Алексей Александрович Вовк Татьяна Николаевна Кузьминова Иван Михайлович Ряхов Лидия Яковлевна Афанасьева Бухгалтерский финансовый учет на железнодорожном транспорте учебник

Вид материала

Учебник

Содержание 8.10. Оперативный учет материальных ресурсов в местах хранения 8.11. Методы аналитического бухгалтерского учета материальных ресурсов

Подобный материал:

• Лидия Николаевна Чекунова, д м. н., проф. Алексей Юрьевич Сергеев Объем курса 28 часов., 46.64kb.
• И. Н. «Бухгалтерский управленческий учет на железнодорожном транспорте», 17.01kb.
• Приказ № г. Казань Об утверждении тематики курсовых работ на 2011-2012 учебный год, 523.28kb.
• Руководитель гу регистр сертификации на Федеральном железнодорожном транспорте Владимир, 27.22kb.
• Учебно-тематический план курса «Бухгалтерский финансовый учёт» в рамках программы профессиональной, 21.35kb.
• Рабочая программа По дисциплине «Особенности учета в торговли» По специальности 080109., 264.49kb.
• Программа проведения международной научно-практической конференции Тема: «Безопасность, 87.41kb.
• Программа дисциплины «бухгалтерский финансовый учет» по специальности 060500 «Бухгалтерский, 325.03kb.
• Рабочая программа По дисциплине «Учет и анализ в издательствах» По специальности 080109., 150.62kb.
• Измерение и оценка эффективности хозяйственной деятельности предприятий промышленного, 452.43kb.

8.10. Оперативный учет материальных ресурсов в местах хранения

Учет движения материальных ресурсов в местах хранения – одно из условий эффективного управления запасами. Его ведут материально ответственные лица (заведующие складами, кладовщики), осуществляющие операции по приемке поступающих материалов и отпуску их потребителям и покупателям.

В местах хранения материальные ресурсы учитывают по каждому номенклатурному номеру отдельно и в натуральных измерителях – тоннах, штуках, литрах и т.п. Это обеспечивает надежный контроль за сохранностью материальных ресурсов и позволяет иметь точные сведения о том, насколько фактический запас материалов определенного номенклатурного номера соответствует потребностям предприятия.

Количественно-сортовой учет материальных ресурсов ве­дется на специальных карточках, которые материально ответст­венному лицу выдает бухгалтер. Предварительно работник бух­галтерии в соответствии с номенклатурой (номенклатурой-цен­ником) заполняет титульную часть карточки, указывая в ней на­именование материала, его номенклатурный номер, размер, сорт, единицу измерения, норму запаса и учетную цену, если она не изменяется в течение отчетного периода, т.е. является стандарт­ной.

Наличие в карточках складского учета нормы (лимита) запаса дает возможность заведующему складом систематически контролировать состояние фактических запасов, их соответствие установленным нормам и принимать необходимые меры к пополнению или сокращению запасов. Такой контроль позволяет предупредить образование излишних материальных ресурсов и способствует более эффективному использованию оборотных средств.

Материально ответственные лица записывают в сортовые карточки складского учета все операции по приходу и расходу материалов. Основанием для записей служат первичные бухгалтерские документы – приходные ордера, требования, накладные и др. В карточках указывают содержание операции со ссылкой на номер документа, порядковый номер записи. Последний представляют также и на документах, что облегчает бухгалтерии сверку записей в карточках с данными первичных документов. После каждой записи в карточках определяют и записывают остатки, что дает возможность материально ответственному лицу ежедневно контролировать состояние запасов по каждому виду материалов.

При оформлении отпуска материалов на производство лимитно-заборными картами записи в карточках складского учета целесообразно делать после каждого отпуска.

Правильность и своевременность бухгалтерского учета материалов в большой мере зависят от достоверности складского учета. В связи с этим складской сортовой учет должен быть под постоянным наблюдением и контролем одного из работников бухгалтерии. Он обязан непосредственно на складе проверять правильность оформления первичных документов по приходу и расходу материалов, особенно заполнение установленных реквизитов, наличие подписей лиц, ответственных за данную операцию, а также своевременность записи первичных документов в складские карточки сортового учета, правильность исчисления в них остатков материалов.

Первичные документы по приходу и расходу материалов служат основанием для учета материальных ресурсов не только в местах хранения, но и в бухгалтерии. Поэтому все они, после того как сделаны записи в складские карточки сортового учета, должны быть переданы в бухгалтерию в установленные сроки.

