Конкурс на заміщення вакантних посад. ІІ

Вид материала

Конкурс

Содержание Конкурс на заміщення вакантних посад Процедура засідання конкурсної комісії Вимоги до білетів Складання іспиту Підбиття підсумків іспиту Оцінювання іспиту Чотири бали Відбір кандидатів Загальні принципи роботи з резервом кадрів Основні напрямки формування резерву кадрів Вимоги для зарахування до кадрового резерву Створення спеціальних комісій Щорічному оцінюванню не підлягають Вимоги проведення щорічного оцінювання Етапи щорічного оцінювання Етап оцінювання Підсумкова оцінка Державний службовець перевищив очікувані результати, виявив ґрунтовні знання і навички, застосував інноваційний стиль виконання Етап затвердження керівником вищого рівня результатів оцінювання Заключний етап ... Полное содержание

Подобный материал:

• Оголошує конкурс на заміщення вакантних посад, 223.49kb.
• Перелік питань, 70.49kb.
• Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 року № 169 Про затвердження Порядку проведення, 665.12kb.
• Екзаменаційні білети для складання іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних, 231.32kb.
• Оголошує конкурс на заміщення вакантних посад: Заступника начальника відділу нотаріату, 209.14kb.
• Розпорядження, 24.14kb.
• Розпорядження, 22.18kb.
• Персональний склад комісії з проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних, 481.17kb.
• Управління національними проектами україни, 164.19kb.
• Кабінету Міністрів України від 15. 02. 2002 №169 (зі змінами) (далі Порядок проведення, 183.88kb.

КАЖДРОВА РОБОТА В СИСТЕМІ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ

ОРГАНІВ ДЕРЖАВНОЇ ВЛАДИ.

(матеріал, узагальнений відділенням Національної служби посередництва і примирення в Дніпропетровській області)


І . Загальні питання щодо державної служби в органах державної влади.

Конкурс на заміщення вакантних посад.


ІІ. Кадровий резерв та робота з ним.

ІІІ. Проведення щорічної оцінки виконання державними

службовцями покладених на них обов'язків і завдань.


ІV. Ведення особових справ.


V. Застосуванням локальної системи «Картка»

єдиної державної комп’ютерної системи (ЄДКС) «Кадри» в кадровій

роботі.

Нормативно-правова акти, що регулюють кадрову роботу в органах державної влади.

І. Загальні питання щодо державної служби в органах державної влади.


Успіх соціально-економічних і політичних перетворень в Україні залежить насамперед від ефективної роботи органів державної влади всіх рівнів. Комплектування їх висококваліфікованими кадрами, спроможними забезпечити економічний і соціальний розвиток має першочергове значення.

В основу кадрового забезпечення покладені принципи демократичного добору, просування по службі за діловими якостями, постійного навчання державних службовців, заохочення їх до службової кар’єри, систематичне оновлення кадрів.

Ефективна діяльність державної служби забезпечується системою відповідних законодавчих актів. Правові засади кадрового забезпечення державної служби ґрунтуються на:

Конституції України, закону України «Про державну службу» (із змінами, Кодексів законів про працю України, інших нормативних актах з питань державної служби.


КОНКУРС НА ЗАМІЩЕННЯ ВАКАНТНИХ ПОСАД

Конкурс - це змагання, яке дає змогу виявити найбільш гідних із його учасників. Це особлива процедура добору кадрів на вакантні посади згідно з рішенням конкурсної комісії. Таке рішення є юридичною підставою для призначення на відповідну посаду чи відмови у призначенні.

Метою конкурсу є:

• створення умов для реалізації права громадян на рівноправний доступ до державної служби;

• відбір на державну службу тих громадян, які в змозі виконувати функції за посадою, володіють для цього необхідними особистісними якостями, професійними знаннями, інтелектуальними здібностями.

Рішення про проведення конкурсу приймається та його умови ухвалюються керівником органу, в якому оголошується конкурс.

Інформація про конкурс на заміщення вакантних посад та умови конкурсу публікуються в пресі та поширюються через засоби масової інформації не пізніше як за місяць до проведення конкурсу і доводяться до відома працівників органу, в якому оголошується конкурс.

Конкурсна комісія утворюється наказом керівника. Конкурсна комісія складається з голови, членів комісії та секретаря, зазвичай не менше чотирьох осіб.

У державному органі з малочисленим апаратом (до п'яти осіб) конкурс може проводитися керівником цього органу або конкурсною комісією органу вищого рівня.

Процедура засідання конкурсної комісії:




Процедура засідання конкурсної комісії

• засідання комісії вважається правомочним, якщо на ньому присутні не менше двох третин її складу;
  
• на підставі вивчення поданих документів, рефератів, співбесід комісія приймає рішення стосовно кожного учасника конкурсу шляхом голосування;
  
• рішення комісії приймається за більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні;
  
• у разі рівного розподілу голосів вирішальним є голос голови комісії;
  
• голосування проводиться на закритому засіданні. Форма голосування обирається на розсуд комісії.
  
• засідання комісії оформлюється протоколом, який підписується всіма присутніми на засіданні членами комісії і подається керівникові не пізніше як через 2 дні після голосування;
  
• кожен член комісії може додати до протоколу свою власну думку;
  
• конкурсна комісія повідомляє кандидатів про результати конкурсу протягом трьох днів після його завершення;
  
• рішення про укладення трудового договору приймає керівник на підставі рішення комісії про переможця конкурсу.
  

