Geum.ru

Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии

Информация - Юриспруденция, право, государство

Другие материалы по предмету Юриспруденция, право, государство

?спертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.

 

 

  1. Передача дел в архив

4.8.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несет ответственный за делопроизводство сотрудник от данного подразделения.

4.8.2. Дела могут храниться как в рабочих кабинетах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения руководителя, курирующего подразделение.

4.8.3. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.

Форма карточки-заместителя дела:

Отдел______________

Дело № ____________

 

Кол-во листовДата выдачиКому выданоРасписка

в полученииДата возвращенияРасписка

в приеме4.8.4. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника подразделения и принять меры к его поиску, восстановлению.

4.8.4. Полная проверка наличия дел и документов проводится в подразделениях ежегодно по завершении делопроизводственного года.

Начальник Общего отделаподписьИ.О.Ф.

Приложение 6

Список нерегистрируемой корреспонденции:

  1. Графики
  2. Документы по материально-техническому снабжению
  3. Материалы справочного и информационного характера
  4. Отчеты месячные, квартальные и полугодовые
  5. Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты
  6. Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т.д.)
  7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты
  8. Приказы подведомственных организаций
  9. Проекты планов
  10. Проекты смет расходов
  11. Расчеты
  12. Сообщения о различных заседаниях, совещаниях
  13. Технологические карты
  14. Технические условия
  15. Учебные планы и программы
  16. Чертежи

 

 

Приложение 7 ООО ДИН

АКТ

____________200 г. №___

о выделении документов

к уничтожениюУТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО ДИН

 

_____________ И.О.Ф.

______________ 200_г.

На основании перечня__________________________________________________________

(название и выходные данные перечня

____________________________________________________________________________документов с указанием сроков хранения)

 

отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:

 

№ п/пЗаголовок дела или групповой заголовокДата дела или крайние даты делКол-во дел (томов)Срок хранения и №№ статей по перечнюПримечание

 

 

Итого ______________________________дел за ___________________ годы.

(цифрами и прописью)

 

 

 

Описи дел за ______________годы утверждены Генеральным директором Компании.

 

 

Председатель ЭК__________________И.О.Ф.

 

Члены ЭК__________________И.О.Ф.

 

__________________И.О.Ф.

Приложение 8ООО ДИН

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

______________ № _____

Москва

 

На _______ годУТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО ДИН

 

_____________ И.О.Ф.

______________ 200_г.

 

Индекс

дела

Заголовок

делаКол-во

дел

Срок хранения

Примечание12345Управление делами01. Общий отделС-01Приказы руководства по основной деятельностиПостоянно

С-02Протоколы общих собраний сотрудников фирмыПостоянно

С-03Внутренняя документация3 года

С-04Письма входящие 2002 г.3 годаС-05Письма исходящие 2002г.3 годаС-06Журнал регистрации исходящих документов3 года

С-07Журнал регистрации входящих документов3 года

С-08Журнал регистрации внутренних документов3 годаС-09Журнал регистрации приказов руководства

по основным видам деятельности3 года02. Юридическая службаЮС-01Арбитражно-процессуальные дела10 летЮС-02Договоры находящиеся на согласовании10 летЮС-03Инвестиционные договоры10 летЮС-04Субподрядные договоры10 летЮС-04Подрядные договоры10 летЮС-05Договоры займа10 летЮС-06Договоры аренды помещений10 летЮС-07Договоры на оказание услуг10 летЮС-08Прочие договоры10 летЮС-09Исполненные договоры10 летЮС-11Журнал регистрации исходящей документации10 летЮС-12Журнал регистрации входящей документации10 лет1234 5ЮС-13Журнал регистрации исходящих претензий10 летЮС-14Журнал регистрации входящих претензий10 летЮС-15Журнал регистрации исходящих исковых заявлений10 летЮС-16Журнал регистрации входящих исковых заявлений10 летЮС-17Журнал регистрации арбитражно-судебных дел10 летЮС-18Журнал регистрации договоров10 летЮС-19Журнал регистрации согласований договоров10 лет03. Административно-хозяйственный отделАХО-01Переписка с ООО Комус1 годАХО -02Заявки на канцелярские товары1 годАЗО -03Документы, подтверждающие получение материальных ценностей (копии)1 годАХО -04Договоры на поставку канцелярских товаров и мебели (копии)1 год04. Служба научно-технической документацииПО-03Комплектовочные ведомости по объектамДо завершения строительстваП