Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии
Информация - Юриспруденция, право, государство
Другие материалы по предмету Юриспруденция, право, государство
м или машинописным способом на обоих экземплярах.
Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.
Порядок работы с исходящими документами ООО ДИН приведен в схеме 2, стр. 48.
Схема 2. Оперограмма движения исходящих документов
Кто выполняет
Операции
Испол-нители Структурные подразделения
Секре- Руковод-тари ство ЮристГен. Директор КомпанииОбщий отдел1.Составление проекта2. Согласование3. Внесение изменений4.Печать
5. Визирование
6.Внесение изменений7. Считка8. Визирование9. Передача на подпись10 Подписание11 Передача на регистрацию12. Регистрация13. Отправка
- движение документов, подписываемых Генеральным директором
- движение документов, подписываемых руководителями структурных подразделений
2.3. Регистрация документов
Регистрация документов важнейший этап работы с документами и определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.
Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).
Для ООО ДИН, как для строительной компании, характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику компании, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями Генерального управления, другая же в структурных подразделениях и филиалах. Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно его секретарем.
В ООО ДИН регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь-референт разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.
На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.
Регистрация входящих документов ООО ДИН осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.
Форма регистрационного журнала для входящих документов:
Дата поступленияВх. №Дата и № док-таКоррес-пондент/кто подписалЗаголовокИсполни-тель1 23 456Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу название вида документа.
На исходящих документах Компании проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В Компании номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не входит.
Регистрация исходящих документов ООО ДИН ведется в журнале, содержащем следующие графы:
Дата док-таИсход. №АдресатКраткое содержание/ кто подписалИсполнитель/ Кто принялПрим.
(кто принял док-нт) 123 456
В Компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя Компании.
Журналы регистрации внутренних документов содержат следующие графы:
Дата и номер поступленияДата и номер док-таСтруктурное подразделениеВид док-таСодержаниеИсполнитель123456
ООО ДИН имеет в своем составе несколько филиалов, территориально находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются как входящие, что является ошибкой,