Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии
Информация - Юриспруденция, право, государство
Другие материалы по предмету Юриспруденция, право, государство
я факта принятия документа, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.
Составление номенклатуры дел.
Систематизация документов одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.
Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения). К моменту, когда возникла необходимость в составлении номенклатуры дел, накопленный объем документов уже очень велик.
Именно такая ситуация сложилась в делопроизводстве ЗАО Строительная Компания Дружба до создания Общего отдела. Документы сформированы в дела произвольно, без учета существующих правил. Часть документов хранилась в стопках в столах и папках руководителей и специалистов структурных подразделений; никогда не проводилась экспертиза ценности документов; архив в структуре Компании отсутствовал.
Следовательно, в настоящий момент перед сотрудниками службы документационного обеспечения управления стоит не только задача составления номенклатуры дел на текущий и последующие годы, но и задача систематизации уже накопленных документов за все годы существования Компании.
Номенклатура дел составляется по установленной форме, в конце текущего года на следующий календарный год.
Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям или направлениям деятельности Компании. В такой крупной организации, имеющей разветвленную структуру, удобнее всего выделять в виде разделов наименования структурных подразделений. Первым разделом, независимо от его места в штатном расписании, должна быть служба документационного обеспечения управления (Общий отдел). Это связано с тем, что именно в службе документационного обеспечения управления создаются и хранятся документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность руководства Компании.
Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы Компании. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое дело в номенклатуре, в которое он должен быть помещен. Также в номенклатуру дел надо включить все справочные журналы, электронные документы и базы данных.
При составлении номенклатуры дел ООО ДИН, необходимо использовать положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделения.
При разработке номенклатуры дел рекомендуется привлечь руководителя структурного подразделения, его заместителей, который обязан оказывать методическую помощь разъяснить методику составления и оформления. В унифицированную форму номенклатуры дел обязательно нужно включить следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- название вида документа;
- место составления;
- на какой год составляется номенклатура дел;
- названия разделов;
- гриф утверждения;
- гриф подписания.
При составлении номенклатуры дел Компании необходимо указывать сроки хранения документов в соответствии с соответствующим Перечнем.
Номенклатура дел, разработанная для ООО ДИН, представлена в приложении №8.
Формирование и оформление дел.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В ООО ДИН формирование дел проводится по названиям видов документов (приказы, акты, контракты). В отделах с большим объемом документов для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.
Также при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства ЗАО "Строительная Компания "Дружба" предлагается помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.
После составления и утверждения номенклатуры дел Компании рекомендуется лицам, ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях ООО ДИН, совместно с начальником Общего отдела приступить к работе по проведению экспертизы ценностей документов с последующим оформлением дел.
В ходе наблюдения выяснилось, что оформлению дел в ООО ДИН придавалось лишь формальное значение, не указывались обязательные реквизиты оформления обложек дел, что не соответствует осно