Автоматизированная система документационного обеспечения управления в ООО "КамЭнергоРемонт"...
Дипломная работа - Разное
Другие дипломы по предмету Разное
ло
При заполнении регистрационных карточек необходимо указывать, в какую папку подшит документ. Чтобы выбрать папку, нажимается кнопка с многоточием () рядом с полем Подшит в папку. Появится диалоговое окно Выбор папки. Необходимо выбрать в этом окне соответствующую папку. Поля Подшит в папку и Подшит в дело автоматически будут заполнены в соответствии с утвержденной номенклатурой дел предприятия.
Поиск документов
Система обеспечивает два вида поиска:
- Расширенный поиск (рис. 7, 8, 9, 10), включающий:
- Полнотекстовый поиск поиск карточек по строке в тексте карточек документов и/или связанных с документами файлов.
- Атрибутивный поиск поиск карточек по их атрибутам.
- Параметрический поиск, являющийся разновидностью атрибутивного поиска, который предоставляет пользователям возможность ввода значений атрибутов (параметров) каждый раз перед выполнением поиска карточек.
- Поиск по представлению (рис. 11) контекстный поиск карточек по ключевому слову или фразе в текущем представлении. В результате поиска в текущем представлении будет выделена первая найденная карточка, отвечающая условию поиска. Для поиска по представлению может задаваться направление поиска (выше или ниже по списку).
Рис. 7. Диалоговое окно Расширенный поиск, вкладка Запрос
Рис.8. Диалоговое окно Расширенный поиск, вкладка Дополнительно
Рис.9. Диалоговое окно Расширенный поиск, вкладка Папки
Рис.10. Диалоговое окно Расширенный поиск, вкладка Типы
Рис.11. Указание значений параметров в качестве условий поиска
Правила работы с электронными документами
Для удобной работы с документами, быстрой передачи данных, сохранения целостности и достоверности информации в системе необходимо придерживаться следующих правил.
Обязанности секретаря и делопроизводителя как авторов документа
В обязанности автора документа входит:
- правильный выбор вида документа, типа карточки и шаблона;
- правильное формирование наименования документа;
- правильное присвоение номера документа;
- правильное назначение прав на документ;
- размещение документа в соответствующей папке, если это необходимо.
Порядок присвоения наименований документов
При формировании наименования документа необходимо придерживаться следующих правил:
- название должно быть уникальным и кратким, но при этом полно характеризовать содержание документа и быть понятным любому пользователю, имеющему права на данный документ, без привязки к контексту папки, в которой размещена ссылка на документ (на тот случай, если обращение к документу будет производиться не через папку, а через окно поиска);
- название документа должно начинаться с заглавной буквы без ведущих пробелов, чтобы в дальнейшем обеспечить корректную (однотипную) сортировку документов внутри папки;
- в названии документа желательно не использовать сокращений, за исключением общепринятых; список общепринятых в организации сокращений должен быть согласован и опубликован отдельно;
- иностранные (английские) названия пишутся без перевода, или перевод в скобках, согласно правилам чтения. Например, Petrol (Петрол);
- названия однотипных документов, имеющих четкую регистрацию (договоры, приказы, акты и т.п.), должны формировать по одному шаблону (например, Договор №). В таких случаях карточки документов должны быть настроены таким образом, чтобы наименование документа формировалось автоматически на основании других реквизитов карточки и было не доступно для редактирования.
Примеры правильных названий:
- Сводный бюджет предприятия на ИЮЛЬ 2003
- Заявление Петрова А.П. от 02.02.2003 о предоставлении очередного отпуска
Порядок присвоения номеров документам
Некоторые виды документов подлежат нумерации для более быстрого поиска и однозначной идентификации (письма, приказы, договоры и т.п.). В связи с этим используются следующие правила нумерации.
Номер документа присваивается в карточке электронного документа и указывается в тексте документа на этапе создания (корректировки), а не при регистрации. Это обеспечивает соответствие электронного и бумажного документов, а также позволяет формировать единую нумерацию документов при создании любым пользователем.
Если разрабатывается проект документа, который может не пройти согласование, то до завершения первичного согласования номер этому документу не присваивается (при заполнении карточки вместо АВТОНОМЕР нужно подставить Проект). Это позволит избежать пробелов в нумерации документов. После утверждения документа в карточке указывается значение АВТОНОМЕР, после чего при сохранении будет присвоен очередной номер по общим правилам, который необходимо также указать и в тексте документа.
Порядок назначения прав доступа на документ
Права на документ должны определяться в соответствии с действующими в организации правилами работы с конфиденциальной информацией и предполагаемым последующим использованием документа.
При назначении прав доступа к документу рекомендуется придерживаться следующих правил: