Что хорошо продумано легко выразить. Nicolas Boileau
| Вид материала | Лекции |
СодержаниеГруппировка информации Изучение ситуации Изучение ситуации похоже на то, как если бы мы пытались поместить мяч в коробку. Такая процедура включает оценивание двух взаимо Побуждение к действию Направленное воздействие Обратная отдача В отличие от читателя, у аудитории существуют свои трудности Количество информации Выбор информации Для этого презентация должна отвечать, по крайней мере, трем условиям Четкая структура Ясная визуализация Что они хотят от вас? Каково их отношение к вам и к теме презентации? Бывает три основных типа аудитории Быть прямолинейным Ставить цели Нейтральная аудитория пассивна. Не принявшая решение Самое главное – добиться прогресса. ... Что недостойнее., мудрого мужа, чем придерживаться ложного или, ничуть не сомневаясь,, 975.6kb. ГРУППИРОВКА ИНФОРМАЦИИСреднестатистический человек не в состоянии работать с информацией, когда она не упорядочена или ее слишком много.  Прочитав список на предыдущем рисунке, мы можем лишь интуитивно понять, что все эти термины относятся к автомобильной тематике, следовательно, мы можем попытаться сгруппировать их. Только после этого термины получают некий смысл. Группировка делает информацию более значимой…  …путем совершенствования ее внутренней структуры.  Группировка данных является мощным аналитическим инструментом. В процессе группировки информация последовательно превращается из разрозненных данных в систему с упорядоченной внутренней структурой. Группировка также является мощным средством общения. Информация, подвергнувшаяся группировке, становится более осмысленной и запоминающейся. Группировка – это творческий, но логически последовательный процесс.  Группировка сродни процессу индуктивного мышления, которое подчиняется следующим логическим правилам:
Большая группа может включать в себя подгруппы.  Слишком длинный список элементов, принадлежащих одной группе, может быть подвергнут дальнейшей подклассификации, чтобы сделать информацию более понятной. Идеи также могут группироваться.  Подводите итог для каждой группы с помощью вывода.  Идеи также могут быть сгруппированы. После того, как вы объедините похожие идеи в группы, подведите для каждой группы итог, сделав вывод. В вышеприведенном примере преимущества бега разделены на три группы: "физические", "психологические" и "практические". ИЗУЧЕНИЕ СИТУАЦИИАдаптируйте презентацию к текущей ситуации.
Изучение ситуации похоже на то, как если бы мы пытались поместить мяч в коробку. Такая процедура включает оценивание двух взаимозависимых факторов: Цель Презентация не бывает самодостаточной. Постарайтесь понять, что аудитория должна знать, принять или сделать после окончания презентации. Аудитория Аудитория – это потребитель. Проведение презентации подобно продаже идей этому потребителю. Каков его взгляд на предмет обсуждения? Каковы его предпочтения? Как завоевать его благосклонность? Уточните цель – чего вы хотите достичь?  Как это ни удивительно, но многие докладчики не думают о том, чего они хотят достичь, а всего лишь излагают содержание презентации (например, потеря рыночной позиции). В результате, презентации не хватает целенаправленности. Докладчик должен знать, что именно он может делать: Информирование – это основная причина любого общения. Презентация, в которой содержится много информации, полезна и наглядна. Убеждение – необходимо, чтобы аудитория разделила вашу точку зрения. Факты сами по себе не очень убедительны. Аудитория не всегда понимает, что вы хотите сказать, ее выводы не обязательно совпадают с вашими. Докладчик должен уметь выражать свое мнение. Побуждение к действию – является главной целью общения. Оно часто требует прохождения первых двух этапов, но всегда заканчивается рекомендациями. В сравнении с документом, презентация более эффективна при побуждении аудитории к действию. Предпочитайте презентацию любым письменным формам представления информации, если вы хотите, чтобы информация воспринималась быстро и аудитория начала действовать. Аудитория заведомо более активна, чем читатель.  Ситуация Вниманием аудитории легко завладеть, а читают обычно в свободное время, т. е. когда человек хочет, где он хочет и если он хочет. Направленное воздействие Докладчик излагает свои выводы непосредственно аудитории. Кроме того, его взаимодействие осуществляется посредством интонаций, жестов и личной энергетики. Обратная отдача От аудитории идет постоянная обратная реакция, которая отражается в ее поведении. Докладчик способен улавливать и преодолевать непонимание и протесты. Он даже может попросить аудиторию об ответной реакции. Читатель же не чувствует себя обязанным отвечать. Однако и с аудиторией возникают трудности. В отличие от читателя, у аудитории существуют свои трудности:  Скорость усваивания Читатель сам регулирует скорость своей работы. Например, он может потратить три минуты или час на какой-нибудь график. Аудитория ограничена ритмом, который задал докладчик. Количество информации Читателю не важно, какой длины документ, поскольку он всегда может остановиться или продолжить работу, когда ему хочется. С другой стороны, аудитория может воспринять лишь ограниченное количество информации единовременно. Выбор информации Читатель, просматривая документ, выбирает только то, что ему интересно. Аудитория лишена такой возможности. Чтобы быть эффективной, презентация должна устранять трудности, возникающие перед аудиторией. Для