Лекция 1 "введение в дисциплину"

Вид материала

Лекция

Содержание Настройка программы finereader " Автоматизированная обработка числовых данных. табличные процессоры" Электронные таблицы Ввод повторяющихся данных Сложные формулы и стандартные функции Табличное представление данных Основные и производные данные Электронные таблицы Содержимое ячеек Текстовые данные Указатель текущей ячейки Выбор групп ячеек Операции с ячейками Ввод повторяющихся данных Создание и использование простых формул Абсолютные и относительные адреса ячеек

Подобный материал:

• Конспект лекций н. О. Воскресенская Москва 2008 Оглавление: Лекция Введение в дисциплину, 567.5kb.
• Текст лекций н. О. Воскресенская Оглавление Лекция 1: Введение в дисциплину. Предмет, 1185.25kb.
• Программа дисциплины «История» Введение в дисциплину «История», 288.37kb.
• Лекция Введение в дисциплину, 934.43kb.
• Содержание разделов дисциплины, объем в лекционных часах-60 часов, 48.53kb.
• Лекция Введение в дисциплину Характеристики сетей ЭВМ, 384.76kb.
• Лекция Введение в дисциплину, 100.35kb.
• Программа дисциплины «Введение в историю человечества» для направления 030600. 62 «История», 737.25kb.
• Программа дисциплины «Введение в программирование»  для направления 080700 «Бизнес-информатика», 101.22kb.
• Программа предназначена для преподавателей, ведущих данную дисциплину, учебных ассистентов, 445.52kb.

НАСТРОЙКА ПРОГРАММЫ FINEREADER

Как и большинство других приложений Windows, программу Fine­Reader можно настроить в соответствии с требованиями конкрет­ного пользователя. Все настройки осуществляются при помощи диалогового окна "Опции", которое открывают с помощью любой раскрывающей стрелки на панели инструментов "Scan&Read" или через меню "Сервис". Если использована панель инструментов, то диалоговое окно открывается на вкладке, соответствующей исполь­зованной кнопке панели инструментов.

1. Вкладка "Сканирование" служит для выбора и настройки сканера, а также для определения способа доступа к нему.

2. Вкладка "Сегментация" позволяет настраивать некоторые пара­метры для автоматической сегментации. Здесь задают параметры автоматического разбиения таблиц и настраивают режим авто­матической сегментации многоколоночного текста.

3. Средства вкладки "Форматирование" позволяют задать способ форматирования распознанной страницы и выбрать используе­мые шрифты.

4. Вкладка Распознавание определяет параметры распознавания документа. Она позволяет задать язык документа и особенности исходного шрифта, а также настроить режим распознавания с обучением. Здесь же задается метод цветового выделения нена­дежно распознанных символов.

5. Элементами управления вкладки "Проверка" задают метод про­верки орфографии и способ пометки обнаруженных ошибок или сомнительных мест.

6. Вкладка "Установки" определяет общие настройки программы. Здесь задают язык интерфейса и настраивают используемые единицы измерения.

7. Флажки панели "Показывать" определяют способ представления окна программы и открытых документов.

8. Панель "Цвета" позволяет определить цвета различных элементов документа. В нижней части окна можно задать дополнительные параметры.


ЛЕКЦИЯ 4.1

" АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ОБРАБОТКА ЧИСЛОВЫХ ДАННЫХ. ТАБЛИЧНЫЕ ПРОЦЕССОРЫ"

РАССМАТРИВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ:

ТАБЛИЧНОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ДАННЫХ

ОСНОВНЫЕ И ПРОИЗВОДНЫЕ ДАННЫЕ

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ

СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА EXCEL

СОДЕРЖИМОЕ ЯЧЕЕК

ВВОД ДАННЫХ И ПРОСТЫХ ФОРМУЛ

ВЫБОР ГРУПП ЯЧЕЕК

ОПЕРАЦИИ С ЯЧЕЙКАМИ

ВВОД ПОВТОРЯЮЩИХСЯ ДАННЫХ

СОЗДАНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРОСТЫХ ФОРМУЛ

АБСОЛЮТНЫЕ И ОТНОСИТЕЛЬНЫЕ АДРЕСА ЯЧЕЕК

ФОРМАТИРОВАНИЕ И ИЗМЕНЕНИЕ РАЗМЕРОВ ЯЧЕЕК

СЛОЖНЫЕ ФОРМУЛЫ И СТАНДАРТНЫЕ ФУНКЦИИ

МНОГОСТРАНИЧНЫЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ

СОРТИРОВКА И ФИЛЬТРАЦИЯ ДАННЫХ

СОЗДАНИЕ ДИАГРАММ

ПЕЧАТЬ ГОТОВОГО ДОКУМЕНТА

ТАБЛИЧНОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ДАННЫХ

Табличное представление данных широко используется во всех областях человеческой деятельности. Примеров использования таблиц в обычной жизни можно привести сколько угодно. Финансовые документы, ведомости, калькуляции, счета, журналы учета успеваемости, учебные планы содержат данные, систематизированные определенным образом по столбцам и строкам таблиц.

Например, каждая страница журнала успеваемости является таблицей. В этой таблице столбцы обозначают даты занятий, а строки служат для записи данных об успеваемости студентов. Двумерная структура таблиц позволяет легко находить требуемые данные, анализировать временные зависимости. Благодаря наглядности намного упрощается проведение любых расчетов, использующих данные, хранящиеся в таблицах.

ОСНОВНЫЕ И ПРОИЗВОДНЫЕ ДАННЫЕ

Таблицы состоят из столбцов и строк. Элементы данных записы­ваются на пересечении строк и столбцов. Любое пересечение строки и столбца создает "место" для записи данных, которое называется ячейкой таблицы.

Очень часто значения одних ячеек таблицы определяются по значениям других ячеек при помощи вычислений. Например, в ведомости на зарплату при почасовой оплате значение в столбце "Начислено" можно определить по значениям в столбцах "Тариф" и "Отработано часов". Трудовой стаж вычисляют как разность между текущей датой и датой принятия на работу.

Данные, которые не изменяются в течение достаточно длительного времени (тарифы, нормы), или получены в качестве фактических значений производственных процессов (количество проданного товара, объем выполненных перевозок), называют основными. Вычисляемые данные называют производными.

Иметь дело с обширными таблицами, содержащими как основные, так и производные данные, приходится во многих областях жизни. В частности, это относится ко всем видам финансовой и учетной деятельности. В докомпьютерную эпоху такие таблицы вели вручную: основные данные вписывали, производные данные вычисляли на арифмометрах, а сама таблица имела вид боль­шого разграфленного листа бумаги (ведомости).

Очень часто приходится сталкиваться с задачами пересчета производных данных. При изменении курса соотношения гривны и доллара в магазинах и на базах возникает необходимость пересчета цен товаров. Ежегодно приходится пересчитывать трудовой стаж. Сам пересчет производится, как правило, по достаточно простым формулам. Но однообразность работы и большой объем ведомостей приводили к ошибкам в вычислениях и большим временным затратам. Назрела задача автоматизации табличных расчетов.


Электронные таблицы

Автоматизация табличных расчетов во много раз повышает эффек­тивность и качество работы. Компьютерные программы, пред­назначенные для хранения и обработки данных, представленных в табличном виде, называют электронными таблицами (соответст­вующий английский термин — spreadsheet).

Первые программы электронных таблиц появились вместе с пер­выми персональными компьютерами. В начале 80-х годов элект­ронные таблицы SuperCalc буквально произвели переворот в сознании людей, занимавшихся экономическими и финансовыми расчетами. Один раз, поработав с электронной таблицей, бизнес­мен уже не может отказаться от приобретения и внедрения ком­пьютера. Выпуск программы SuperCalc, заложившей основные принципы электронных таблиц, считают исторической вехой в развитии компьютерной техники.

Способность электронных таблиц быстро и точно производить автоматические вычисления используют не только бухгалтеры и кладовщики. Без электронных таблиц не обходятся участники бирж, руководители брокерских контор, банков и другие финансо­вые менеджеры. С помощью электронных таблиц можно моделиро­вать реальные ситуации и оценивать получающиеся результаты.

Электронные таблицы позволяют находить в бизнесе ключевые точки, воздействуя на которые можно малыми затратами достигать заметных результатов. С помощью таких таблиц можно оценить отдачу от будущих проектов, заблаговременно обнаружить под­водные камни и предотвратить неправильные шаги.

