Написание писем
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1. Lintroduction.
Notre poque ncrit plus ; lhomme moderne prfre tlphoner. Cette double affirmation, souvent entendue, nous parat fort discutable. En ralit, lhomme de notre sicle crit presque autant de lettres que ses pres ; seulement, il les fait plus courtes, plus prcises et plus utiles.
La grande poque des bavardages pistolaires est rvolue. Le temps n est plus des Svign et des Voiture. La lettre moderne a cess dtre un genre littraire un aimable passe-temps. Elle est devenue le meilleur et le plus sr moyen de rgler courtoisement, de faon prcise et tangible, tous les rapports sociaux, quil sagisse de nos obligations amicales, de nos relations daffaires ou de notre correspondance officielle.
Pour ceux que nous aimons, le tlphone ne remplacera jamais les lignes qu a traces une main chre ; jamais, non plus, les hommes daffaires ne se contenteront dune conversation commerciale qui ne serait pas suivie dune confirmation crite ; jamais, enfin, on ne pourra prsenter une requte importante quelque haute personnalit autrement que par lettre.
Lettres damour, de convenance ou damiti, lettres de recommandation, de courtoisie ou daffaires, lettres de rclamation ou lettres de crdit dans tous les domaines, quoi qu on fasse, la lettre est reine, la lettre demeure.
Beaucoup de personnes, mme parmi celles qui ont reu de linstruction, se trouvent par-fois fort embarrasses pour crire certaines lettres.
Telle, qui na rdiger ordinairement que des lettres commerciales, ne sait en quels termes formuler, par crit, une dclaration de sentiments, une lettre de condolances, une demande de protection.
Telle autre, nayant jamais eu correspondre quavec ses parents ou des amis, smeut lide dcrire une lettre daffaires.
Enfin, quelle que soit la classe sociale laquelle on appartient, on doit, en crivant des personnages, des suprieurs, se conformer des rgles imposes par lusage autant que par la biensance, et que tout le monde ne connat pas.
Il est cependant trs important, quel que soit lobjet dune lettre, de lcrire de manire quelle donne celui qui la lira une opinion satisfaisante de celui qui va crite. Mal tourne ou confuse, trop courte ou trop longue, trop familire ou trop solennelle, elle ira le plus souvent lencontre de son but : elle pourra indisposer le destinataire et faire supposer chez son auteur des mobiles, des sentiments fcheux, une mauvaise ducation, etc...
Cest que, pour crire correctement et de manire tenir toujours son style au diapason du sujet que lon traite, il faut un tour de main , une facilit de conception qui ne sacquirent que par la pratique. Dailleurs des occupations trop absorbantes, le manque dentranement intellectuel, une grande timidit, font souvent que mme lon ncrit pas une lettre ncessaire, faute de rsolution pour sy mettre et faute de savoir comment la tourner.
2. Lexposition:
1.Style Epistolaire.
On peut dfinir le style la manire dont chacun sexprime en crivant : et, de mme que lon peut prjuger du caractre dune personne par sa manire de parler au cours dune conversation, de mme on peut sen faire une ide assez juste par son style : Le style, cest lhomme , a dit Buffon.
Une lettre nest autre chose quune conversation par crit, mais une conversation dont la dure est limite, et dans laquelle on na pas le loisir de scarter de ce qui est son principal objet.
Si lon se figure .que lon cause rellement avec la personne laquelle on crit, on doit sattacher tre dans sa lettre aussi simple, aussi naturel quon le serait dans une conversation relle. On doit surtout y garder une politesse scrupuleuse, quel que soit le motif de la correspondance. La pense parle et la pense crite sont loin de produire toujours la mme impression; un mot leste, une familiarit qui passeraient inaperus dans la conversation, ou feraient tout au plus sourire votre interlocuteur, pourraient, dans une lettre, le blesser gravement. Soyez donc toujours circonspect en crivant, et surtout en crivant des lettres daffaires, ou des personnes qui vous sont suprieures par le rang, par la fortune.
Le proverbe dit qui! faut tourner sept fois sa langue dans sa bouche avant de parler, et Boileau nous apprend que ce que lon conoit bien snonce clairement . On ne commencera donc aucune lettre sans rflexion. Il est indispensable, tout dabord, de dfinir nettement dans sa pense le but de celle quon va crire ; on doit ensuite choisir les arguments dont on va se servir, peser les raisons que lon y donnera. Enfin, il est prudent de faire mentalement une sorte de brouillon, afin dviter les incorrections et les ngligences auxquelles de mauvaises habitudes de langage pourraient vous exposer.
Il est vident que la lettre ne prte pas aux digressions, aux dveloppements auxquels peut donner lieu une conversation. La prcision est la qualit que vous devez principalement rechercher. Sachez exactement ce que vous voulez dire, et dites-le en aussi peu de mots que possible. Evitez pourtant dtre trop concis, afin de ne pas rendre obscure lexpression de votre pense. Ne perdez pas de vue que, si vous savez ce que vous voulez dire. votre correspondant ne lapprendra que par la lecture de votre lettre, et que si vous vous tes mal ou insuffisamment expliqu, il vous comprendra mal ou insuffisamment.
Evitez dabuser de termes de votre mtier. Ne faites pas usage de mots dargot, ni de mots double sens, ni, bien entendu, de locutions malhonntes ou indcentes. Ne cherchez pas blouir votre correspondant par lemploi dexpressions recherches. manires, hors de rapport avec lobjet de votre lettre, lducation que vous avez reue, le milieu auquel vous appartenez.
Dans les lettres daffaires, dans celles qui se rapportent des choses dlicates, ne mettez absolument que le strict ncessaire : relisez-les et, au besoin, refaites-les si vous vous tes trop dvelopp ou si vous navez pas t suffisamment clair. Les paroles senvolent, les crits restent; ne loubliez pas.
Dans les lettres de sentiment, nexprimez ce que vous ressentez que dans les termes les plus respectueux. Evitez les grandes phrases, les comparaisons trop flatteuses, les termes pompeux. Plus que toute autre, une lettre de ce genre doit toucher. mouvoir celle ou celui qui la lira; une lettre sincre, dicte par le c?ur, est toujours loquente, alors mme quelle contient des imperfections.
En crivant quelquun qui vous est suprieur par la position sociale, par la fortune, par le talent, sachez rester digne, tout en tmoignant chacun le respect, la dfrence ou ladmiration auxquels il a droit : le ton gnral de votre lettre, dailleurs. dpend de son but. Vous pouvez vous montrer dautant plus dfrent et respectueux, que vous ne demandez rien. Si vous demandez un service quelquun qui a t en dautres circonstances votre oblig ou celui de votre famille, ne le lui rappelez que trs discrtement, et de manire ne pas lui laisser croire que vous vous tes cru en droit de rclamer le paiement dune dette.
2. Les recommandations gnrales.
Les recommandations commencent par le choix du papier.
a). Le papier lettres.
Dans la correspondance d`affaires il faut utiliser des feuilles du papier blanc (non rgls), dont le format est de 21x29,7 cm.
b). Disposition matrielle de la lettre.
Il y a une recommandation de la disposition des composantes dune lettre sur la feuille. Pour des lettres daffaires il y a un exemple suivant:
- Lieu, date
- Nom ou qualit et adresse du signataire
- Qualit et adresse du destinataire
(4)Rfrence
(5)Objet
(6) Formule d`appellation