Рішення комісії :

• Рішення про призначення на посаду державного службовця та зарахування до кадрового резерву приймає керівник державного органу на підставі пропозиції конкурсної комісії протягом місяця з дня прийняття рішення конкурсною комісією.
  
• Рішення конкурсної комісії може бути оскаржене керівнику відповідного державного органу протягом трьох днів після ознайомлення з цим рішенням.
  
• Рішення керівника державного органу може бути оскаржене у порядку, визначеному законодавством.
  

До участі у конкурсі не допускаються особи, які:

• досягли встановленого законодавством граничного віку перебування на державній службі;
  
• визнані в установленому порядку недієздатними;
  
• мають судимість, що є несумісною із зайняттям посади державного службовця;
  
• у разі прийняття на службу будуть безпосередньо підпорядковані або підлеглі особам, які є їх близькими родичами чи свояками;
  
• позбавлені права займати відповідні посади в установленому законом порядку на визначений термін тощо.
  

Перелік документів на участь у конкурсі:

• об'ява про вакансії та конкурс у засобах масової інформації; перелік питань до іспиту; наказ про конкурс та склад комісії;
  
• комплект екзаменаційних білетів (не менше 15 білетів), затверджених керівником державного органу, в якому проводиться конкурс;
  
• екзаменаційна відомість іспиту кандидатів; протокол рішення конкурсної комісії.
  
• заява про участь у конкурсі, в якій зазначається про ознайомлення заявника із встановленими законодавством обмеженнями щодо прийнятої на державну службу та проходження державної служби;
  
• заповнена особова картка (форма П-2 ДС) з відповідними додатками; дві фотокартки розміром 4x6 см;
  
• копії документів про освіту, засвідчені нотаріально чи в іншому встановленому законодавством порядку;
  
• відомості про доходи та зобов'язання фінансового характеру щодо себе та членів своєї сім'ї;
  
• копія першої та другої сторінок паспорта громадянина України, засвідчена кадровою службою.
  

Особи, які працюють у державному органі, де оголошено конкурс, і бажають і у ньому участь, зазначених документів до заяви не додають.


Етапи проведення конкурсу

I етап - публікація оголошення державного органу про проведення конкурсу в пресі або поширення його через інші засоби масової інформації;

2. етап - прийом документів від осіб, які бажають взяти участь у конкурсі, та їх попередній розгляд на відповідність встановленим кваліфікаційним вимогам до відповідного рівня посади;
   

ІІІ - етап - проведення іспиту та відбір кандидатів.


Оголошення про конкурс:

• найменування державного органу із зазначенням його місцезнаходження, адреси та номерів телефонів;
  
• назви вакантних посад із зазначенням, що додаткова інформація щодо основних функціональних обов'язків, розміру та умов оплати праці надасться кадровою службою;
  
• основні вимоги до кандидатів, визначені державним органом щодо і типовими професійно-кваліфікаційними характеристиками посад державних службовців;
  
• термін прийняття документів (протягом 30 календарних днів і дня оголошення про проведення конкурсу).
  
• в оголошенні може міститися додаткова інформація, що не суперечить законодавству про державну службу.
  

Іспит кандидатів

Проводиться конкурсною комісією державного органу, в якому оголошено конкурс. Кадрова служба за погодженням з головою конкурсної комісії визначає дату проведення іспиту та повідомляє кандидатів про місце і час його проведення.

Перевіряються знання Конституції України, Законів України "Про державну службу" та "Про боротьбу з корупцією", а також законодавства з урахуванням специфіки функціональних повноважень відповідного державного органу та структурного підрозділу. Переліки питань можуть публікуватися у відповідних друкованих засобах масової інформації.

Переліки питань обов'язково надаються для ознайомлення всім учасникам конкурсу під час подання документів для участі в конкурсі. Екзаменаційні білети затверджуються головою конкурсної комісії.


Вимоги до білетів

• До кожного білета включається по одному питанню на перевірку знання Конституції України, Закону України "Про державну службу", Закону України "Про боротьбу з корупцією" та два питання на перевірку знання законодавства з урахуванням специфіки функціональних повноважень відповідного державного органу та його структурного підрозділу - всього 5 питань.
  
• Перелік питань наведений у додатку 1 до Загального порядку проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців (Наказ Головного управління державної служби України, Української Академії державного управління при Президентові України N30/84 від 10.05.2002).
  
• Екзаменаційні білети формуються за формою, наведеною у додатку 2 Загального порядку проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців
  
• Кількість білетів має бути не менше 15.
  

Складання іспиту

Під час підготовки відповідей на запитання екзаменаційного білета мають бути присутніми не менше трьох членів конкурсної комісії. Кандидати не можуть самостійно залишати приміщення, в якому складається іспит, до його закінчення.

Іспит складається одночасно для кандидатів на заміщення однієї вакантної посади. У разі невеликої кількості кандидатів та за наявності відповідних умов іспит може проводитися одночасно на заміщення декількох вакантних посад.

Приміщення для складання іспиту має відповідати умовам зручного розміщення, що унеможливлює спілкування кандидатів та забезпечує індивідуальну підготовку відповідей на питання білета.

Іспит складається письмово за екзаменаційними білетами, які пропонуються кандидату за його вибором і відкриваються у присутності кандидатів на заміщення вакантних посад під час складання іспиту. Іспит складається державною мовою.

При підготовці відповідей на питання білета кандидат здійснює записи на аркуші із штампом органу, в якому проводиться конкурс. Перед відповіддю обов'язково вказуються прізвище, ім'я та по батькові кандидата, номер білета та питання, зазначені в білеті.

Після підготовки відповідей на аркуші проставляються підпис кандидата та дата складання іспиту. Загальний час для підготовки відповіді на екзаменаційний білет має становити не більше 60 хвилин.


Підбиття підсумків іспиту

Оцінка проводиться всіма членами комісії. Члени конкурсної комісії приймають спільне рішення щодо оцінки відповіді на кожне питання екзаменаційного білета. Такі оцінки виставляються на аркуші з відповідями кандидата.

Кандидати, які набрали загальну суму балів, складає 50 відсотків від максимальної суми балів, яка може бути виставлена при наданні відповідей, вважаються такими, що успішно склали іспит. Кандидати, які набрали менше 50 відсотків від максимальної суми балів, вважаються такими, що не склали іспит.

Підбиття підсумку здійснюється шляхом додавання балів за кожне питання і занесення загальної суми балів в екзаменаційну відомість. З результати» іспиту кандидат ознайомлюється особисто. Аркуші з відповідями кандидатів зберігаються разом з іншими матеріалами та документами конкурсної комісії у кадровій службі.


Оцінювання іспиту

П'ять балів	Виставляються кандидатам, які виявили глибокі знання Комети і унії України, Законів України "Про державну службу" та "Про боротьбу з корупцією" та успішно справилися із запитаннями на перевірку знання законодавства з урахуванням специфіки функціональних повноважень відповідного державного органу та його структурного підрозділу.
Чотири бали	Виставляються кандидатам, які виявили повні знання Конституції України, Законів України "Про державну службу" та "Про боротьбу з корупцією" і достатньо володіють знаннями законодавства з урахуванням специфіки функціональних повноважень відповідного державного органу та його структурного підрозділу.
Три бали	Виставляються кандидатам, які виявили розуміння поставлених питань в обсязі, достатньому для подальшої роботи.
Два бали	Виставляються кандидатам, які розуміють основні поняття нормативно-правових актів, але в процесі відповіді допустили значну кількість поминок.
Один бал	Виставляється кандидатам, які не відповіли на питання у встановлений строк.

Відбір кандидатів

Конкурсна комісія на підставі розгляду поданих документів, результатів іспиту та співбесіди з кандидатами, які успішно склали іспит, на своєму засіданні здійснює відбір осіб для зайняття вакантних посад державних службовців.

Інші кандидати, які успішно склали іспит, але не були відібрані для призначення - на посади, у разі їх згоди, за рішенням конкурсної комісії можуть бути рекомендовані для зарахування до кадрового резерву в цьому державному органі і протягом року прийняті на вакантну рівнозначну або нижчу посаду без повторного конкурсу.

Якщо жоден з кандидатів не рекомендований конкурсною комісією для зайняття вакантної посади державного службовця, оголошується повторний конкурс.


ІІ. Кадровий резерв та робота з ним


Кадровий резерв - це спеціально сформована група працівників, яка за своїми особистими якостями за умови певної додаткової підготовки може досягти кваліфікаційних вимог, що ставляться перед особами, які призначаються на відповідні посади.

Загальні принципи роботи з резервом кадрів:

• добір кандидатів до складу резерву за їх діловими й особистими якостями, внутрішнім потенціалом і освітнім цензом;
  
• оптимізація структури і складу резерву з урахуванням того, що для кожної посади необхідно мати 2-3 кандидатури;
  
• диференціація резерву залежно від особливостей організації або напрямків діяльності;
  
• регулярний і систематичний пошук кандидатів з урахуванням приблизного процента вибуття із резерву кадрів окремих працівників, зміни структури управління і потреби організації в кадрах управління на перспективу;
  
• дотримання гласності.
  

Робота з резервом керівних кадрів є комплексною, ведеться в декілька етапів і будується на певних принципах (рис. 2).





Рис. 2. Етапи роботи з резервом кадрів


Основні напрямки формування резерву кадрів:

- визначення вимог до посади;

- вивчення ділових та особистих якостей кандидатів у резерв, їх здібностей та нахилів до діяльності стосовно конкретної посади;

- планування і проведення теоретичної підготовки кандидатів у резерв за спеціальною програмою у відповідних навчальних закладах або навчальних центрах;

- організація стажування з метою отримання практичного досвіду і вироблення навичок керівної роботи.

У державних органах відповідно ст. 28 Закону України «Про державну службу» кадровий резерв державної служби створюється для:

• зайняття посад державних службовців;
  
• просування по службі.
  

Порядок формування і організація роботи з кадровим резервом регулюються Положенням про кадровий резерв державної служби, яке затверджено відповідною Постановою Кабінету Міністрів України.


Кадровий резерв формується із:

• спеціалістів місцевого та регіонального самоврядування, виробничої, соціально-культурної, наукової та інших сфер;
  
• народних депутатів України;
  
• керівників і спеціалістів підприємств, установ, організацій;
  
• працівників органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування;
  
• державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, які підвищили кваліфікацію, пройшли стажування або за результатами атестації рекомендовані для роботи на більш високих посадах;
  
• осіб, рекомендованих конкурсними комісіями для зарахування до кадрового резерву;
  
• випускників вищих навчальних закладів, у тому числі тих, що зараховані на навчання за освітньо-професійними програмами підготовки магістрів державного управління;
  
• державних службовців, які бажають перейти на службу в органи місцевого самоврядування.
  

Вимоги для зарахування до кадрового резерву:

- зараховуються професійно підготовлені працівники, які успішно справляються з виконанням службових обов'язків;

- зарахування працівника до кадрового резерву проводиться за його згодою;

- про зарахування до кадрового резерву повідомляється керівництво за місцем роботи зарахованого працівника;

- на посаду керівника - не менше двох осіб;

- на посади спеціалістів складаються списки осіб, зарахованих до кадрового резерву, з урахуванням фактичної потреби;

- список осіб, зарахованих до кадрового резерву, переглядається щороку в грудні;

- у разі необхідності до списку протягом року можуть бути внесені зміни у порядку, встановленому для зарахування до кадрового резерву.

Зарахування до кадрового резерву затверджується наказом чи розпорядженням керівника державного органу за погодженням з іншими органами. Пропозиції щодо резерву на посади, призначення на які здійснюється органами вищого рівня (крім І- III категорій, призначення на які здійснюється Президентом України та Кабінетом Міністрів України), розглядаються спеціальними комісіями, утвореними при цих органах.


Створення спеціальних комісій

• Комісію очолює керівник органу або його перший заступник.
  
• Склад комісії затверджується рішенням відповідного органу.
  

Перелік документів

• Заява.
  
• Особистий план, особи зарахованої до резерву.
  
• Лист-погодження, якщо особа є працівником іншого органу.
  
• Наказ про зарахування до резерву.
  
• Список резерву.
  

ІІІ. Проведення щорічної оцінки виконання державними

службовцями покладених на них обов'язків і завдань.

Щорічне оцінювання - це контроль за проходженням державної служби та професійними досягненнями державних службовців шляхом перевірки якості їхньої діяльності відповідно до посадових інструкцій, особистих планів роботи.


Завдання щорічного оцінювання:

• оцінка виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань;
  
• поліпшення добору й розстановки кадрів;
  
• розвиток ініціативи і творчої активності у державних службовців;
  
• визначення потенціалу державних службовців, потреб у підвищенні кваліфікації та особистому розвитку;
  
• планування кар'єри, вдосконалення процесу планування та організації діяльності як державного службовця, так і державного органу в цілому;
  
• виявлення організаційних проблем оперативного реагування на них.
  

Щорічному оцінюванню не підлягають:

- вагітні жінки;

- державні службовці патронатної служби;

- державні службовці, призначені на посаду у звітному періоді.

Щорічна оцінка виконання керівником державного органу покладених на нього обов'язків і завдань здійснюється керівником органу вищого рівня. Захід проводиться відповідно до критеріїв та показників якості роботи державних службовців, які поділяються на загальні (характерні для усіх державних службовців) та спеціальні (залежать від особливостей роботи кожного державного органу).

Критерій - це показник, на основі якого здійснюється оцінка чи класифікація управлінських процесів та діяльності. Розробка спільних (єдиних) критеріїв ґрунтується на таких засадах:

• поєднання головної мети держави та виконання конкретних завдань щодо її реалізації;
  
• функції державної служби, специфіка діяльності та вимоги до державних службовців, що визначені у Законі України «Про державну службу»;
  
• наявність спільних рис, завдань та вимог у Довіднику «Професійно-кваліфікаційних характеристиках посад державних службовців»;
  
• створення незалежних комісій (конкурсних), у складі яких були б відсутні представники організації, яка добирає до резерву чи безпосередньо на посаду державних службовців.
  

Загальні критерії

• Обсяг роботи, що виконується та її якість.
  
• Вміння планувати роботу.
  
• Професійні знання, вміння і навички.
  
• Уміння формулювати точку зору (усно, письмово).
  
• Готовність до дій, ініціатива.
  
• Оперативність мислення.
  
• Працездатність та витривалість.
  
• Відповідальність та самостійність.
  
• Здатність до лідерства.
  
• Здатність до накопичення, поновлення і творчого застосування професійного досвіду.
  
• Етика поведінки, стиль спілкування.
  
• Вміння спрацювати (співробітництво).
  

Критерії для керівних працівників

• Здатність до переговорів.
  
• Уміння організовувати роботу підлеглих.
  
• Професіоналізм у керівництві роботою підрозділу.
  
• Контроль.
  
• Оцінка та заохочення.
  

Щорічна оцінка ґрунтується на засадах законності, прозорості, гласності, об'єктивності, неупередженості, рівноправності. Має здійснюватися в атмосфері довіри і справедливості.

Період проведення щорічного оцінювання

- проводиться в період між атестаціями безпосередніми керівниками (керівниками структурних підрозділів) у січні - лютому місяці за підсумками минулого року;

- з урахуванням особливостей державного органу (велика чисельність працівників, інший період підбиття підсумків роботи за рік) термін оцінювання може бути продовжений до двох місяців або встановлений інший період.


Вимоги проведення щорічного оцінювання

• поширюється на всіх державних службовців з порядком проведення щорічної оцінки та критеріями і показниками якості роботи;
  
• разом з відповідними підрозділами забезпечують формою бланка щорічної оцінки виконання державним службовцем посадових обов'язків і завдань (форма бланка щорічної оцінки), зразок якої наведено в додатку 2 Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань (Наказ ГУДС України від 31 жовтня 2003 р. № 122);
  
• зазначена форма може доводитися до державних службовців в паперовому або комп'ютерному варіантах.
  

Етапи щорічного оцінювання

I етап - підготовчий період;

II етап - оцінювання;

ІІІ етап - співбесіда;

ІV етап - підписання результатів обговорення;

V етап - затвердження керівником вищого рівня результатів оцінювання;

VI етап - заключний етап.


Підготовчий період - це аналіз виконання завдань державним службовцем та обов'язків, визначених у посадових інструкціях, положеннях про структурні підрозділи, особистих планах роботи, наданих окремих дорученнях протягом звітного періоду, а також аналіз безпосереднім керівником виконання завдань та обов'язків, визначених у посадових інструкціях, положеннях про структурні підрозділи, особистих планах роботи, наданих окремих дорученнях у звітний період; установлення безпосереднім керівником дати проведення співбесіди.

Етап оцінювання відбувається шляхом самооцінювання; оцінювання безпосереднім керівником виконання державним службовцем посадової інструкції, особистого плану роботи, визначеного на початку звітного періоду, окремих доручень, завдань, перевіряє своєчасність, якість, результативність їх виконання, з'ясовує причини продовження термінів виконання завдань, змін до плану тощо; за результатами оцінювання і самооцінювання керівником виставляється підсумкова оцінка; результати заносяться до форми бланка щорічної оцінки та додатка до неї; заповнену форму бланка щорічної оцінки безпосередній керівнику тижневий термін передає державному службовцю для ознайомлення.

Підсумкова оцінка

Низька	Державний службовець повинен поліпшити свою роботу, щоб уникнути постійного втручання керівника для корекції результату його роботи.
Задовільна	Державний службовець досяг певних результатів, володіє певним обсягом навичок, необхідних для виконання посадових обов'язків, і повинен спрямовувати свою діяльність на ті складові, які примушують керівника часом вносити корективи в результати роботи.
Добра	Державний службовець досяг результатів володіння навичками й уміннями, унеможливив необхідне втручання керівника в результати роботи, спрямував зусилля на запровадження інноваційного стилю пошуку рішень.
Висока	Державний службовець перевищив очікувані результати, виявив ґрунтовні знання і навички, застосував інноваційний стиль виконання своїх обов'язків і доручень.

Етап співбесіди проводиться між безпосереднім керівником та державним службовцем з метою обговорення результатів оцінки його роботи за минулий рік та досягнення домовленостей на наступний рік щодо виконання завдань, визначення необхідності підвищення кваліфікації та складання особистих планів роботи на наступний рік з огляду на пріоритети діяльності структурного підрозділу або державного органу.

Етап співбесіди має закінчуватися підписанням безпосереднім керівником і державним службовцем форми бланка щорічної оцінки на підтвердження того, що результати оцінювання обговорені та складено особистий план роботи на наступний рік, зразок якого наведено в додатку 3 Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань (Наказ ГУДС України від 31 жовтня 2003 р. № 122).

Етап затвердження керівником вищого рівня результатів оцінювання здійснюється після ознайомлення з результатами оцінювання; керівник вищого рівня при цьому може висловити свої зауваження та пропозиції, а також провести у разі необхідності додаткові співбесіди.

Заключний етап це перевірка кадровою службою державного органу повноти заповнення форми бланка щорічної оцінки; додання форми бланка щорічної оцінки до особової справи державного службовця.


Функції кадрової служби

• Аналіз.
  
• Узагальнення результатів щорічної оцінки.
  
• Підготовка проектів відповідних рішень з питань кадрового менеджменту. Указані висновки враховуються при складанні річних планів роботи з кадрами, визначенні щорічної та перспективної потреби в кадрах, формуванні державного замовлення на підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації державних службовців, плануванні їх кар'єри.
  

Результати щорічної оцінки враховуються під час:

- атестації державних службовців;

- розгляді питань просування по службі;

- присвоєнні чергового рангу;

- установленні передбачених законодавством грошової винагороди, надбавок, премій або змін їх розміру;

- при вирішенні питання щодо продовження терміну перебування на державній службі;

- формуванні кадрового резерву та інших питань проходження державної служби.

Оскарження державними службовцями результатів щорічної оцінки уможливлюються:

• у разі незгоди з оцінкою керівника державний службовець у десятиденний термін може звернутися із заявою до керівника вищого рівня, висловивши зауваження та обґрунтувавши їх;
  
• у разі ухвального рішення керівника вищого рівня.
  

Перелік документів:

1. бланк щорічної оцінки виконання державним службовцем посадових обов'язків і завдань;
   
2. особистий план роботи державного службовця;
   
3. наказ установи про проведення щорічної оцінки.
   

ІV. Ведення особових справ


Особова картка - це узагальнені відомості про працівника установи. В особовій справі відобра7кається проходження державної служби, містяться біографічні та інші дані державного службовця. Особова картка є документом службового користування.

Формування особової справи розпочинається з початком розгляду питання про призначення на посаду державного службовця. Перевіряться наявність на даного працівника справи в поточному архіві. Якщо вона є, слід звірити з описом наявність документів і долучити їх до документів, які подаються. При цьому запис переліку нових документів продовжується у старому описі. За потребою складається новий опис. Остаточно особова справа працівника оформляється після призначення (обрання) службовця (претендента) на посаду.

Порядок призначення (обрання) на посади державних службовців регулюються Конституцією України та Законами України «Про державну службу», «Про місцеве самоврядування в Україні», іншими нормативно-правовими документами.


При початковому формуванні особової справи в опис включаються:

• документи відповідно до їх розміщення у справі із зазначенням повної назви документ, організації, яка його видала, номера і дати документа;
  
• дати включення його до особової справи і кількості аркушів.
  

Матеріали, які надійшли після призначення працівника на посаду, вносяться до опису за їх надходженням


Вимоги до формування особових справ

• Сформована особова справа реєструється у книзі обліку руху особових справ протягом тижня з дня призначення працівника на посаду.
  
• Після формування та реєстрації особової справи на паперових носіях працівник кадрової служби формує особову справу в електронній формі у порядку, визначеному Головним управлінням державної служби України.
  
• Не дозволяється розголошувати дані, які містяться в особових справах, вилучати з них документи, вносити в облікові дані будь-які зміни без відома працівника, на якого оформлена особова справа, та керівника органу і керівника кадрової служби.
  
• Особова справа державного службовця з часом проходження ним державної служби доповнюється відповідними матеріалами та щорічно до 15 квітня, тобто після подання декларації про доходи, уточнюється.
  
• Про зміни облікових даних державних службовців орган виконавчої влади інформує Головне управління державної служби України та його територіальні органи у встановленому порядку.
  
• При звільненні працівника особова справа здається до поточного архіву. В цьому випадку в особовій картці робиться запис про звільнення працівника (вказується дата й причина звільнення працівника з посади, номер і дата наказу (розпорядження).
  
• Зберігаються в опечатаних металевих шафах або сейфах.
  
• Роботу щодо ведення, зберігання особових справ забезпечує кадрова служба або працівник, на якого покладено виконання кадрових питань.
  
• Працівники, які займаються обліком державних службовців, несуть відповідальність за недотримання встановленого порядку збереження і видачі особових справ згідно з чинним законодавством.
  
• Кожна особова справа підшивається у спеціально призначену для цього пронумеровану папку. На першій сторінці зверху зазначається повна назва органу.
  
• Порядковий номер справи визначається відповідно до реєстраційного номеру у книзі обліку руху особових справ державних службовців.
  
• Папки для зберігання архівних справ також нумеруються і зберігаються окремо від діючих справ.
  
• Порядок видачі особових справ встановлюється керівником відповідного органу. Особи, які користуються особовими справами, зберігають їх нарівні з таємними документами без права передачі іншим особам, якщо це не викликано службовою необхідністю, і не розголошують їх змісту.
  
• Зберігання особових справ у електронному вигляді здійснюється відповідно до вимог законодавства з питань захисту інформації. Порядок зберігання особових справ у електронній формі визначається Головдержслужбою за погодженням з Держспецзв'язку.
  

Особові картки

Особові картки (форма П-2ДС) заповнюють всі органи, установи (організації), на працівників яких поширюється Закон України «Про державну службу». Питання, пов'язані з порядком ведення Особової картки, її зберіганням, повнотою інформації, актуальністю, регулюються чинним законодавством, та іншими документами (паспорт, військовий квиток, дипломи, свідоцтва). Особова картка заповнюється українською мовою, в називному відмінку (крім окремо зазначеного).

Пункти 1-11 особової картки: Загальні відомості державний службовець заповнює відповідно до записів у: паспорті; дипломі; свідоцтві; атестаті про освіту та інших документах:

1. Прізвище: теперішнє, дівоче - в дужках, якщо таке існує; ім'я та по батькові.
   
2. Громадянство України: (дд) число - двозначне число, місяць - назва, (рррр) рік - чотиризначне число. Зазначаємо 24 серпня 1991 р. або відповідно до Закону Україну про громадянство від 13 листопада 1991 р.
   
3. Місце народження: країна, область, район, місто (село).
   
4. Дата народження: (дд) число, (мм) місяць, (рррр) рік - чотиризначне число;
   
5. Освіта: вища, середня;
   

• Назва навчального закладу (на момент закінчення) та його місцезнаходження;
  
• (рррр) дата вступу і закінчення навчального закладу;
  
• спеціальність: заповнюється відповідно до запису у дипломі (свідоцтві);
  
• кваліфікація: заповнюється відповідно до запису у дипломі (свідоцтві);
  
• диплом (свідоцтво): номер і (дд, мм, рррр) дата його видачі.
  

Якщо державний службовець навчається у навчальному закладі, то заповнюються тільки графи: назва навчального закладу та його місцезнаходження, рік вступу, спеціальність, як було вказано вище.

6. Науковий ступінь, вчене звання: заповнюється відповідно до запису у дипломі, (рррр) рік присвоєння, номер диплома, (дд, мм, рррр) дата його видачі.
   
7. Якими мовами володієте і якою мірою: читаєте та перекладаєте із словником, читаєте і можете розмовляти, володієте вільно.
   
8. Наукові праці та винаходи: кількість опублікованих монографій, статей, винаходів; список опублікованих робіт додається.
   
9. Сімейний стан: перелічити членів сім'ї із зазначенням дати народження, прізвища, ім'я та по батькові.
   
10. Паспорт: серія, номер, ким виданий, дата видачі - записується відповідно до запису у паспорті.
    
11. Домашня адреса, телефон: місто, поштове відділення, вулиця, корпус, номер будинку, квартира.
    

Особистий підпис

число, місяць - назва, рік - чотиризначне число;

12. Дата прийняття Присяги державного службовця: число - двозначне число, місяць - назва, рік - чотиризначне число;

13. Прийняття на державну службу:

а) на підставі конкурсу: номер протоколу, дата (число - двозначне число, місяць - назва, рік - чотиризначне число);

б) до патронатної служби: посада керівника;

в) з резерву: дата включення в резерв;

г) інше: згідно з встановленим законодавством (стаття 15 Закону України «Про державну службу»).

14. Загальний стаж роботи: вказується приведена дата* (дд, мм, рррр), яка визначається згідно з Законом України «Про пенсійне забезпечення», відповідно до записів у трудовій книжці;

15. Безперервний стаж роботи: вказується приведена дата* (дд, мм, рррр), яка визначається згідно з Постановою Ради Міністрів СРСР № 252 від 13 квітня 1973 року, відповідно до записів у трудовій книжці.