Одно из самых популярных средств управления электронными таблицами - программа Microsoft Excel. Она рассчитана на работу в операционных системах Windows 95 и Windows 98. Обычно используют версии MS Excel 95 и MS Excel 97. Поскольку основ­ные принципы работы с ними одинаковы, далее мы будем гово­рить просто о программе MS Excel


Структура документа Excel

Каждый документ представляет собой набор таблиц — рабочую книгу, которая состоит из одного или многих рабочих листов. Листы одной рабочей книги обычно связаны между собой темати­чески. В случае необходимости рабочая книга может содержать десятки, и даже сотни рабочих листов. Каждый рабочий лист имеет название. Это как бы отдельная электронная таблица. Файлы Excel имеют расширение *.XLS.

Столбцы обозначаются латинскими буквами: А, В, С... Если букв ни хватает, используют двухбуквенные обозначения АА, АВ и далее. Максимальное число столбцов в таблице — 256.

Строки нумеруются целыми числами. Максимальное число строк, которое может иметь таблица — 65 536.

Ячейки в Excel располагаются на пересечении столбцов и строк. Номер ячейки формируется как объединение номеров столбца и строки без пробела между ними. Таким образом, А1, CZ31 и НР65000 — допустимые номера ячеек. Нумерацию столбцов и строк программа Excel выполняет автоматически.

Одна из ячеек на рабочем листе всегда является текущей. Текущая ячейка обведена широкой рамкой, а ее номер (и содержимое) приведены в строке формул.


Содержимое ячеек

Рабочий лист удобно представить в виде двухслойной таблицы. Основные данные занимают только верхний видимый слой ячейки. Вычисляемые данные присутствуют в виде двух компонент. В невидимом нижнем слое находится формула, по которой компьютер вычисляет производное данное и записывает его в верхний видимый слой ячейки.

При загрузке электронной таблицы или изменении любого основного данного, все производные данные вычисляются заново.

Разные таблицы могут содержать совершенно разную информа­цию. Некоторые ячейки таблицы содержат текст, некоторые - числовые данные. С точки зрения программы Excel ячейка может содержать три вида данных.

Текстовые данные представляют собой строку текста произвольной длины. Программа Excel воспроизводит такие данные точно в том виде, в каком они были введены. Ячейка, содержащая тексто­вые данные, не может использоваться в вычислениях. Если Excel не может интерпретировать данные в ячейке как число или как формулу, программа считает, что это текстовые данные.

Числовые данные — это отдельное число, введенное в ячейку. Табличный процессор Excel рассматривает данные как число, если формат данных позво­ляет это сделать. Как числа рассматриваются данные, определяю­щие даты или денежные суммы. Ячейки, содержащие числовые данные, могут использоваться в вычислениях.

Если ячейка содержит формулу, значит эта ячейка вычисляемая, то есть, значение ячейки может зависеть от значений других ячеек таблицы. Содержимое ячейки рассматривается как формула, если оно начинается со знака равенства (=). Все формулы дают число­вой результат.

Формулы в ячейках таблицы не отображаются. Вместо формулы воспроизводится результат, полученный при ее вычислении. Чтобы увидеть формулу, хранящуюся в вычисляемой ячейке, надо выде­лить эту ячейку и посмотреть в строку формул. Изменения в формулы вносят редактированием в этой строке.

Ввод данных и простых формул

Данные в программе Excel всегда вносятся в текущую ячейку. Прежде чем начать ввод, соответствующую ячейку надо выбрать. Указатель текущей ячейки перемещают мышью или курсорными клавишами. Можно использовать и такие клавиши, как HOME, PAGE UP и PAGE DOWN.

Для ввода данных в текущую ячейку не требуется никакой специ­альной команды. Нажатие клавиш с буквами, цифрами или зна­ками препинания автоматически начинает ввод данных в ячейку. Вводимая информация одновременно отображается и в строке формул. Закончить ввод можно нажатием клавиши ENTER.

Числовые данные выравниваются по правому краю, текстовые - по левому. Вместо введенной формулы появляется вычисленное значение.

Для редактирования содержимого ячейки необходимо нажать клавишу F2 или редактировать в строке формул.


Выбор групп ячеек

В некоторых операциях могут одновременно участвовать группы ячеек: строки, столбцы, их "вырезки" и части таблиц. Для того чтобы произвести такую операцию, нужные ячейки необходимо выбрать. Выбранная группа ячеек выделяется на экране: их содержимое отображается белым цветом на черном фоне, а вся группа выделенных ячеек обводится толстой рамкой. Для обозначения группы ячеек используется термин диапазон.