Прием документов от материально ответственного лица производится непосредственно на складе, что не только ускоряет этот процесс, но и дает возможность работнику бухгалтерии каждый раз хотя бы по нескольким номенклатурным номерам проверять фактическое наличие материалов и сопоставлять его с учетными данными сортовых карточек.

Сдача документов в бухгалтерию оформляется реестрами, которые составляют отдельно на приходные и расходные документы с периодичностью, установленной руководителем предприятия.

В реестре указывают номер группы материалов или но­менклатурный номер, количество и номера первичных докумен­тов по группе или номенклатурному номеру. Реестры составляют в двух экземплярах по каждому субсчету учета материальных ре­сурсов. Первый экземпляр вместе с первичными документами сдают в бухгалтерию, второй с распиской работника бухгалтерии о приеме документов остается у материально ответственного лица.

8.11. Методы аналитического бухгалтерского учета материальных ресурсов

Чтобы обеспечить информацией управление материальными ресурсами структурные подразделения ОАО "РЖД" организуют их аналитический учет. Независимо от принятого метода аналитического учета он ведется посредством группировки первичных данных, обеспечивающей получение информации о наличии и движении конкретных наименований материальных ресурсов по их размерам, сортам и т.д. Эта информация является условием выявления резервов нормализации запасов и осуществления контроля за правильностью использования оборотных средств. Материалы, запасные части, топливо и т.д. передают под ответственность специальных работников – заведующих складами, кладовщиков, с которыми заключают договор о материальной ответственности. Они осуществляют операции по приемке материалов, их хранению и отпуску. Правильность этих операций является объектом бухгалтерского контроля, что обусловливает необходимость построения учета материальных ресурсов по материально ответственным лицам (местам хранения).

Учет материальных ресурсов в целом ведется по схеме, приведенной на рис. 8.12.

Организация учета материалов должна предусматривать сопоставление данных бухгалтерии о движении материалов с данными сортового учета, который ведут материально ответственные лица. Это является одним из важнейших средств контроля, осуществляемого бухгалтерией за сохранностью материальных ресурсов, и выявление ошибок, допущенных в учете работниками бухгалтерии или материально ответственными лицами. Посредством такого сопоставления на конкретном участке работы бухгалтерии обеспечивается выполнение требований нормативных документов о непротиворечивости учетных данных.

Сопоставление данных бухгалтерского учета с данными сортового учета материально ответственных лиц может осуществляться различными способами, которые в основном определяют содержание разных методов учета материалов. Эти методы не вносят сколько-нибудь заметных изменений в синтетический учет материалов, особенно в построение его регистров, но порядок аналитического учета каждый из них существенно меняет.

Наиболее рациональным методом учета материалов является тот, который обеспечивает своевременность и достоверность информации о движении материалов. Одновременно он должен быть наиболее экономичным с точки зрения трудовых и материальных затрат. Таким методом в настоящее время в большей части линейных структурных единиц железных дорог является метод, основанный на использовании ЭВМ и компьютерной техники для обработки информации.

Используя этот метод, бухгалтерия линейной структурной единицы документы, принятые от материально ответственных лиц, проверяет, комплектует в пачки и передает на ЭВМ, где их обрабатывают по соответствующей программе и по каждой кладовой составляют машинограммы – оборотные ведомости по номенклатурным номерам материальных ресурсов. Эти ведомости являются регистрами аналитического учета (табл. 8.11), данные которых по номенклатурным номерам материалов в натуральном выражении сверяют с показателями складского учета. Сверка может быть выполнена автоматически составлением машинограммы «Сальдово-сличительная ведомость».

На рис. 8.13 приведена схема аналитического учета материалов с использованием ЭВМ.

При обработке документов с использованием персональных компьютеров и постоянных (стандартных) учетных цен аналитический учет материальных ресурсов целесообразно вести по сальдовому (оперативно-бухгалтерскому) методу, сущность которого состоит в следующем. Первичные документы, поступающие от материально ответственных лиц, в бухгалтерии проверяют с точки зрения наличия предусмотренных реквизитов и законности отраженных операций. Документы, не имеющие необходимых реквизитов или содержащие незаконные операции, к учету не принимают.

Приходные ордера, приемные акты в зависимости от организационной формы снабжения сверяют с относящимися к ним счетами поставщиков или извещениями; требования, полученные из кладовой и отражающие поступление материалов с дорожных складов, сверяют со вторыми экземплярами этих требований, которые бухгалтерия получает вместе с извещением склада; лимитно-заборные карты, поступившие от склада, сличают со вторыми экземплярами, полученными от цехов-потребителей; накладные, приложенные к реестру и отражающие сдачу на склад отходов или возврат материалов, сверяют с экземплярами тех же накладных, поступивших от цехов-сдатчиков и т.д.

