Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации
Методическое пособие - Юриспруденция, право, государство
Другие методички по предмету Юриспруденция, право, государство
истеме МЭДО, проходят регистрацию в СЭД, в порядке, предусмотренном подразделом 4.4 Инструкции.
СЭД должна предусматривать возможность регистрации и включения в электронный документооборот электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе МЭДО.
При загрузке электронного сообщения в СЭД реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей электронной регистрационной карточки поступившего документа в электронной форме.
4.11.5 Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным Инструкцией в отношении аналогичных документов, оформляемых на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
4.11.6 Для подтверждения подлинности электронных документов используются сертифицированные ФСБ России средства электронной цифровой подписи.
При получении электронных документов от других органов власти или организаций проверку подлинности электронной цифровой подписи осуществляет Департамент организации и контроля, а при получении электронных документов от некоммерческих организаций Департамент по делам некоммерческих организаций.
4.11.7 При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в СЭД электронная цифровая подпись для подтверждения действий с электронными документами может не использоваться.
4.11.8 Движение поступивших электронных документов, зарегистрированных в СЭД, от Департамента организации и контроля руководству Минюста России, от руководства Минюста России руководителям структурных подразделений, от руководителей структурных подразделений исполнителям, а также подготовленных в Минюсте России электронных документов, зарегистрированных в СЭД, от исполнителя в обратном порядке осуществляется путем направления в электронные кабинеты гражданских служащих электронных регистрационных карточек документов с прикрепленными к ним электронными образами документов.
4.11.9 Для рассмотрения электронных документов руководством Минюста России и руководителями структурных подразделений секретарем Министра или его заместителя (референтом заместителя Министра) либо ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России, может создаваться с использованием электронного образа документа его копия на бумажном носителе.
4.11.10 После того как Министром (заместителем Министра) дано поручение по исполнению документа, его секретарь (секретарь заместителя Министра) осуществляет процедуру верификации подписанного Министром поручения, прилагаемого к документу на бумажном носителе, и проекта поручения, внесенного отделом документационного обеспечения (секретарем, референтом заместителя Министра) в электронную регистрационную карточку документа.
4.11.11 Документы, по которым в поручениях Министра установлен срок исполнения, вместе с электронными регистрационными карточками направляются в отдел контроля Департамента организации и контроля для постановки на контроль.
Иные документы ставятся на контроль отделом контроля по поручению директора Департамента организации и контроля.
4.11.12 Электронная регистрационная карточка документа, предназначенного для рассмотрения и исполнения в структурном подразделении Минюста России, направляется в персональный кабинет соответствующего структурного подразделения Минюста России в СЭД.
Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России докладывает о поступлении документов руководителю соответствующего структурного подразделения.
Руководитель структурного подразделения Минюста России имеет возможность ознакомиться с электронным образом поступившего документа в СЭД и лично внести соответствующее поручение по исполнению документа в его электронную регистрационную карточку.
Ввод в электронную регистрационную карточку поручения по исполнению документа, вынесенного руководителем структурного подразделения, может поручаться ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России.
4.11.13 При направлении электронного документа для рассмотрения нескольким структурным подразделениям Минюста России в электронной регистрационной карточке головной исполнитель дополнительно выделяется установленным в СЭД символом (жирным шрифтом). В этом случае в журнале учета движения документа СЭД отмечается, что головному исполнителю направлен оригинал документа, а соисполнителям - копии.
4.11.14 В отделах, входящих в состав структурных подразделений Минюста России, устанавливаются не менее двух рабочих станций с доступом к СЭД (станции начальника, заместителя начальника отдела).
Электронные регистрационные карточки документов с присоединенными электронными образами документов, предназначенные для исполнения в соответствующем отделе, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России, направляются в персональный кабинет отдела в СЭД и в период исполнения хранятся в нем.
4.11.15 Подготовленный структурным подразделением Минюста Росси