе.

При снабжении точек общепита товарами следует учитывать, что­бы их транспортировка соответствовала предписаниям. Недопус­тимо, например, нарушение режима непрерывного охлаждения.

Вплоть до окончания мероприятия важно проверять и сопостав­лять запасы отдельных точек общепита. Прежде чем затребовать от поставщиков новых партий того или иного товара, необходимо распределить между палатками и ларьками имеющиеся остатки.

На время проведения мероприятия следует избегать посменной работы, поскольку от смены к смене теряется слишком много ин­формации. Плюс к этому постоянная команда осознает больше ответственности за деятельность точки общепита, нежели коман­да, которая сменяется. Во избежание перегрузки персонала целе­сообразно предусматривать планом дополнительно одного сотруд­ника, чтобы остальные благодаря этому работали с перерывами.

348 8. Примеры

Отлаженное свертывание торговли по меньшей мере столь же важ­но, как и установление точки общепита. Все оставшиеся нерас­проданными товары подлежат доставке на центральный склад. Оборудование тоже следует либо отправить на склад, либо надеж­но упаковать и запечатать. Нельзя упускать из виду такие, напри­мер, вещи, как ящики с напитками. Поскольку именно в конце мероприятия возникает опасность значительных потерь. Списки остатков оказываются здесь весьма полезными.

8.9.6. Последействие

Торговые палатки демонтируются; об обнаруженных поврежде­ниях следует сообщать. Оставшиеся нераспроданными товары согласно предварительной договоренности, должны быть воз­вращены поставщикам. Для товаров, возврату не подлежащих, нужно найти подходящих покупателей. В случае физкультурного праздника это была местная столовая, предоставившая, кстати, ор­ганизаторам общепита в распоряжение собственное оснащение.

8.9.7. Подведение итогов

Подведение итогов event-мероприятия такого масштаба растяги­вается на многие месяцы. Производится сопоставление затрат и поступлений. Кроме всего прочего, составляется документация, которая сыграет роль подстраховки и источника важной инфор­мации для следующего физкультурного праздника. Для органи­затора общественного питания проект считается завершенным с момента проведения им взаиморасчетов с организатором меро­приятия.

8.10. Вечеринка

Домашняя вечеринка запросто планируется в собственных четы­рех стенах. Однако, если с помощью устроенного мероприятия организация намерена обратиться к молодым людям или же по­полнить корпоративную кассу некой денежной суммой, такой вечер, естественно, требует большего.

Возможность обращения к отдельным людям, воздействуя на их эмоциональный настрой, обсуждалась нами в разделе об основах. В настоящее время такая техника используется предприятиями, общинами, партиями и обществами при обращении к молодежи. В зависимости от поставленных целей (привлечение новпх со-

8.10. Вечеринка 349

грудников или клиентов, предупреждение насильственных дей­ствий, побуждение к осознанному отношению к окружающему миру) необходимо учитывать соответствующие форме и содер­жанию вечера, программным пунктам и логистике общие усло­вия.

Приведенные ниже разработки отражают планирование и орга­низацию своеобразного «вечера на морском берегу». Опыт про­ведения данного еуеяг-мероприятия может служить образцом для многих видов вечеров и вечеринок, неважно, какую они имеют природу — приватную, коммерческую или политическую.

8.10.1. Инициирование

Как уже пояснялось ранее, объединения часто используют воз­можность пополнить свою кассу при помощи проведения рок-мероприятия с выступлением известной группы. Потому-то и предложений такого рода концертов достаточно много. Данным мероприятиям очень трудно выделиться на общем фоне анало­гичных. Поэтому члены молодежного хора искали нечто особен­ное. Сбор всех членов с проведением мозгового штурма принес зажигательную идею — устроить «пляжную вечеринку».

Преследовались следующие цели.

• Мотивация членов. Совместными усилиями сверх всех уже
  освоенных и привычных действий осуществить нечто совер­
  шенно особенное (доставить команде удовольствие и обрести
  престиж).
  
• Привлечение новых членов (с воздействием на подсознание).
  Формируется впечатление: «это еще и удовольствие доставля­
  ет!».
  
• Экономический успех для финансирования текущих расходов.
  

Ключевые моменты мероприятия утверждаются в примерной концепции:

• мероприятие в форме вечеринки;
  
• место проведения: обширный машинный зал. рассчитанный
  на 1300 человек;
  
• тонны песка, бассейн, коктейль, жара, «плеск воды», подо­
  бающие декорации, соответствующие выступления.
  

На основе примерной концепции осуществляется планирование затрат и поступлений. Табл. 8.3 отражает некоторые существен­ные позиции и их финансовые показатели.

	350		8. Примеры
Таблица 8.3. Финансовые показатели вечера, организуемого примерно на 1000 человек
Поступления: \
Вход j Спонсирование			6000 евро
			2000 евро
Продажа еды и напитков (нетто)			4000 евро
Затраты:
	Аренда зала, оснащения		1000 евро
Рекламные средства, входные билеты			2500 евро
Декорации			1000 евро
Разрешения, страхование, GEMA			500 евро
	Свет и звук (включая DJ)		2000 евро
	Танцплощадка		1500 евро
	Служба безопасности		1000 евро

Инициирование вечера каждый раз осуществляется силами прав­ления за неполный год до его проведения.