Процес стратегічне планування для правового центру
| Вид материала | Документы |
- Тема 9 Сутність стратегічного планування, 629.37kb.
- Вступ до стратегічного управління, 252.02kb.
- Програми вступних випробувань до Вінницького торговельно-економічного інституту Київського, 503.83kb.
- Стратегія розвитку, 703.81kb.
- Назва модуля: Планування І контроль на підприємстві Код модуля: епі 6013 С01, 17.98kb.
- Перелік проектів (програм) міжнародної технічної допомоги, які впроваджуються в Автономній, 575.86kb.
- Стратегічне планування, 342.4kb.
- Стратегічне планування маріуш зємба зміст, 347.96kb.
- Фінансове планування зміст І принципи фінансового планування, 2707.11kb.
- Декілька можливих шляхів інтеграції ємп в навчальний процес, 90.59kb.
ПРОЦЕС СТРАТЕГІЧНЕ ПЛАНУВАННЯ
для правового центру
ПОСІБНИК ФАСІЛІТАТОРА
ВСТУП (40 хвилин)
Орієнтовний час: 15 хвилин
Визначити рівень розуміння слухачами стратегічного планування та їх відповідні очікування. Звернутись до слухачів з проханням написати на двох окремих аркушах паперу (формат А5) відповіді на нижченаведені питання з ОСОБИСТОЇ точки зору та з точки зору ЗАЦІКАВЛЕНОЇ СТОРОНИ:
- Що для Вас значить стратегічне планування?
- Що Ви очікуєте отримати від та досягти з допомогою стратегічного планування?
Кожен учасник ділиться з іншими своїми очікуваннями та розумінням питання, що розглядається, в той час як модератор нотує їх на лекційному плакаті чи стіні.
Підсумок очікувань та перехід до основної частини: (20 хвилин)
Використати висловлені означення та очікування слухачів, щоб визначити поняття процесу стратегічного планування та пояснити його значення для організації.
Якщо не буде згадано нижченаведене означення та вигоди від процесу стратегічного планування, тоді додати їх:
Стратегічне планування – це процес, за допомогою якого організація чітко визначає чого хоче досягти і як вона хоче це зробити: у ході цього процесу організація встановлює довгострокові цілі та короткострокові завдання, систематично планує та простежує рівень виконаного та отриманих результатів, а також вносить поправки залежно від зміни обставин; це процес, в ході якого організація акцентує увагу на тому, що спрацьовує, та усуває те, що не спрацьовує.
Чого досягають організації, виконуючи стратегічне планування?
- Діяльність організації фокусується на досягненні її місії (головної мети);
- Забезпечується найефективніше використання ресурсів організації шляхом їх розподілу згідно ключових пріоритетів;
- Відбуваються тільки необхідні події та діяльність;
- Забезпечується основа для оцінки зробленого прогресу та встановлюється механізм інформування про внесення змін (в разі потреби);
- У членів організації розвивається відчуття співучасті у розробці Плану;
- Уникаються кризи;
- Хороший інструмент для запоруки підтримкою зі сторнои зацікавлених сторін та для залучення фінансування;
Загальне окреслення процесу стратегічного планування
Процес стратегічного планування – це обговорення та досягнення згоди з приводу низки ключових складових організації.
Продуктом такого обговорення та згоди є стратегічний план.
Як обговорення, так і сам продукт є важливими. У ході наступних двох днів саме вони будуть в центрі уваги навчання. Будуть обговорюватись та погоджуватись основні компонентиодо основних складових розвитку організації ди та ись. н. ладових органзації.ення фінансування розвитку організації, які пізніше сформулюються у вигляді стратегічного плану.
Отож, нижче приведено основні компоненти, які обговорюватимуться та сформулюють стратегічний план правового центру:
- Історія та досвід організації
- Концептуальне положення організації
- Місія
- Оцінка існуючого стану справ
- Стратегічні напрямки
- Стратегічні цілі
- Стратегічні завдання
- План дій на перший рік
- Моніторинг та оцінка
- Бюджет на перший рік
Для відображення повного циклу стратегічного планування використовується лекційний плакат №16. В ході двох днів роботи відбуватиметься постійне звірення з відображеним циклом для того, щоб прослідкувати, на якому етапі процесу ми знаходимось.
Коротке ознайомлення з програмою тренінгу та опис елементів, які розглядатимуться в ході першого дня, а потім другого.
Важливі характеристики процесу стратегічного планування та фундаментальні правила
Серед важливих характеристик процесу стратегічного планування є:
- Відкритість обговорення;
- Обмін досвідом;
- Роль комітету стратегічного планування: не приймає рішень, натомість сприяє обміну досвідом та досягненню згоди;
- Це навчання є тільки початком, а остаточний стратегічний план вимагатиме більше рішень щодо Правового центру та більше письмової роботи;
- Роль модератора:
- Акцентування більше на процесі, аніж на змісті, модератор сприятиме обговоренню, але не братиме участі в обговоренні чи прийнятті рішення з приводу того, про що йтиметься у Вашому стратегічному плані, таке рішення прийматиметься людьми в межах самої організації – тими, хто безпосередньо реалізуватиме план;
- Модератор заохочуватиме слухачів до взаємного обміну думками, таким чином план стане формулюванням найкращих ідей, але не шляхів їх реалізації.
- Акцентування більше на процесі, аніж на змісті, модератор сприятиме обговоренню, але не братиме участі в обговоренні чи прийнятті рішення з приводу того, про що йтиметься у Вашому стратегічному плані, таке рішення прийматиметься людьми в межах самої організації – тими, хто безпосередньо реалізуватиме план;
Проведення «мозкової атаки» зі слухачами та встановлення основних правил для всього процесу. Запис правил на лекційному плакаті та подальше їх збереження упродовж двох днів.
(примітка: деякі з основних правил такі):
- Немає начальників;
- Будь творчим;
- Будь відкритим до нових ідей;
- Слухай інших;
- Залишайся позитивно настроєним;
- Обговорюй питання, які „не обговорюються”;
- Підтримуй обговорення в руслі/обговорюй важливі питання;
- Усі слухачі повинні брати участь у всіх етапах процесу;
- Приймай рішення погоджено;
- Не спіши: потрібен час для того, щоб зрозуміти та досягти згоди;
- Не бійся самокритики;
- Перевіряй припущення;
- Дій в команді;
- Якщо стратегічне планування відбувається надто спокійно, це свідчить про те, що в „полі зору” знаходяться несуттєві питання;
- Настінна скринька для пропозицій?
Вправа на „Рушійні сили” (45 хвилин)
Вступ до вправи: 5 хвилин
ЦЯ вправа відбувається у форматі опитування серед слухачів. В результаті такого опитування стане відомо про найкращий досвід Вашої організації, її досягнення з точки зору зацікавлених сторін та про те, що стимулює її членів робити досягнення та набувати кращого досвіду.
Ця вправа має як практичну, так і емоційну нагрузку у процесі стратегічного планування.
Цінність емоційної складової полягає в тому, що вона допоможе нам:
- Дослідити все те найкраще, що є в правовому центрі;
- Зрозуміти, що допомагає слухачам залишатись мотивованими, та;
- Зацікавленим сторонам зрозуміти і визначити те, що для них найцінніше в правовому центрі.
Така вправа необхідна тому, що в плануванні на майбутнє важливо зрозуміти та чітко пояснити, що саме відбувалось, коли все йшло добре, а організація діяла відмінно. Коли люди починають бачити та цінити те, що саме вони роблять добре, їм стає легше робити ще більше і ще краще.
Цінність практичної складової такої вправи полягає в тому, що вона допомагає спроектувати:
- Плани на майбутнє на основі того, що нам подобається в організації (концептуальне положення)
- Майбутню діяльність на основі того, що робиться добре (цілі, завдання та діяльність)
Інструктаж по вправі:
- Розділити групу на пари, кожна з яких складається з одного члена організації та зовнішньої зацікавленої сторони;
- Пари взаєморозпитують одна одну, використовуючи питання на лекційному плакаті №2 та №3;
- Розташуйте лекційні плакати №1, 2, 3 на стіні для слухачів, щоб вони могли його бачити у ході всієї вправи;
- Наприкінці вправи кожна пара повинна вміти представити: Найкращий досвід та Досягнення.