После проверки первичных документов операции по приходу и расходу материалов оценивают и определяют итоги по каждой учетной группе материалов. Групповые итоги проставляют непосредственно в реестре. Получение этих итогов является обязательным условием сальдового метода, так как в бухгалтерии аналитический учет материалов ведется только в денежном выражении по учетным группам, а не по каждому номенклатурному номеру.

На основании реестров сдачи документов бухгалтерия по каждому месту хранения (кладовой) ведет накопительные ведомости отдельно по приходу и расходу материалов. Одновременно данные о поступлении и расходе материалов в денежном выражении в накопительных ведомостях распределяют по учетным группам.

Таким образом, накопительные ведомости представляют собой регистры аналитического бухгалтерского учета материалов. При составлении накопительных ведомостей первичные документы по приходу и расходу материалов уже не используют, что значительно облегчает работу. По окончании месяца в накопительных ведомостях по каждой учетной группе материалов подсчитывают итоги и переносят их в групповые оборотные ведомости.

Групповые оборотные ведомости составляют по каждому материально ответственному лицу по учетным группам. После перенесения итогов из накопительных ведомостей по приходу и расходу материалов в оборотных ведомостях определяют остатки на начало следующего месяца.

Итоговые данные групповых оборотных ведомостей используют для сверки с итогами записей в регистрах синтетического учета. Чтобы сделать такую сверку, если на предприятии не одно, а несколько материально ответственных лиц, составляют сводную оборотную ведомость без указания учетных групп. Вместо групп материалов в ней проставляют номера складов (кладовых) и фамилии материально ответственных лиц. Полученные в ней итоги должны соответствовать итогам оборотов и остатков синтетического счета (субсчета), на котором ведется учет материальных ресурсов.

Итог сводной оборотной ведомости в части расхода материалов сравнивают с итогом свода расхода материалов по учетной стоимости.

Кроме показателей аналитического и синтетического учета, по окончании каждого месяца производят сверку учетных данных бухгалтерии с данными складского сортового учета материалов. Для этого материально ответственные лица в складских карточках подсчитывают итоги по приходу и расходу за отчетный месяц и выводят остатки материалов на конец месяца. Полученный итог сверяют с остатком, который исчислен в карточке после записи в ней последней в данном месяце операции. Проверенные конечные остатки материалов работник бухгалтерии или материально ответственное лицо переносит из сортовых карточек складского учета в ведомость учета остатков материалов на складе.

Ведомость учета остатков материалов (табл. 8.10) бухгалтерия открывает на год для каждого склада. Наименование материалов и их номенклатурные номера вписывают в ведомость раздельно по каждой учетной группе.

В бухгалтерии или в вычислительном центре количественные остатки материалов оценивают и подсчитывают частные итоги по каждой группе и общий итог по всем группам материалов. Полученные итоги сверяют по каждой группе материалов и общему итогу с аналогичными данными групповой оборотной ведомости. Тождество остатков, содержащихся в ведомости учета остатков материалов и в групповой оборотной ведомости, подтверждает правильность оперативного (складского) и бухгалтерского учета материалов.

Если при сверке обнаружены какие-либо расхождения, то необходимо выявить ошибки и устранить их. Из-за ошибки по какой-либо учетной группе материалов возникает неравенство остатка, указанного в групповой оборотной ведомости, и остатка, который значится по этой же группе в ведомости учета остатков материалов на складе. Учетная группа локализует ошибки, что позволяет быстрее отыскивать их.

В дистанциях пути регистрами аналитического учета при сальдовом методе служат: по основному складу – накопительные приходные и расходные ведомости, составляемые по учетным группам материалов на основании реестров сдачи документов, по производственным участкам – материальные отчеты, в которых после оценки количественных данных определяют итоги по группам материалов. По окончании месяца по основному складу составляют оборотную ведомость, групповые итоги которой сверяют с соответствующими итогами ведомости учета остатков материалов. Затем проверенные итоги вносят в сводную оборотную ведомость, куда записывают также итоги материальных отчетов.

Таким образом, при сальдовом методе бухгалтерия не ведет сортовой учет материалов и, следовательно, не дублирует складской учет. В то же время она использует и обрабатывает данные складского учета, что устраняет отрыв бухгалтерского учета материалов от складского (оперативного), повышает своевременность и достоверность данных о наличии и движении материальных ресурсов, улучшает контроль за их сохранностью.