Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации
Методическое пособие - Юриспруденция, право, государство
Другие методички по предмету Юриспруденция, право, государство
µния структуры сводной номенклатуры дел является структура Минюста России. Разделами, подразделами сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Минюста России и входящих в их структуру отделов.
6.1.6.4 Графы сводной номенклатуры дел заполняются аналогично требованиям подпункте 6.1.5.5 пункта 6.1.5 Инструкции.
В графе 5 в сводной номенклатуре дел Минюста России делаются записи об особенностях сроков хранения документов дела, о местонахождении подлинников (индекс дела, в котором хранятся подлинники), о переходящих делах; вносятся сведения о приеме- передаче дел структурных подразделений с указанием номера и даты соответствующего акта, об уничтожении дел, о внесении сведений о делах в описи постоянного и временного хранения, об акте ответственного хранения дел с постоянным сроком хранения в структурных подразделениях Минюста России.
6.1.6.5 Сводная номенклатура дел Минюста России готовится в трех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело Департамента организации и контроля, 2-й используется в отделе документационного обеспечения как рабочий экземпляр, 3-й передается в Государственный архив Российской Федерации (далее ГАРФ), с которым она согласовывалась.
Сводная номенклатура дел может вестись Департаментом организации и контроля в электронном виде.
6.1.6.6 Сводная номенклатура дел Минюста России визируется начальником отдела документационного обеспечения, подписывается директором Департамента организации и контроля и после одобрения ЦЭК Минюста России направляется на согласование с ЭПК ГАРФ, после чего утверждается приказом Минюста России.
Сводная номенклатура дел согласовывается с ГАРФ не реже одного раза в 5 лет.
6.1.6.7 Согласованная с ГАРФ и утвержденная приказом Минюста России сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.6.8 В случае изменения функций и структуры Минюста России сводная номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК ГАРФ.
6.1.6.9 По окончании делопроизводственного года на основе данных номенклатур дел структурных подразделений Минюста России с заполненной графой 3 и итоговых записей к ним проставляются данные в графе 3 сводной номенклатуры Минюста России (проставляется количество томов (частей) дел), а в графу 5 переносятся отметки о не заведенных в течение года делах, о переходящих на будущий год делах. В конце сводной номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (приложение № 25), отдельно на дела постоянного и временного хранения.
6.2 Формирование дел и их текущее хранение
6.2.1 Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2 В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
6.2.3 Дела формируются структурными подразделениями Минюста России.
Формирование дел ведется под методическим руководством Департамента организации и контроля, а при необходимости дополнительно ГАРФ.
6.2.4 При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- группировать в дело документы одного календарного года;
- исключение составляют: переходящие дела; дела финансовых расследований; личные дела, которые формируются в течение всего периода службы гражданского служащего в Минюсте России. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине дела не более 4 см.
6.2.5 Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов (в документах по личному составу).
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
6.2.6 Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.
Приказы (распоряжения) по основной деятельности группируются отдельно от приказов (распоряжений) по личному составу.
Приказы (распоряжения) по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения (формируются приказы о приеме на работу, увольнении и перемещении отдельно от приказов по командированию, наложению взысканий и т.д.). Целесообразно при больших объемах документов приказы (распоряжения) по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности Минюста России (прием на работу, увольнение и перемещение; присвоение классных чинов и т.д.), группировать в отдельные дела.
П