Компьютерные технологии в документоведении банка
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
ов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В этом определении упор делается на словах движение документов, то есть их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому.
Единицей документооборота является документ.
Документ является результатом документирования и определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. В настоящее время в качестве носителя используется бумага, наряду с которой также широко применяются магнитные носители, позволяющие использовать для документирования компьютерную технику.
Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.
В ПКМБ документооборот достаточно велик, поэтому объем документооборота достаточно сложно подсчитать хотя бы приблизительно, потому что в частном учреждении учет за данными показателями не такой строгий как на государственном.
По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:
. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции, служебные записки, акты и т.д.)
. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь, адресована его руководителю и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям.
. Документопоток исходящих документов - информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)
.3 Осуществление работы с внутренними документами
Основную часть всего документооборота в ПУМБ составляет документопоток внутренней документации. Внутреннюю документацию узкопрофильного характера банка составляют:
Устав ПУМБ
Изменения №1, вносимые в Устав ПУМБ
Положение о порядке созыва и проведения Общего собрания акционеров ПУМБ
Положение о Наблюдательном совете ПУМБ
Положение о Правлении ПУМБ
Положение о Ревизионной комиссии ПУМБ
Положение а Кредитном совете ПУМБ
Корпоративный кодекс ПУМБ
Положение о процедурах, направленных на предотвращение неправомерного использования служебной информации при осуществлении ПУМБ профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг
Положение о мерах по предотвращению конфликта интересов при осуществлении ПУМБ профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг
Положение о мерах по предупреждению манипулирования ценами при осуществлении ПУМБ профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг
Положение о мерах по снижению рисков, связанных с профессиональной деятельностью ПУМБ на рынке ценных бумаг.
Помимо документов, связанных непосредственно с деятельностью банка, создается организационно-распорядительная документация:
приказы об увольнении или принятии на работу;
приказы о переводе работников в другое отделение;
приказы о предоставлении очередного и бесплатного отпуска;
приказы общего характера по учреждению;
распоряжения Главы / Зам. Главы Правления;
служебные записки;
справки;
должностные инструкции;
документация бухгалтерского учета и финансовой деятельности.
Еще немаловажной внутренней документацией являются электронные письма, бухгалтерские отчеты, которые отправляются высшему руководству.
.4 Характеристика исходящей документации
Данное учреждение, как и любой субъект хозяйственной деятельности имеет поток исходящей документации.
ПУМБ создает и отправляет следующие виды исходящей документации:
1.Документы, которые направляются в налоговую инспекцию (квартальные отчеты о финансовой деятельности предприятия, баланс предприятия, формы 1,2,3 бухгалтерского учета, налоговые накладные о выплате каждого налога);
2. Статистические отчеты, которые передаются в областной отдел статистики: ежемесячные, полугодовые, годовые (отчеты по заработной плате, отчет по кадровым вопросам и др.)
3. Письма-ответы на запросы других предприятий или государства.
4. Письма-запросы на предоставление каких-либо услуг.
5. Договоры и контракты, которые банк заключает с другими юридическими и физическими лицами (договоры купли-продажи, договоры о предоставлении услуг и др.)
На рис. 2.1. изображены этапы работы с исходящими документами.
.5 Организация работы с входящей документацией
Объем входящей документации в банке наименьший, по сравнению с внутренним и исходящим документооборотом.
Внешнюю документацию составляют: письма, налоговые наклад?/p>