16. Стаж державної служби: вказується приведена дата* (дд, мм, рррр), яка визначається згідно з Порядком обчислення стажу державної служби, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України № 283 від 3 травня 1994 року, відповідно до запису в трудовій книжці.


Для розрахунку приведеної дати обчислюється стаж роботи відповідно до діючого законодавства та записів у трудовій книжці і на певну дату і відраховується від неї (стаж роботи відраховується від певної дати). Наприклад: на 10.12.95 р. стаж роботи складає 20 років З місяці 9 днів, у цьому випадку приведена дата буде 01.09.75 р.


Заповнення особової картки: пункти II - VIII

Заповнюються відповідно до вимог таблиць. Записи повинні здійснюватись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт законів (Закон України «Про державну службу», КЗпП України).

Записи вносяться відповідно до наказу (розпорядження), із зазначенням (дд, мм, рррр) дати його видачі. Записи дат виконуються арабськими цифрами, (дд) число і (мм) місяць - двозначні числа, (рррр) рік - чотиризначне число, розділені крапкою, крім окремо зазначених.

ІІ. Продовження терміну перебування на державній службі. У графі «Підстава»: номер і дата листа-погодження Головдержслужби, на основі якого продовжено термін перебування на державній службі.

ІІІ. Просування по службі в державному органі. При кожній зміні: назви структурного підрозділу, посади, категорії, рангу (див. таблицю) проводиться окремий запис.

IV. Відпустки. Запис здійснюється по запропонованій формі (див. таблицю), що відповідає чинному законодавству.

V. Дисциплінарна відповідальність. Заповнюється відповідно до статті 14 Закону України«Про державну службу».

У графі 1 «Причина» - причина, що призвела до дисциплінарної відповідальності.

У графі 2 «Вид стягнення» - дисциплінарне стягнення, захід дисциплінарного впливу; у випадку, коли державного службовця відсторонено від службових обов'язків та призначено службове розслідування відповідно до статті 22 Закону України «Про державну службу», необхідно додатково вказувати строки відсторонення (термін від ___________ до ____________, на який відсторонено), результати розслідування.

VI. Заохочення, нагороди, почесні звання. Запис здійснюється на підставі рішення відповідного органу.

VII. Зарахування до кадрового резерву. Заповнюється відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України № 853 від 19 грудня 1994 року, відновлюється кожного року.

Графа 1 - «Орган, до якого зараховано в кадровий резерв» вказується назва органу, до якого зараховано в кадровий резерв. В разі, коли державний службовець зарахований до кадрового резерву в тій же установі (організації), де він працює, записується: - У цьому органі.

VIII. Підвищення кваліфікації. Назва навчального закладу (на момент закінчення), у тому числі за кордоном. Програма чи тематика підвищення кваліфікації: заповнюється відповідно до запису у дипломі (свідоцтві).

Заповнення особової картки: пункт IX

Заповнюється згідно з Інструкцією про порядок ведення обліку військовозобов'язаних і призовників на підприємствах, в установах, організаціях та навчальних закладах відповідно до записів у військовому квитку.

При заповненні особових карток на солдатів, матросів, старшин, прапорщиків та мічманів запасу необхідно дотримуватися наступних вимог:

1) у рядку «Група обліку» - пункт 24 військового квитка;

2) у рядку «Категорія обліку» - пункт 23 військового квитка;

3) у рядку «Склад» - пункт 25 військового квитка;

4) у рядку «Військове звання» - пункт 20 військового квитка;

5) у рядку «Військово-облікова спеціальність №» - пункт 26 військового квитка;

6) у рядку «Придатність до військової служби» вказується:

«стройовий», якщо в розділі V військового квитка відсутній запис про стан здоров'я або є відмітка про придатність до стройової служби;

«нестройовий по гр. ст. наказу МО 19 р. № », якщо в розділі V військового квитка є запис про придатність до нестройової служби з посиланням на відповідну статтю і наказ Міністра оборони України;

«непридатний із зняттям з обліку по гр. ст. наказу МО 19 р. № », якщо про це є відповідний запис в розділі IX військового квитка;

7) у рядку «Назва райвійськкомату за місцем проживання» вказується найменування військкомату, в якому військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку. Якщо ж військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку в виконкомі сільської (селищної, міської) Ради народних депутатів, то вказується найменування військкомату, який здійснює керівництво цим обліковим органом;

8) у рядку «Перебуває на спецобліку №» олівцем проставляється серія і номер посвідчення про відстрочку, номер переліку, пункту та розділу переліку (постанови), відповідно до якого оформлено бронювання військовозобов'язаного


Заповнення особової картки: додаткові відомості

Додаткові відомості - це відомості відповідно до статей 12, 16 Закону України «Про державну службу», а саме:

а) не мав судимості, не займаюсь підприємницькою діяльністю безпосередньо або через посередників, не працюю за сумісництвом, не повірений третіх осіб у справах державного органу, не член складу керівних органів підприємств тощо;

б) до якої категорії пільговиків відноситься, наприклад: чи є ліквідатором аварії на ЧАЕС, офіцер запасу - пенсіонер та інші, номер посвідчення, дата (дд, мм, рррр) видачі та назва органу, який видав.


Заповнення особової картки: дата і причина звільнення

Записи здійснюються у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт КЗпП України або статтю 30 Закону України «Про державну службу».


V. Застосуванням локальної системи «Картка»

єдиної державної комп’ютерної системи (ЄДКС) «Кадри»

у кадровій роботі

Основною метою єдиної державної комп’ютерної системи «Кадри» (далі – система «Кадри») є підвищення ефективності роботи з персоналом, вдосконалення роботи, що проводиться у сфері обліку, навчання та інформування державних службовців.

Основними завданнями системи «Кадри» є:

• поліпшення обліку даних, що стосуються державних службовців;
  
• удосконалення схеми збирання інформації про стан кадрового забезпечення державної служби;
  
• впровадження інформаційно-аналітичних засобів в усіх ланках державної служби;
  
• удосконалення системи навчання службовців на основі дистанційного навчання;
  
• реалізація контрольно-аналітичних процедур щодо забезпечення державної служби.
  

Локальна система «Картка ЄДКС «Кадри» дозволяє проводити моніторинг змін та оновлення даних осіб, уповноважених на виконання функцій держави.

«Картка ЄДКС «Кадри» використовується з метою:

– оперативного аналізу кількісного та якісного складу державних службовців;

– оперативного аналізу плинності кадрів;

– аналізу кількісних та якісних показників роботи кадрової служби, що стосується перепідготовки та підвищення кваліфікації державних службовців;

– підготовки аналітичних матеріалів для Головдержслужби щодо кількісного складу державних службовців передпенсійного віку;

– підготовки програм навчання та підвищення кваліфікації державних службовців на основі аналізу плинності кадрів;

– контролю за присвоєнням чергового рангу державних службовців та інших питань проходження державної служби.


Використання мережевої версії системи «Картка» завжди у нагоді для підготовки звітів з питань кадрової роботи та для контрольно-аналітичних процедур у сфері державної служби.

Використання локальної системи забезпечує можливість ведення особової картки державного службовця у електронному вигляді. Особа відповідальна за ведення локальної системи «Картка ЄДКС «Кадри» повинна обіймати посаду державного службовця і володіти комп’ютерною технікою на рівні впевненого користувача і дотримуватись виконання таких вимог:

• неухильно виконувати вимоги Законів України «Про інформацію», «Про захист інформації в автоматизованих системах», «Про Концепцію Національної програми інформатизації», «Про Національну програму інформатизації України», «Про затвердження завдань Національної програми інформатизації України». щодо збору, накопичення, переробки та передачі конфіденційної інформації;
  
• отримувати допомогу (в процесі роботи) та роз’яснення Говдержслужби щодо використання системи в управлінні державної служби;
  
• комп’ютер, на якому встановлена локальна система «Картка» ЄДКС «Кадри», не може бути підключений ні до локально, ні до глобальної мереж обміну електронною інформацією;
  
• комп’ютер, на якому встановлена локальна система «Картка» ЄДКС «Кадри», локальна система «Картка» ЄДКС «Кадри», працівнику та заступнику керівника державного органу, які відповідають за кадрову роботу в органі;
  
• передача інформації, сформованої засобами локальної системи «Картка» ЄДКС «Кадри», можна здійснювати лише шляхом експорту-імпорту документів на дискетах або USB Flash drive.
  

У Дніпропетровській області локальна система «Картка» ЄДКС «Кадри» в місцевих органах влади, органах місцевого самоврядування та територіальних підрозділів центральних органів виконавчої влади запроваджена з 2005 року. Таким чином, у Дніпропетровській області була сформована регіональна база даних осіб, уповноважених на виконання функцій держави.

Використання засобів інформатизації у практичній роботі кадрових служб регіону сприяло не лише упорядкуванню обліку та створенню електронної бази даних державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, а й значному поліпшенню кадрового діловодства в органах виконавчої влади та місцевого самоврядування.


Червень 2009 р. м. Дніпропетровськ


Вик. Баранець З.О.

Савіна О.В.


ПЕРЕЛІК НОРМАТИВНО - ПРАВОВИХ АКТІВ


1. Про державну службу: Закон України № 3723-ХІІ від 16.12.1993.

2. Про затвердження Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців: Постанова Кабінету Міністрів України № 169 від 15.02.2002.

3. Про затвердження Загального порядку проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців : Наказ Головного управління державної служби України, Української Академії державного управління при Президентові України № 30/84 від 10.05.2002.

4. Про затвердження Порядку проведення конкурсу із зарахування до кадрового резерву на посади державних службовців першої - третьої категорії, призначення на які здійснюється Президентом України за поданням Кабінету Міністрів України та Кабінетом Міністрів України: Постанова Кабінету Міністрів України № 272 від 21.02.2007.

5.Положення про формування кадрового резерву для державної служби: Постанова Кабінету Міністрів України № 199 від 28.02.2001.

6. Про затвердження Типового порядку формування кадрового резерву в органах місцевого самоврядування : Постанова Кабінету Міністрів України № 1386 від 24.10.2001.

7. Про затвердження Методичних рекомендацій щодо застосування пункту 21 Положення про формування кадрового резерву для державної служби: Наказ Головного управління державної служби України № 10 від 20.01.2007.

8. Про затвердження Положення про проведення атестації державних службовців ; Постанова Кабінету Міністрів України №1922 від 28.12.2000.

9. Методичні рекомендації щодо застосування Положення про проведення атестації державних службовців: Наказ Головного управління державної служби України № 201 від 17.11.2004.

10. Загальні методичні рекомендації щодо проведення щорічної оцінки виконання посадовими особами місцевого самоврядування покладених на них обов'язків і завдань (Наказ Головного управління державної служби України № 102 від 30.06. 2004).

11. Про затвердження Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань: Наказ Головного управління державної служби України № 122 від 31.10.2003.

12. Про затвердження форми первинного обліку № П-2ДС та Інструкції по її заповненню: Наказ Міністерства статистики України № 343 від 26.12.1995.