Виконання вправи: 10 хвилин
Виконайте опитування в парах.
Усі пари представляють те, про що вони дізнались один від одного, використовуючи окремі слова або короткі словосполучення. Модератор перелічує сказане на двох лекційних плакатах, названих відповідно Найкращий досвід та Досягнення.
Виконання вправи: 20 хвилин
Модератор починає колективне обговорення про те, що стало причиною найкращого досвіду та отримання досягнень, що характеризувало такі ситуації? Що було в основі таких ситуацій? На Ваш погляд, що є тією рушійною силою, яка надихає та самостверджує Вашу організацію?
Модератор записує всі твердження слухачів на третьому лекційному плакаті (Рушійні сили) та вказує на зв'язок між Рушійними силами та Кращим досвідом, та між Рушійними силами та Досягненнями.
Історія та Досвід (30 хвилин)
Представлення проекту частини „Історія та Досвід” стратегічного плану та завершення частини„Історія та Досвід” стратегічного плану: 30 хвилин
Модератор представляє проект частини «Історія та досвід» стратегічного плану (роздатковий матеріал №1) та роздає його всім слухачам. Завдання усієї групи на найближчих 30 хвилин полягає у тому, щоб завершити частину «Історія та досвід» стратегічного плану, використовуючи:
- Проект частини, представлений модератором;
- Основні досягнення з точки зору зацікавлених сторін, які згадувались в ході виконання вправи „Рушійні сили” та;
- Рекомендації до написання частини «Історія та Досвід» (РОЗДАТКОВИЙ МАТЕРІАЛ № 2).
Група повинна відобразити остаточну версію на лекційному плакаті.
Модератор розташовує лекційний плакат на стіні з відображеною на ньому завершеною версією Частини, та заохочує слухачів до додоткових коментарів у ході всього процесу роботи.
Концептуальне положення (1 година 20 хвилин)
Вправа “Мріяння”: 5 хвилин
У цій вправі до слухачів звертаються з проханням поділитись їх баченням ідеального майбутнього організації.
“Закрийте очі та уявіть ідеальне майбутнє організації. Яке воно?” Працівники організації мріють про ідеальну ситуацію для організації, а представники зовнішніхзацікавлених сторін мріють про ідеальну ситуацію для всіх присутніх.
30 хвилин: Наступний крок вправи полягає в тому, щоб слухачі сформували дві групи. Кожна група спочатку слухає ідальне бачення кожного з інших членів організації, яке уявлялось за останні пять хвилин, а потім візуально передає ідеальне бачення організації групою. Для візуалізації ідеального бачення, групи можуть використовувати заголовки газет, малюнки та інші елементи, які вони ввжаають за необхідне для вираження омріяного бачення.
5 хвилин: Обидві групи представляють зображення ідеального бачення.
Розробка концептуального положення як частини стратегічного плану: 10 хвилин
Модератор пояснює, що концептуальне положення є складовою частиною стратегічного плану:
(1) Концептуальне положення – це стисле та чітке формулювання найкращого варіанту майбутнього Вашої організації, того, якою вона хоче бути. Ваше бачення – це „пульсуюче серце” діяльності Вашої організації та її успішного іміджу. Люди хочуть працювати у Вашій організації тому, що вони вірять в її ідейну основу. Найважливіше те, що концептуальне положення Вашої організації повинно поділятись всіма, хто так чи інакше зацікавлений в тому, що робить організація. Концептуальне положення ніколи не можна нав’язувати. Навпаки, воно повинно розроблятись, поширюватись, бути зрозумілим, прийнятним та реалістичним для кожного в організації, хто відповідальний за його реалізацію.
(2) Пояснює зовнішнє та внутрішнє концептуальне бачення організації, з точку зору його змістового наповнення та управління.
(3) Наводить характеристики ефективного концептуального положення (ЛЕКЦІЙНИЙ
ПЛАКАТ № 4).
(4) Наводить приклади ефективних концептуальних положень (ЛЕКЦІЙНИЙ
ПЛАКАТ № 5). Разом з групою учасників виконує аналіз прикладів, наведених на лекційному плакаті та обговорює наявність попередньо згаданих характеристик ідеального концептуального положення у написаному на плакаті.