этого презентация должна отвечать, по крайней мере, трем условиям:  Фокусирование на самом главном Думайте о презентации как о подготовке к дебатам. Говорите только то, что должно быть сказано. Если у вас достаточно времени, приберегите самое важное на потом (как некий резерв), в ином случае, используйте эту информацию во время дискуссии для выработки деталей. Четкая структура Аудитория должна прослеживать связь между различными частями презентации. Ведь в отличие от читателя, она не может вернуться к прочитанному ранее. Ясная визуализация Визуализация делает выводы еще убедительнее, так как способствует более легкому пониманию и запоминанию информации. Изображение служит иллюстрацией к основной информации, в то время как устные комментарии дополняют ее. Знание аудитории позволяет выбрать верный подход. Кто они? Чем больше аудитория, тем труднее удовлетворить всех. Сконцентрируйтесь на тех, кто принимает решения или способен влиять на других. При этом помните, что не всегда самый старший по рангу человек является вашей целевой аудиторией. Что они хотят от вас? Это зависит от их позиции, квалификации и уровня знаний или заинтересованности. Ожидания аудитории определяют язык, на котором вы должны говорить, а также степень детализации подаваемой информации. Каково их отношение к вам и к теме презентации? Поставьте себя на их место. Каково их отношение к предмету обсуждения? Есть ли у них какие-то свои цели? Как ваши умозаключения повлияют на их личные интересы? Достойны ли вы доверия в их глазах? Позиция, занимаемая аудиторией, влияет на структуру и атмосферу презентации. Каждый тип аудитории требует дифференцированного подхода  Бывает три основных типа аудитории:
Докладчик должен отдавать себе отчет, чего он может достичь с той или иной аудиторией. Маловероятно, чтобы ему удалось превратить враждебную аудиторию в дружелюбную. Знание своей аудитории позволяет докладчику выбрать для себя оптимальную стратегию поведения. Перед дружелюбной аудиторией концентрируйтесь на получение результатов Аудитория может согласиться с вами, но она не всегда знает, что надо делать. В этом случае первоочередная задача - подкрепить ее энтузиазм. Перейдите от "Да, я согласен" к "Давайте сделаем это!". То есть в данной ситуации вы должны: Быть прямолинейным Не перегните палку, пытаясь доказать то, в чем аудитория уже убеждена. Будьте прямолинейны и с самого начала дайте людям понять, каковы ваши основные выводы. Ставить цели Подтолкните аудиторию к действию, согласовав с ней все свои цели. Объясните людям, что они выиграют или проиграют при любом исходе. Подталкивать к действию Скажите ясно, что надо или осталось сделать, и какова роль аудитории в этом. Предложите действовать быстро. Повлияйте на нейтральную аудиторию  Нейтральная аудитория пассивна. Неинформированная аудитория должна захотеть получить информацию. Заставьте ее задавать вопросы. Докажите, что вы достойны доверия, излагайте ваши мысли четко и ясно. Не перегрузите аудиторию излишней информацией – попытайтесь заставить ее заинтересоваться и спрашивать. Незаинтересованная аудитория чувствует себя изолированной. Заручитесь ее поддержкой, ясно показав выгоду (или оценив риск). Используйте примеры из жизни и избегайте абстрактных доводов. Вовлеките людей в процесс, предложив им то, что они готовы принять или сделать. Не принявшая решение аудитория обычно хорошо информирована. Дополнительные аргументы вряд ли повлияют на нее. Вместо этого сфокусируйтесь на избранной вами позиции и поменяйте восприятие аудитории, а также ее отношение к предмету обсуждения. Пользуйтесь реальными примерами. Чтобы помочь людям принять решение, предложите им то, что легче принять ("Что вы можете потерять?"). Попытайтесь договориться с враждебной аудиторией Самое главное – добиться прогресса. Найдите общие темы Начните с того, в чем ваши взгляды совпадают. Поделите презентацию на независимые части так, чтобы ваше предложение не было отвергнуто из-за несогласия по какому-либо одному пункту. Не переоценивайте своих возможностей: ваша цель – заставить аудиторию перейти от "Я не согласен…" к "Возможно…". Встаньте на их точку зрения Покажите, что вы понимаете их позицию. Опишите их аргументы своими словами. Это уменьшит убедительность подобных фактов, когда они будут приведены позже противоположной стороной. Четко поясните, с чем вы не согласны. Оперируйте фактами и доказательствами Поясните, откуда взята та или иная информация. Апеллируйте к экспертам и признанным авторитетам. Помните, что враждебная аудитория не хочет знать того, во что вы верите и почему вы в этом убеждены. Изучение ситуации помогает вам выбрать к ней подход  Изучение ситуации является решающим при планировании и проведении презентации. Докладчик вырабатывает свою стратегию, по крайней мере, тремя способами: Структура Докладчик решает сам, будет ли он излагать свою мысль прямолинейно или нет, а также, как будут выстроены аргументы – параллельно или последовательно (шаг за шагом) (об этом подробнее будет рассказано позже). Он определяет, какую и сколько информации необходимо преподнести. Средство От нарисованных на прозрачках графиков до анимированного мультимедиа шоу – докладчик может выбирать что угодно. У каждого выбора есть свои сильные и слабые стороны. Необходимо выбрать средство, наиболее подходящее к данной ситуации. Метод Докладчик адаптирует свой стиль и манеру повествования к сути самой презентации, а свой язык – к типу аудитории. |
