Компьютерные технологии в документоведении банка
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?ые, счета, приходные кассовые ордера и др.
2.6 Хранение документов
Подготовка исполненных документов к хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Отбор документов на хранение в архиве проводится ежегодно по окончании делопроизводственного года.
Система хранения документов в ПУМБ строится следующим образом: на основании организационной структуры банка утверждается классификатор индексов. Оргструктура строится таким образом, чтобы в последующем Классификатор можно было лишь дополнять, а не переделывать заново. Так, например, Главе Правление присваивают индекс 1, а всем его подчиненным (Зам. Главы Правления, главному бухгалтеру и др.) - от 2 до Х.
На основе Классификатора индексов в банке издается номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения, с указанием сроков их хранения. Каждая папка номенклатуры дел имеет сбоку наклейку с указанием индекса.
В начале каждого года начинается формирование документов в дела. Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела в ПУМБ формируются децентрализовано в структурных подразделениях. Номенклатуру дел формируют следующим образом: используют разную служебную информацию, например дату начала дела или порядковый номер тома: 2-1-1-01001/1 - первый исходящий документ операционного отдела с индексом в номенклатуре 01, том 1;
-1-1-010104/1 - первый исходящий документ операционного отдела с индексом в номенклатуре 01, дело начато в январе 2004 г.
По истечении 1 года после завершения дел проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив. Однако не все из них поступают на хранение в архив. В архиве хранятся документы в упорядоченном состоянии, срок хранения которых составляет 10 и более лет. Документы, имеющие временный срок хранения, хранятся в соответствующих структурных подразделениях по месту их заведения (например, в кадровой службе, бухгалтерии и др.) в специально отведенных для них местах до истечения срока их хранения согласно перечням, после чего эти документы уничтожаются в установленном порядке.
3. Автоматизация рабочего места в ПУМБ
В современном офисе, где люди заняты интеллектуальным трудом, роль каждого сотрудника гораздо более значима, чем, допустим, на конвейере.
В нашем мире экономия является повсеместным явлением. Люди экономят на всем, иногда даже не подозревая, какой вред наносят себе, в частности, своему здоровью. Работоспособность каждого сотрудника зависит не только от правильно организованного трудового процесса и от внутренних отношений в коллективе, но и от того, как организован офис в целом и рабочее место данного сотрудника, в частности. Соблюдая требования эргономики и уделяя должное внимание комфорту рабочих мест, легко превратить офис в место, приятное для каждого работника - своего второй дом, куда человек будет приходить не только за заработной платой, но и в предвкушении новой интересной работы.
.1 Аппаратное оснащение рабочего места
Рабочее место ведущего экономиста по кадрам расположено в комнате площадью 20м2. Комната освещена достаточно, помещение все время проветривается. Главное освещение должно быть естественным (дневным), для этого необходимо, чтобы углубленность комнаты была менее 6 м: данная комната имеет хорошее естественное освещение. В помещении есть кондиционер, в зимний период отапливается электрическими батареями. Все столы оборудованы под компьютеры, стулья регулируют свою высоту под рост работника.
ПЭВМ имеют достаточное оснащение для работы с современными программами, операционными оболочками. Компьютеры соединены в локальную сеть, которая имеет выход в Internet с помощью технологии IDSL, то есть по средствам выделенной телефонной линии и модема Callisto 821+. Провайдером выступает Укртелеком. Скорость передачи информации 100 Мб/с.
Имеется копировальный аппарат фирмы Xerox Pe 114e, который содержит ксерокс, сканер, принтер. Данный аппарат подсоединен к локальной сети. Также в офисе есть телефонный аппарат Panasonic, имеющий факс.
.2 Программное обеспечение рабочего места
Программное обеспечение - наряду с аппаратными средствами, важнейшая составляющая информационных технологий, включающая компьютерные программы и данные, предназначенные для решения определённого круга задач и хранящиеся на машинных носителях. Программное обеспечение представляет собой либо данные для использования в других программах, либо алгоритм, реализованный в виде последовательности инструкций для процессора.
Все программное обеспечение состоит из системного и прикладного.
Системное программное обеспечение - это набор программ, которые управляют компонентами вычислительной системы, такими как процессор, коммуникационные и периферийные устройства, а также которые предназначены для обеспечения функционирования и работоспособности всей системы. Большинство из них отвечают непосредственно за контроль и объединение в единое целое различных компонентов аппаратного оборудования вычислительной системы.
Системное программное обеспечение противопоставляется прикладному программному обеспечению, которое напрямую решает проблемы пользователя. Конкретные виды системного программного обеспечения включают загрузчики, о