30 хвилин: Модератор звертається до слухачів з проханням сформувати дві робочі групи, які складалися б з внутрішніх членів організації та зовнішніх зацікавлених сторін. Кожна з груп отримує завдання скласти концептуальне положення організації, використовуючи:
- ідеальне концептуальне положення, скомпоноване під час вправи „Мріяння”;
- характеристики ефективного концептуального положення;
- ті висновки з вправи на „Рушійні сили”, які, на думку слухачів важливо включити до концептуального положення;
- структуру, зображену на Робочому плакаті № 1.
5 хвилин: Модератор бере участь в обговоренні групи з приводу спільного погодження про кращий варіант концептуального положення та того, який варіант вважати остаточною версією концептуального положення (можливо, як поєднання двох концептуальних положень). Модератори дають відповідь на питання та, якщо необхідно, поради.
Місія (50 хвилин)
Презентація місії: 10 хвилин
У описі місії говориться про те, хто Ви, що та для кого робите. Такий опис повинен дати відповідь на наступні питання: (Лекційний плакат № 6):
Хто ми як організація, і на кого ми працюємо?
Яка основоположна мета існування нашої організації?
- Як правило, опис місії містить дві складові: дієслово, яке вказує на зміну статусу (як наприклад, збільшувати, запобігати, усувати) та умову, яку потрібно змінити.
- Визначаючи мету, вкрай важливо зосередитись більше на наслідках та результатах, аніж на методах: Як зміниться все довкола? Що саме зміниться? Тому, мета закладу, що надає консультаційну допомогу людям з психічними вадами полягатиме не просто в тому, щоб „надати консультаційні послуги”, оскільки це швидше метод досягнення мети, а не сама мета. Мета полягатиме в тому, щоб „покращити життєвий рівень” клієнтів закладу.
Які послуги ми надаємо і як ми справляємось з цим?
- У цій частині опису місії часто зустрічаються дієслова «забезпечити/провести/надати», або ж поєднання декларації самої мети зі словами «за допомогою» чи «шляхом». Наприклад: “знизити рівень безпритульності за допомогою проведення тренінгів щодо працевлаштування для бездомних”.
Що вирізняє нашу мету серед інших?
Використовуйте лекційний плакат № 7 для формулювання деяких з характеристик хорошого опису місії. Не забудьте про ще деякі поради щодо написання хорошого опису місії:
- Уникайте використання лексики професійного жаргону;
- Намагайтесь не вживати двозначні чи нечіткі фрази;
- Не застосовуйте складної лексики;
- Опис місії повинен бути „гнучким” (що робить його більш витривалим з точки зору довгострокової перспективи та адаптивним до нових обставин);
- Ви повинні вірити у місію, яку формулюєте, інакше інші відчують її „штучність”.
Зачитайте п’ять прикладів опису місії організацій, занотованих на ЛЕКЦІЙНОМУ ПЛАКАТІ № 8. Якщо слухачі потребують додаткової допомоги щодо розуміння концепцій по темі, організуйте обговорення з приводу того, чи відповідають зачитані описи місії на вищезгадані обов’язкові питання (ЛЕКЦІЙНИЙ ПЛАКАТ № 6), а також чи використовуються рекомендації щодо формулювання хорошого опису місії.
Розробка опису місії: 30 хвилин
Усі внутрішні представники формують робочий комітет та працюють 30 хвилин над формулюванням опису місії.
Представники зацікавлених сторін реагують на роботу робочого комітету. Представники кожної з зацікавлених сторін вибирають собі роль та „реагують” з точки зору обраної ролі. П’ять можливих ролей:
- Замовники/клієнти;
- Партнери;
- Донори (державного та приватного секторів);
- Волонтери;
Модератори надають рекомендації, щоб допомогти представникам зацікавлених сторін підготувати змістовну точку зору у відповідь на роботу робочого комітету.
