Автоматизированная система документационного обеспечения управления в ООО "КамЭнергоРемонт"...
Дипломная работа - Разное
Другие дипломы по предмету Разное
льно оценить ее содержание при обращении к ней через поиск папок;
Порядок назначения прав доступа к папке
Права доступа пользователей к папке следует делать менее жесткими, нежели к документам, т.к. папки носят более общий характер, нежели конкретный документ, и могут потребоваться большему числу пользователей. Отсутствие доступа к папке затруднит поиск, но не повысит конфиденциальность, поскольку на документы права задаются отдельно. Однако за папку всегда должен быть назначен один ответственный.При назначении прав доступа к папке рекомендуется придерживаться следующих правил:
- права на просмотр папки необходимо давать всем пользователям, которым может потребоваться информация по данной теме (в большинстве случаев всем пользователям системы);
- права на изменение папки необходимо давать тем пользователям, которые могут пополнять ее содержимое;
- полный доступ к папке рекомендуется оставлять только автору папки.
Правила использования папок для хранения заданий
Папки для хранения заданий, как правило, являются личными папками пользователя. Их основное назначение: разделять задачи по темам, срочности, месту выполнения и т.п. Например, можно рекомендовать выделение следующих папок:
- наиболее важные для исполнения задания;
- наиболее важные задачи, переданные исполнителям и находящиеся на контроле;
- сборник заданий, находящихся в работе у подчиненных (ссылки на папки Входящие сотрудников отдела);
- отложенные задания без указания срока исполнения;
- и т.п.
Порядок формирования и примеры использования заданий
Задания используются для выдачи и контроля исполнения поручений, а также для согласований и обсуждений отдельных документов и вопросов.
На основании задания можно сократить время на выдачу заданий, сохранить историю и описание выполнения, обеспечить гарантированное выполнение необходимых работ и оценить загрузку персонала. Маршруты движения заданий могут быть самыми различными и отражать как вертикальные, так и горизонтальные связи внутри организации:
- от начальника подчиненному;
- от начальника одного подразделения начальнику другого подразделения;
- от сотрудника одного подразделения сотрудника другого подразделения (с уведомлением начальника подразделения исполнителя);
- от руководителя одного филиала руководителю другого филиала или головной организации (и обратно);
- от подчиненного начальнику подразделения;
- и т.д.
Результаты выполнения заданий могут быть любыми, но должны быть контролируемыми:
- подготовка документа или проекта документа;
- выполнение конкретных физических действий (ремонт дверного замка, проведение ревизии и т.п.);
- высказывание замечаний к рецензируемому документу;
- отметка согласования или ознакомления с документом;
- и т.д.
Для повышения эффективности работы не рекомендуется формализовать каждый шаг общения сотрудников и создавать лишние задания. Например, не стоит создавать задания на:
- постоянные функциональные обязанности сотрудника (бухгалтеру напечатать платежные документы);
- простые действия, которые коротко формулируются и выполняются в течение дня (найти и распечатать конкретный документ, перезвонить партнеру и др.);
- и т.п.
Определение маршрута задания
Маршрут по заданию может быть параллельным, последовательным или сложным.
Параллельный маршрут используется в том случае, если порядок выполнения заданий исполнителями не имеет значения (например, ознакомление с документом).
Последовательный маршрут используется тогда, когда исполнители должны получать задания только в определенной последовательности (например, один сотрудник проверяет результаты другого или документ согласовывается с учетом иерархии руководителей).
Сложная маршрутизация используется тогда, когда необходимо в одном задании сделать часть заданий последовательно, а часть параллельно. Кроме того, можно задать последовательность получения заданий для каждого исполнителя и условия приема задания.
Если по ходу выполнения задания необходимо получать уведомление о каждом выполненном задании, то в параметрах задания маршрута необходимо установить галочку в поле Уведомления об этапах.
В качестве наблюдателей заданий могут выступать:
- все сотрудники, которые не принимают непосредственного участия в выполнении задания, но должны быть в курсе работ, определенных заданием;
- исполнители данного задания, которые получат свои задания в последовательности, определенной маршрутом (при последовательной маршрутизации), но которым необходимо знать, что работы по заданию уже ведутся.
Если задание адресуется напрямую исполнителю другого подразделения, то его руководитель обязательно должен быть указан в качестве наблюдателя к заданию.
Для соблюдения принятых регламентов и упрощения работы необходимо использовать, соответствующие настроенные типовые маршруты.
Использование подзаданий
Подзадания создаются в том случае, если для вып