Глеб Архангельский Обзор задач, его роль в принятии решений

Вид материала

Обзор

Содержание Инструменты создания обзора Контрольные списки Двухмерные графики как инструмент планирования и контроля в тайм-менеджменте

Подобный материал:

• А87 Дизайн выполнен в Студии Артемия Лебедева Архангельский, 4054.95kb.
• Редактор Н. Нарциссова Архангельский Г. А87 Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия, 2645.03kb.
• Участия общественности в выработке и принятии ключевых решений является сегодня актуальной, 97.15kb.
• О вреде планирования и пользе лени, 96.92kb.
• 1. Экономико-математические методы и их применение при принятии управленческих решений, 90.17kb.
• "Процедуры общественного участия в принятии экологически значимых решений в разных, 363.07kb.
• 1. Роль принятия решений в управлении, 32.57kb.
• Принятие решений, 480.56kb.
• Цели программы: Активизация участия граждан и общественных объединений Республики Беларусь, 570.76kb.
• Тема Раздел 3, 557.99kb.

Глеб Архангельский

Обзор задач, его роль в принятии решений

Источник: Архангельский Г.А., Бехтерев С.В., Лукашенко М.А., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб. пособие. – М.: Маркет ДС, 2008. – 288 с.

Любая ситуация выбора и принятия решения связана с неопреде­ленностью. Мы не знаем, что нас ждет впереди, боимся ошибиться, сделать неверный шаг. Этот страх возникает прежде всего потому, что мы не видим всех возможных вариантов развития событий. Для того чтобы действовать эффективно в ситуациях постоянных изменений, не­обходимо снизить неопределенность будущего, и чтобы принять реше­ние, сделать выбор и начать действовать, необходимо иметь достаточно полное представление о ситуации, проблеме. Снизить неопределен­ность и обозначить верные ориентиры мы можем с помощью обзора – важного элемента структуры тайм-менеджмента.

Обзор - представление информации (задач, сроков, справочных данных и проч.), позволяющее легко видеть всю совокупность и взаимосвязь элементов и дающее воз­можность эффективно принимать решения.

Суть обзора состоит в создании своеобразной карты, на которой от­ражены основные ориентиры, направления движения, учтены все мелкие детали. Основное отличие обзора от плана: обзор не привязан ко вре­мени, он дает более наглядную картину ситуации и позволяет увидеть все возможности для решения тех или иных задач. Поэтому крайне важно организовать систему обзора таким образом, чтобы все внимание было направлено на решение наиболее важной для нас сейчас задачи. Яркой иллюстрацией этого принципа был ответ Альберта Эйнштейна на вопрос, каков номер его домашнего телефона, – «Зачем забивать го­лову такими пустяками, если существует записная книжка?» А вот для того, чтобы найти нужный номер телефона, или необходимого нам че­ловека, или важную задачу, или новое креативное решение максималь­но быстро, следует применить основные инструменты обзора.

Инструменты создания обзора

Хороший обзор мы можем получить, используя совершенно различ­ные инструменты: от простых записей на стакерах до двухмерных гра­фиков MS Project и креативных древовидных карт. Каким бы способом мы не пользовались, важно выполнять главное условие, делающее об­зор эффективным средством принятия решений и достижения резуль­тата: вся информация обязательно должна быть материализована. Все, что хранится в голове – ненадежно (можем забыть) и не дает полного представления о ситуации (нет наглядности). Внимание человека огра­ничено, и часть информации мы можем просто не заметить, а именно эта часть может оказаться решающей, повлиять на исход дела.

<…>

Контрольные списки

С этим инструментом обзора приходилось иметь дело каждому из нас. Список продуктов, которые необходимо купить, вещей, которые необхо­димо взять в отпуск, книг, которые хотелось бы прочитать, – все это контрольные списки. Это один из самых простых и эффективных инст­рументов обзора. Контрольный список позволяет быстро собрать необ­ходимую информацию, является прекрасным инструментом самокон­троля.

Важно запомнить, что контрольный список – это не жесткий план или алгоритм, он позволяет действовать более гибко, учитывать любые неожиданно возникающие изменения. Например, план телефонного разговора в отличие от контрольного списка – это своеобразный алго­ритм, требующий четкого выполнения шагов: «шаг 1: задаем вопросы I. 2, 3; затем шаг 2 – вопросы 4, 5, 6, ...». Составленный к телефонному разговору контрольный список вопросов позволяет нам задать любой вопрос из списка в любом месте разговора в зависимости от целесооб­разности момента, но при этом ни одного не забыть.

Примеры наиболее часто используемых контрольных списков:

• список вопросов к телефонному разговору;
  
• вопросы к новым клиентам;
  
• список тем и вопросов к совещанию;
  
• анкеты сбора информации (например, анкета вопросов к посе­тителям выставки);
  
• перечень необходимых мероприятий, действий
  
• список задач;
  
• список задач на день – один из самых важных контрольных списков.
  

Правила составления контрольного списка:

• все формулировки пунктов контрольного списка должны иметь результато-ориентированный вид;
  
• список составляется в свободном порядке, что позволяет не за­быть ни одной детали, вопроса, пункта;
  
• количество пунктов в списке не должно быть большим. В соот­ветствии со структурой внимания человека – не более 10 основ­ных пунктов.
  

Двухмерные графики как инструмент планирования и контроля в тайм-менеджменте

При создании этого инструмента обзора используется принцип двухмерного представления информации. Двухмерный график в тайм-менеджменте представляет собой упрощенный вариант графика Гантта.

Генри Гантт, начиная с 1901 г., работал консультантом по управлению и развивал научную теорию управления. На его счету около 150 публи­каций, включая три книги, им было запатентовано больше десятка изо­бретений. При этом Гантт читал лекции в университетах, оставаясь од­ним из наиболее успешных консультантов по управлению. Как препода­вателю, Гантту была близка система передачи знаний, ориентированная на представление данных посредством графических средств.

<…>

В управленческой мысли того периода графические пособия Гантта были революционными для планирования управления и самого управ­ления. В графической форме управление могло увидеть, как выполня­лись планы, и предпринять необходимые действия, чтобы контролиро­вать их выполнение вовремя, и рассчитать их бюджет. Все последующие доски и диаграммы контроля по производству были заимствованы у Гантта¹.

Использование двухмерного обзорного графика выполняет две ос­новные функции в тайм-менеджменте:

• помогает осуществлять контроль за исполнением задач;
  
• помогает осуществлять гибкое планирование задач со сложной структурой, имеющих вполне определенные сроки исполнения.
  

Двухмерный график долгосрочных дел, задач, проектов

Правила и шаги создания двухмерного обзорного графика:

• Крупную задачу или проект разбиваем на подзадачи, которые за­писываем в левой колонке (рис. 4.1а) в произвольном порядке, как и для составления контрольного списка.
  

• Вводим второе измерение — время (календарные даты, дни, не­дели и т. д.). Рассматриваемый нами проект рассчитан на год следовательно, в качестве временного измерителя мы будем ис­пользовать месяцы (рис. 4.16).
  

Если нам необходимо построить двухмерный график для кратко­срочного проекта, рассчитанного, например, на две недели, то в качестве временных измерителей будут использоваться дни или недели.

• С помощью горизонтальных полосок или штрихования ячеек вдоль оси времени осуществляем привязку подзадач к периодам и срокам исполнения (рис. 4.1в). Наибольшей наглядности мож­но достичь, используя различные цвета для разных задач.