Geum.ru

Учебное пособие для студентов среднего профессионального образования Санкт-Петербург 2009

Вид материалаУчебное пособие

Содержание


10.6. Информация в системе коммуникаций. Информационные потоки и системы, принципы и пути их совершенствования
10.7. Технические средства в управлении:средства приема, составления, копирования, передачи, хранения и поиска документов
11. Деловое общение
Подобный материал:
1   ...   17   18   19   20   21   22   23   24   ...   30

10.6. Информация в системе коммуникаций.
Информационные потоки и системы, принципы и пути их совершенствования


Функционирование организации возможно исключительно при наличии информации, необходимой для выработки и реализации управленческих решений. Информация – это совокупность различных сообщений об изменениях в системе управления и окружающей её среды. Информация классифицируется:
  • по характеру восприятия: визуальная, тактильная, звуковая, обонятельная;
  • по источнику возникновения: внутренняя и внешняя;
  • по времени хранения: постоянно хранящаяся и хранящаяся определённый срок;
  • по времени поступления: периодическая, постоянная, эпизодическая, случайная;
  • по аспектам управления: экономическая, в области управлению персоналом, собственно-управленческая, технико-технологическая; научно-техническая;
  • по форме представления: знаковая (цифровая, буквенная, комбинированная, кодированная) и аналоговая

Управленческая информация выполняет в организации следующие задачи:
  • обслуживает функции управления - от подготовки и принятия решения до доведения результатов его выполнения;
  • связывает подразделения организации и обеспечивает контакты с внешней средой;
  • обеспечивает движение к заданной цели, позволяя выбрать определённую линию поведения.

К информации предъявляются следующие требования: к количеству и качеству; к достоверности и точности; к своевременности; к полноте информации; к полезности; и технологические характеристики, к которым следует отнести плотность её размещения, возможность сохранения в различных условиях, скорость обработки, извлечения, распечатки, представления.


Информация в организации образует информационные потоки, принципиальная схема которых представлена на рис. 38.

Входные данные Выходные данные




Внешняя информация Система управления План

(состояние организацией (бизнес-план)

окружающей среды) (управляющая

подсистема)







Внутренняя Производство

информация (управляемая

(состояние подсистема)

факторов

производства

Обратная связь




Рис.38. Информация в управлении

Как видно из схемы, вся информация системы управления образуется входными и выходными данными.

10.7. Технические средства в управлении:
средства приема, составления, копирования, передачи, хранения и поиска документов


На эффективность управленческого труда решающее влияние оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения различных управленческих работ, средствами связи и служебной моделью – так называемая оргтехника.

Выделяют следующие виды (классы) средств управленческого труда:
  • средства составления документов: пишущие машинки (ручные и электрические), диктофоны, средства механизации чертежно-графических работ, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши;
  • средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее оборудование и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;
  • средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтожения ненужных документов;
  • средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПЭВМ;
  • средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;
  • специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.

Тем не менее, есть общепринятый набор, включающий:
  1. Рабочий стол (обычный или специализированный).
  2. Вспомогательные столы и тумбочки для хранения справочного материала, для установки пишущей или счетной машинки, телефонов, диктофонов и картотек.
  3. Рабочее кресло и стул.
  4. Шкаф обычного типа или специальные (для документации, чертежей), полки, стеллажи и пр.

От конструкции мебели в значительной мере зависят рабочая поза руководителя, затраты времени на поиск документов и канцелярских принадлежностей, на работоспособность человека.

Контрольные вопросы по теме:
  1. Что такое коммуникации?
  2. Назовите виды коммуникаций.
  3. Назовите этапы и элементы коммуникационного процесса.
  4. Назовите помехи в межличностных коммуникациях.
  5. Перечислите помехи организационных коммуникаций.
  6. Коммуникационные сети, их виды.
  7. Что такое информация?
  8. Назовите виды информации.
  9. Какими техническими средствами пользуется менеджер?


РАЗДЕЛ 11. ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ:
ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕРЕГОВОРОВ, ТИПЫ СОБЕСЕДНИКОВ