Делопроизводство. Подготовка служебных документов
Вид материала | Документы |
Содержание2.2.5. Штатное расписание предприятия (организации, учреждения) 2.2.6. Приказ. Распоряжение |
- Ирина Эдуардовна Садченкова 8(4967) 751166 каб. №№299, 333 Рекомендуемая литература, 59.78kb.
- Хранение документов оперативное хранение документов, 1011.51kb.
- Резюме фио: Микулич Елена Николаевна, 54.45kb.
- Правила оформления реквизитов 27 10. Оформление служебных документов, 1948.33kb.
- Зайцева Любовь Константиновна временно замещающая должность начальника отдела по подготовке, 127.2kb.
- Сферы использования текстовых документов, 52.06kb.
- Подготовка печатных изданий на основе документальных материалов архивов Оренбуржья, 146.74kb.
- «Компьютерная обработка документов», 563.83kb.
- Делопроизводство, 3512.65kb.
- Делопроизводство, 3513.25kb.
2.2.5. Штатное расписание предприятия (организации, учреждения)
Штатное расписание - это организационный документ, устанавливающий количественный и качественный состав работников предприятия (организации, учреждения) в целом и по каждому из его структурных подразделений.
Штатное расписание предприятия составляется по установленной форме*(24) и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно приказом руководителя предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя предприятия или уполномоченного им лица.
Общий порядок подготовки штатного расписания по установленной форме определен Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. N 26).
Порядок подготовки штатного расписания может дополнительно регламентироваться положениями ведомственных организационно-распорядительных документов*(25).
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание оформляется уполномоченным должностным лицом предприятия (как правило, уполномоченным сотрудником отдела кадров), утверждается приказом руководителя предприятия, а подписывается его разработчиком.
Бланк формы Т-3 "Штатное расписание" приведен в Приложении 7 к настоящему пособию.
2.2.6. Приказ. Распоряжение
Письменный приказ - это документированное управленческое решение руководителя предприятия (организации, учреждения), регламентирующее действия его подчиненных, как правило, по двум и более вопросам повседневной деятельности. В свою очередь, под письменным распоряжением (приказом) следует понимать документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени руководителя предприятия (организации, учреждения) его заместителем (помощником) и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности.
Общий порядок и правила оформления приказов и распоряжений определены параграфом 4.1 Типовой инструкции по делопроизводству*(26).
В соответствии с Инструкцией приказами и распоряжениями оформляются:
1) решения нормативного характера;
2) решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия.
Проект приказа (распоряжения) об исполнении указания руководителя предприятия должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок. Подготовка приказов (распоряжений) начинается с разработки их проектов в соответствии с указаниями руководителя предприятия (лица, уполномоченного отдавать соответствующее распоряжение от имени руководителя предприятия) либо в инициативном порядке.
Разработка проектов, как правило, производится ответственными лицами тех структурных подразделений, в компетенции которых находится тот или иной вопрос деятельности предприятия, отражаемый в приказе (распоряжении). Так, проекты приказов по персоналу готовит служба персонала, по финансовым вопросам - бухгалтерия, по вопросам планирования - плановый (планово-экономический) отдел и т.д.
Приказы подписываются руководителем предприятия и (или), по его поручению, - заместителем руководителя. При этом правом подписи приказов по персоналу и финансовым вопросам, как правило, обладает только руководитель предприятия. Распоряжения подписывают заместители (помощники) руководителя предприятия.
С учетом правовой специфики рассматриваемых в данном параграфе документов особое значение придается качественной подготовке проектов приказов (распоряжений). Отметим в этой связи, что обеспечение качественной подготовки проектов указанных документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на лиц, ответственных за внесение проекта на рассмотрение руководства предприятия.
С целью обеспечения правильности содержания проекты приказов (распоряжений), а также приложения к ним (при наличии таковых) обычно визируются:
а) исполнителем проекта;
б) руководителем структурного подразделения, внесшим проект;
в) руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;
г) руководителем службы ДОУ;
д) руководителем юридической службы.
Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие в процессе согласования, излагаются в справке, прилагаемой к проекту документа. Если при этом в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то последний подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые на подпись руководителю предприятия, визируются его заместителями в соответствии с распределением служебных полномочий между ними. При необходимости проекты документов представляются на подпись со справкой, в которой излагаются:
а) краткое изложение сути проекта приказа (распоряжения);
б) обоснование необходимости подписания документа;
в) сведения о том, на основании чего подготовлен данный проект и с кем согласован.
Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания руководителем предприятия (уполномоченным им должностным лицом)*(27).
Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью службы ДОУ предприятия. С целью обеспечения надлежащего учета приказов (распоряжений) подписанные руководителем предприятия документы нумеруются в возрастающем порядке в пределах календарного года (приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно).
Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ (контрольный экземпляр).
Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы 13 кеглем. Приказ (распоряжение) имеет 7 основных реквизитов. Первым является наименование предприятия, далее следуют наименование вида документа (приказ, распоряжение), его дата и номер. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, а номер состоит из знака N и порядкового номера приказа, например: 5 августа 2001 г. N 400. Заголовок документа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через межстрочный интервал, например "Об откомандировании работников предприятия в ...".
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Пятым реквизитом является текст. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается 13 кеглем через полтора интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей или только из распорядительной части.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она, как правило, начинается словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа (к примеру, во исполнение распоряжения вышестоящего органа управления), то в констатирующей части указываются также наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок, например, "В соответствии с Распоряжением Правительства Чеченской Республики от 23 августа 2003 г. N|Р-987 "О дополнительных мерах по противодействию терроризму и экстремизму"_"
Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте проекта.
В качестве исполнителей в документе указываются структурные подразделения (должностные лица) предприятия. Последний пункт распорядительной части документа может также содержать сведения о подразделении (должностном лице) предприятия, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если документ изменяет (отменяет, дополняет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен в обязательном порядке содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст данного пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
Следующий реквизит - виза - включает должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.
Реквизит подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Образец оформления приказа в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству*(28) представлен в Приложении 8, а распоряжения - в Приложении 9 к настоящему пособию.