Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации
Методическое пособие - Юриспруденция, право, государство
Другие методички по предмету Юриспруденция, право, государство
?тв, оформляются на русском языке, в иных государствах как правило, на английском (визовый экземпляр ответа оформляется на двух языках: русском и английском).
4.10.5 Документы, направляемые зарубежным корреспондентам, подготавливаются, представляются в установленном порядке на доклад Министру или его заместителям, регистрируются, а затем передаются для организации отправки в порядке, установленном для исходящих документов (подраздел 4.7 Инструкции).
4.10.6 Отправка международной корреспонденции осуществляется в следующем порядке:
доставка служебных отправлений до адресатов, расположенных в столицах государств участников Содружества Независимых Государств, осуществляется Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации по действующим маршрутам Межправительственной фельдъегерской связи;
доставка международной корреспонденции в иные иностранные государства осуществляется Департаментом дипломатическо-курьерской связи Министерства иностранных дел Российской Федерации (далее ДДКС) согласно ежемесячному графику приема и отправки дипломатической почты.
При этом подготовленная к отправке международная корреспонденция должна соответствовать следующим требованиям ДДКС:
дипломатическая почта отправляется в двойных конвертах;
адрес получателя и отправителя корреспонденции (печатается на русском и английском языках), номер документа, гриф секретности (заверяется печатью подразделения и подписью конвертовавшего с расшифровкой фамилии), номер бланка отправки ДДКС МИД России (по предварительному согласованию с Департаментом организации и контроля) печатаются на листе бумаги, который приклеивается на конверт, либо печатаются на конверте.
4.10.7 Решение о направлении документов с пометкой Для служебного пользования в рамках международной переписки принимается Министром или заместителем Министра, курирующим Департамент международного права и сотрудничества.
4.10.8 Документы, относящиеся к переписке Минюста России с зарубежными корреспондентами, формируются в соответствующее номенклатурное дело и хранятся в Департаменте международного права и сотрудничества.
4.11 Особенности работы с электронными документами
4.11.1 Электронные документы, за исключением, содержащих конфиденциальную информацию, создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД Минюста России (территориального органа). Электронные документы, содержащие конфиденциальную информацию, могут обрабатываться и храниться в СЭД только в зашифрованной форме.
4.11.2 Документы, поступающие в Минюст России (территориальный орган) и создаваемые в Минюсте России (территориальном органе) на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно только после его верификации.
Процедура включения электронного образа документа в СЭД осуществляется в три этапа:
4.11.2.1 На первом этапе после завершения регистрации документа и сохранения соответствующей ему электронной регистрационной карточки на этикетке, изготовленной из термочувствительной бумаги, печатается с использованием принтера штрих-кодов уникальный идентификационный штрих-код зарегистрированного документа. Этикетка с напечатанным на ней штрих-кодом наклеивается на первый лист документа.
4.11.2.2 На втором этапе осуществляется подготовка документа к сканированию и сканирование документа. Документ помещается в лоток подачи бумаги сканирующего устройства так, чтобы первый лист документа
с присоединенным штрих-кодом поступал в сканирующее устройство первым.
В пачке подготовленных для сканирования документов их листы располагаются в аналогичном порядке.
После этого включается программа сканирования. В процессе сканирования создается электронный образ документа, распознается и анализируется штрих-код документа, в соответствии с указанной в нем информацией полученные электронные образы документов автоматически прикрепляются к соответствующим электронным регистрационным карточкам документов, хранящимся в базе данных СЭД.
4.11.2.3 На третьем этапе производится процедура верификации. Проверка соответствия электронного образа подлиннику документа, исполненного на бумажном носителе, гражданским служащим отдела документационного обеспечения (по обращениям граждан и ответам на обращения граждан - отдела по работе с обращениями граждан). При наличии у гражданского служащего, осуществляющего процедуру верификации, электронной цифровой подписи электронный образ документа заверяется с ее использованием.
4.11.3 Прием электронных документов из органов государственной власти и организаций, а также отправка в их адрес электронных документов
осуществляются отделом документационного обеспечения посредством электронных систем общего доступа, а также системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).
Прием обращений граждан, поступивших по электронным информационным системам общего доступа, а также направление им ответов в электронном виде осуществляется отделом по работе с обращениями граждан.
Прием электронных документов от некоммерческих организаций, а также отправка в их адрес электронных документов осуществляется Департаментом по делам некоммерческих организаций.
4.11.4 Электронные сообщения, поступающие по с