Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии
Информация - Юриспруденция, право, государство
Другие материалы по предмету Юриспруденция, право, государство
ода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их;
Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.
Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, ООО ДИН были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию делопроизводства. Были разработаны документы по совершенствованию и оптимизации работы с документами:
- разработаны нормативные документы для ведения делопроизводства: инструкция по делопроизводству, Положение об Общем отделе; Положение об экспертной комиссии;
- внесены предложения по оптимизации порядка регистрации документов;
- разработан список нерегистрируемой документации (Приложение №6);
- предлагается усилить контроль за соблюдением правил оформления и подготовки документов;
- разработана должностная инструкция секретаря Генерального директора;
- составлена номенклатура дел Компании с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем;
- предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию;
- при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю;
- рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме;
- предлагается автоматизировать процесс документационного обеспечения управления;
- при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- правильно оформлять обложки дел указывать все необходимые реквизиты;
- при составлении описи дел необходимо проставлять подпись составителя с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы ООО ДИН;
- при внутренней переписке сотрудников Компании предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров;
- предлагается приступить к созданию архива для документов Компании.
Заключение
Более 10 лет назад был образован жилищный домостроительный кооператив, который, постепенно развиваясь, превратился в одну крупную строительную компанию Закрытое акционерное общество Строительная Компания Дружба.
В настоящий момент ООО ДИН является лидирующей строительной компанией на подмосковном рынке недвижимости. Стратегия Дружбы - это разработка и воплощение в производство проектов современных комфортабельных жилых домов с применением новейших технологий строительства. Это поиск новых партнеров, изучение мирового рынка строительных материалов, техники и технологий.
Современный этап развития Компании это переход к еще более высокому уровню строительства; более основательному подходу к работе с клиентами; к увеличению производства работ, смежных со строительством. Эффективность этого перехода зависит от эффективности управленческой структуры Компании, которая основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которой сконцентрирована на документах.
В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.
Основной целью написания данной дипломной работы является анализ организации и технологии документационного обеспечения управления Закрытого акционерного общества Строительная Компания Дружба и внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления.
Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания Компании: