Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии
Информация - Юриспруденция, право, государство
Другие материалы по предмету Юриспруденция, право, государство
?ура дел систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.
Номенклатура дел это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.
Несмотря на то, что ООО ДИН существует несколько лет, за все это время не было составлено ни одной номенклатуры дел. В настоящее время начальником Общего отдела ведется работа по сбору информации для составления номенклатуры дел.
При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов, Перечнем документов с указанием сроков хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.
Помимо этого используются положения о структурных подразделениях Компании, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.
В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- название вида документа;
- место составления;
- на какой год;
- название разделов;
- гриф утверждения;
- гриф подписания.
Примерная номенклатура дел, разработанная для ООО ДИН, представлена в приложении №8.
2.7. Формирование дел
Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.
В ООО ДИН формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (приказы, акты, контракты). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.
Формирование дел руководства Компании проводит секретарь Генерального директора. Формированием дел в структурных подразделениях ООО ДИН занимаются сотрудники Общего отдела. Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником Общего отдела.
Анализируя работу секретаря-референта Генерального управления по формированию дел, были выявлены следующие недостатки:
- папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением Основных правил работы ведомственных архивов;
- для приложений к документам сформирована отдельная папка;
-документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам;
- в дела помещаются лишние экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам секретариата Генерального управления (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;
- в дело со сроком хранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.
Таким образом, при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства ЗАО "Строительная Компания "Дружба" необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.
Дела Компании подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками Общего отдела.
В зависимости от сроков хранения сотрудниками Общего отдела проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимы?/p>