Проще всего выбрать целый столбец и строку. Для этого достаточно щелкнуть мышью по маркеру соответствующей строки или столбца по краям рабочей области.

Щелчок на кнопке в левом верхнем углу рабочей области позво­ляет выбрать весь рабочий лист целиком.

Для выделения части столбца, строки или прямоугольной области удобно использовать метод протягивания курсором мыши. Сначала надо перевести указатель на первую ячейку диапазона, нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, протянуть указатель к последней ячейке диапазона. После отпускания кнопки мыши все ячейки диапазона выде­ляются инвертированным цветом. Цвет первой ячейки остается неинвертированным, чтобы показать, что она является текущей.

Протягивание можно производить в любом направлении. При выделении прямоугольной области надо перевести указатель на ячейку в одном из углов выбираемой области, нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, протянуть указатель в противоположный угол области.

Выделение отменяется, если теперь щелкнуть на любой ячейке.

Вместо протягивания мыши можно использовать клавишу SHIFT. Щелкнув на первой ячейке диапазона, можно нажать клавишу SHIFT и, не отпуская ее, щелкнуть на последней ячей­ке. Если последняя ячейка находится за пределами экрана, то завершить операцию можно после прокрутки. При выборе больших диапазонов этот метод удобнее, чем протягивание.

Если при выборе ячеек удерживать нажатой клавишу CTRL, то можно добавлять новые диапазоны к уже выбранному. Этим приемом можно создавать даже несвязанные диапазоны.


Операции с ячейками

С выбранным диапазоном в программе Excel можно работать так же, как с выбранным фрагментом текста в программе Word. Ячейки можно удалять, копировать или перемещать. Однако жест­кость табличной структуры вносит свои ограничения и дополни­тельные особенности.

Нажатие клавиши DELETE приводит не к удалению диапазона ячеек, а к его очистке, то есть к удалению содержимого выбранных ячеек.

Для того чтобы реально удалить ячейки выбранного диапазона (что сопровождается изменением структуры таблицы), надо выбрать диапазон и дать команду "Правка - Удалить". При этом открывается диалоговое окно "Удаление ячеек", в котором можно выбрать направление смещения ячеек, занимающих освобож­дающееся место. Создать в таблице «дырку», в которую невоз­можен ввод данных, нельзя.

По команде "Правка - Копировать" или "Правка - Вырезать" ячейки выбранного диапазона обводятся пунктирной рамкой. Даже при вырезании ячеек их содержимое продолжает временно храниться в таблице.

Копирование и перемещение ячеек можно осуществлять через буфер обмена, но использование буфера обмена в программе Excel отличается от других приложений Windows тем, что операцию вставки можно произвести только сразу же после операции копиро­вания или вырезания.

Для вставки ячеек, копируемых из буфера обмена, надо сделать текущей ячейку в верхнем левом углу области вставки и дать команду "Правка - Вставить". Ячейки из буфера обмена встав­ляются в указанное место. Если выполняется операция пере­мещения, то после вставки ячейки, из которых перемещаются данные, очищаются.

Копирование и перемещение ячеек можно также производить методом перетаскивания. Для этого надо установить указатель мыши на границу текущей ячейки или выбранного диапазона. После того как он примет вид стрелки, можно произвести пере­таскивание. Если при перетаскивании использовать правую кнопку мыши, то после ее отпускания откроется специальное меню, позволяющее выбрать производимую операцию.


ВВОД ПОВТОРЯЮЩИХСЯ ДАННЫХ

Многие таблицы содержат в ячейках повторяющиеся дан­ные. Табличный процессор позволяет автоматизировать ввод не только повторяющихся данных, но и данных, подчиненных несложному закону изменения.

Сначала надо сделать текущей первую ячейку избранного диапазона и заполнить ее. После этого следует установить указатель мыши на правый нижний угол рамки текущей ячейки. Это маркер заполнения. Указатель мыши примет форму крестика.

Перетаскивание маркера заполнения позволяет «размножить» содержимое текущей ячейки на несколько ячеек в столбце или строке. По ходу пере­таскивания содержимое последней ячейки отображается в небольшом всплывающем окне.

Если требуется более сложный закон изменения последователь­ности значений, процедура несколько усложняется. Выбрав первую ячейку и введя в нее нужное значение, следует дать команду "Правка - Заполнить - Прогрессия". Откроется диало­говое окно "Прогрессия", позволяющее указать как направление заполнения, так и параметры прогрессии.

