Автоматизированная система документационного обеспечения управления в ООО "КамЭнергоРемонт"...
Дипломная работа - Разное
Другие дипломы по предмету Разное
>OK. В диалоговом окне Создание новой карточки отображаются только те типы карточек, которые были разрешены для текущей папки администратором. Вкладка Основная карточки входящего документа включает три части: Регистрация, Содержание и Хранение. В первой части пользователь заполняет в карточке свойства документа, которые требуются для регистрации документа в системе. Причем дата регистрации, дата отправки документа и имя регистратора этого документа система устанавливает автоматически. Дата регистрации и отправки документа устанавливаются по умолчанию одинаковыми и соответствуют дате и времени создания карточки. Пользователь имеет возможность изменять, устанавливаемые автоматически, настройки.
Пример заполненной вкладки карточки исходящего документа на рисунке 4.
Рис.4 Пример заполненной вкладки Основная карточки исходящего документа
Работа с организационно-распорядительными документами
Создание задания и формирование проекта документа
Порядок создания задачи и формирования проекта организационно-распорядительного документа включает в себя те же этапы, что и формирование проекта исходящего документа.
Работа с организационно-распорядительным документом
Чтобы зарегистрировать распорядительный документ в системе необходимо:
- Создать регистрационную карточку документа в интересующей папке электронного архива документов.
- Добавить в карточку документа источники информации: файлы документов и изображений, ссылки на другие связанные карточки.
- Поставить документ на контроль: создать необходимые задания и назначить маршрут исполнения документа. Затем отправить документ по маршруту исполнителям.
Регистрация организационно-распорядительного документа
Этап создания регистрационной карточки такой же, как и у исходящего документа, см. рисунок 5.
Рис.5. Пример заполненной вкладки карточки распорядительного документа
Постановка документа на контроль и отправка по маршруту
Действия пользователя при добавлении заданий в распорядительный документ аналогичны действиям пользователя при работе с заданиями для входящих документов.
Контроль исполнения документов
Создание задачи, постановка на контроль
Если руководитель автоматизирован, то он сам создает задания в РКК документа, в которых указывает исполнителей, сроки и текст поручений.
Если руководитель не автоматизирован, то выдачу заданий от его имени делает секретарь из РКК документа-основания.
Неавтоматизированным сотрудникам так же создаются задания, но для исполнения отправляются копии документа с резолюцией.
Отслеживание хода исполнения
При необходимости из задания можно посмотреть, на каком этапе находится выполнение задания, и кто из исполнителей выполнил свою часть задания, а кто не выполнил.
Кроме этого, можно сформировать отчеты по выполнению задач и заданий.
Секретарь каждый день формирует и печатает отчет для руководителя со списком заданий просроченных и, срок исполнения которых - ближайшие несколько (на усмотрение руководителя) дней.
Чтобы просмотреть историю задания, необходимо нажать на панели инструментов карточки задания кнопку История задания (рис. 6).
Рис.6. Диалоговое окно История задания
Исполнение задания
Исполнителем может быть автоматизированный сотрудник или неавтоматизированный. В любом случае, исполнитель согласно тексту задания должен провести какие-то активные мероприятия или создать документ. Для исполнения он может переадресовать задание своим подчиненным.В последнем случае будет создана подзадача в системе для автоматизированного сотрудника или распоряжение на бумаге для неавтоматизированного сотрудника, которые будут поставлены на контроль.
Если в ходе выполнения задания необходимы какие-то действия других сотрудников (согласование документа, часть работы передается другому сотруднику, запросы в другие подразделения и др.), то создаются подзадания.
После исполнения, в тексте задания пишется сообщение по результатам выполнения. Если результатом является документ или другой элемент системы, то он вкладывается в задание. Затем в задании нужно нажать кнопку Выполнить.
Для неавтоматизированного руководителя исполнитель распечатывает документы и переписку по их согласованию с другими сотрудниками и относит эти документы на подпись.
Если сотрудник не автоматизирован, то после исполнения он делает устный отчет руководителю и при наличии созданных документов приносит их на утверждение.
Принятие решения по исполнению
Автоматизированный руководитель получает задание на контроль, проверяет результаты выполнения задачи, после чего принимает задание или отправляет на доработку.
Если руководитель не автоматизирован, то он получает отчет о выполнении устно или получает документы на утверждение. О решении по исполнению (принять или отправить на доработку) оповещается секретарь. Секретарь принимает выполнение задания или отправляет его на доработку с текстом, написанным руководителем на документе.
Снятие с контроля
Если у принятого задания есть ведущее задание, то после принятия подзадания нужно сделать выполнение ведущего задания.
Направление документов в де