Представник зацікавленої сторони, яка обрала роль Замовника, повинен перевірити опис місії на відповідність наступним вимогам:
- Використана в описі лексика не складна на сприйняття, крім того, відсутня лексика професійного жаргону, незрозуміла для клієнта;
- Клієнт згадується в описі місії;
- Клієнту зрозуміло, який саме вид послуг він може отримати від цієї організації;
- Опис місії зацікавлює та сформульований в позитивному стилі;
- Інші думки з точки зору клієнта;
Представник зацікавленої сторони, яка обрала роль Партнера, повинен перевірити опис місії на відповідність наступним вимогам:
- Чіткість;
- Зрозумілість формулювання особливості цієї організації;
- Позитивність;
- Виклик бажання співпрацювати;
- Інші думки з точки зору партнера;
Представник зацікавленої сторони, яка обрала роль Донора, повинен перевірити опис місії на відповідність наступним вимогам:
- Ясність щодо суті організації, того, чим вона займається та для кого спрямовує свою діяльність;
- Позитивність;
- Враження про організацію, як про професійну та надійну, в яку можна вкласти гроші;
- Інші думки з точки зору партнера;
Представник зацікавленої сторони, яка обрала роль Волонтера повинен перевірити опис місії на відповідність наступним вимогам:
- Позитивність;
- Ясність щодо того, що, як і для кого виконує організація;
- Привабливість організації та переконливість щодо співпраці з нею;
- Інші думки з точки зору партнера;
Зворотній зв’язок та завершення роботи над описом місії: 10 хвилин
Робочий комітет презентує опис місії, а представники зовнішніх зацікавлених сторін висловлюють свою думку з приводу опису місії з точки зору обраних ними ролей. Робочий комітет занотовує висловлені точки зору, щоб опісля завершити роботу над описом місії .
Коротка неформальна оцінка складових Концептуальне положення та Місія процесу Стратегічне планування
Модератор роздає форми оцінювання для заповнення всім слухачам (РОЗДАТКОВИЙ МАТЕРІАЛ № 3).
SWOT-аналіз (1 ГОДИНА)
АКТИВІЗАТОР – БЛІЦ-ОПИТУВАННЯ
Презентація діяльності та її мети: 10 хвилин
Модератор пояснює слухачам, що таке SWOT-аналіз (включаючи терміни „сильні/слабкі сторони” „можливості/загрози”), а також пояснює мету вправи та як надалі інформація буде використовуватись у процесі планування.
SWOT-аналіз – це метод оцінювання найкритичніших питань організації. Його назва – англомовного походження та складається з перших літер термінів „сильні/слабкі сторони” „можливості/загрози” на англійській мові. Цей метод корисний для виконання аналізу складних ситуацій за короткий термін часу, оскільки зводить оцінку до акцентування на сильних/слабких сторонах організації, її можливостях та загрозах.
Як наглядний приклад, застосуйте метод SWOT-аналізу щодо роботи окремої людини, наприклад роботи Мар’яни: сильні та позитивні аспекти в роботі Маряни: здатність Маряни працювати наполегливо є сильною стороною. Слабкі сторони є негативними внутрішніми аспектами роботи Маряни: схильність Маряни затримувати виконання роботи є слабкою стороною. Можливості - це позитивні зовнішні аспекти: керівник Маряни винагороджує тих, хто відповідно завершує проекти – це можливість. Загрози – це негативні зовнішні аспекти роботи: у наведеному прикладі загрозою може бути брак часу на завершення проекту.
У подальшому плануванні висновки щодо зробленого аналізу допоможуть зосередитись на Ваших сильних сторонах, мінімізувати слабкі сторони, та максимально використати існуючі можливості.
Спрямування діяльності щодо SWOT-аналізу:
- Розділити групу на дві частини (внутрішні і зовнішні учасники)
- Модератор звертається з проханням до «внутрішньої» групи (1) перелічити „сильні сторони” організації, а також визначити шляхи їх підсилення, щоб ще більше зміцнити організацію; звертаючись до „зовнішньої” групи (2), пропонує перелічити «слабкі сторони» організації, та визначити можливі дії для їх подолання чи мінімізації;
- Модератор звертається з проханням до «внутрішньої» групи (1) перелічити „можливості” організації, а також визначити шляхи їх підсилення, щоб ще більше зміцнити організацію ; звертаючись до „зовнішньої” групи (2), пропонує перелічити «загрози» для організації, та визначити можливі дії для їх подолання чи мінімізації.
Як „зовнішній”, так і „внутрішній” групі роздаються лекційні плакати №9 та №10 відповідно.