Переключатели в группе "Расположение" определяют направление заполнения, а на панели "Тип" выбирают тип значений. Панель "Единицы" позволяет задать дополнительные условия, если ячейки содержат даты.

В нижней части диалогового окна задают шаг прогрессии и значение, по достижении которого заполнение прекращается. После щелчка на кнопке ОК данные заносятся в таблицу в соот­ветствии с заданными параметрами.


Создание и использование простых формул

Как уже говорилось, таблица может содержать как основные, так и производные данные. Достоинство электронных таблиц заклю­чается в том, что они позволяют организовать автоматическое вычисление производных данных. Для этой цели в ячейках таб­лицы используют формулы.

Программа Excel рассматривает содержимое ячейки как формулу, если оно начинается со знака равенства (=). Тем самым, чтобы начать ввод формулы в ячейку, достаточно нажать клавишу "=". Однако вводить формулы более удобно, если в строке формул щелкнуть на кнопке "Изменить формулу". В этом случае непосредственно под строкой формул открывается "Палитра фор­мул", содержащая вычисленное значение указанной формулы.

Не стоит пугаться слова «формула». Под формулой понимается всего лишь выражение, состоящее из набора чисел и ссылок на числовые ячейки, соединен­ных знаками математических операций. Чтобы задать ссылку на ячейку, надо указать в формуле ее имя. Это можно сделать вручную или щелчком на соответствующей ячейке по ходу ввода формулы. Ниже приведен пример формулы, содержащей основные арифметические операции:

=(A1+B1)*2,5/(A12-B12).

Знак означает операцию возведения в целую степень.

По окончании ввода формула в таблице не отображается. Вместо нее в ячейке размещается вычисленное значение. Однако если сделать ячейку с формулой текущей, то формулу можно увидеть в строке формул.


Абсолютные и относительные адреса ячеек

Рассмотрим следующую задачу. Таблица начисления заработной платы содержит 4 графы: фамилию работника, тарифную ставку каждого работника, количество отработанных часов и начисленную плату за труд.

	A	B	C	D
1	Фамилия	Тариф. ставка	Отработанные часы	Начисления
				Значение	Формула
2	Иванов	5,3	240		=В2*С2
3	Петров	7,2	180		=В3*С3
4	Сидоров	4,5	380		=В4*С4

Для того чтобы заставить электронную таблицу вычислить плату каждого работника, необходимо в столбец D записать формулы. Для второй строки формула имеет вид =В2*С2. Для вычисления значения D2, как произведения В2 иС2, мы использовали адреса ячеек, входящих в формулу.

Но если нам захочется подсчитать значение в следующей ячейке D3, то опять придется записывать формулу D3=B3*C3. Это неудобно для больших таблиц, и процесс можно автоматизи­ровать.

Гораздо удобнее было бы записать формулу для всех ячеек столбца D, чтобы в них автоматически записывалось произве­дение соответствующих ячеек столбцов В и С. Формула тогда выглядела бы так: Умножить значение, находящееся на две ячейки левее данной, на значение, расположенное в ячейке слева от данной. Адресация по методу «левее», «правее», «ниже» и т. п. не требует абсолютного указания адресов ячеек, входящих в формулу, и называется относительной адресацией.

Оказывается, по умолчанию программа Excel рассматривает адреса ячеек как относительные, то есть именно таким образом. Это позволяет копировать формулы методом заполнения. При копировании вдоль столбца в адресах, входящих в формулу, изменятся вторые части адресов - номера строк. А при копировании вдоль строки - первые части адресов, то есть номера столбцов.

Однако иногда возникают ситуации, когда при заполнении ячеек формулой необходимо сохранить абсолютный адрес ячейки, если, например, она содержит значение, используемое при последующих вычислениях в других строках и столбцах. Для того чтобы задать ссылку на ячейку как абсолютную, надо задать перед обозначением номера столбца или номера строки символ «$».

Таким образом, ссылка на ячейку, например А1, может быть записана в формуле четырьмя способами: А1, $А1, А$1 и $А$1. При заполнении ячеек формулой как относительная рассматри­вается только та часть адреса, перед которой нет символа «$».

Если же ссылка на ячейку была внесена в формулу методом щелчка на соответствующей ячейке, то выбрать один из четырех возможных вариантов абсолютной и относительной адресации можно нажатием клавиши F4.