Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации
Методическое пособие - Юриспруденция, право, государство
Другие методички по предмету Юриспруденция, право, государство
документы, подлежащие контролю, указанием в них контрольного срока исполнения документа и введением признака контрольного документа К.
Постановка документов на централизованный автоматизированный контроль также может осуществляться отделом контроля по поручению директора Департамента организации и контроля.
На документе, поступившем на бумажном носителе, в правом верхнем углу его первого листа красным цветом проставляется штамп Минюст России. Контроль (на обращениях граждан Особый контроль).
5.5 После рассмотрения Министром и верификации его поручения по исполнению документа электронная регистрационная карточка контрольного документа направляется в электронные кабинеты в СЭД отдела контроля и головного исполнителя поручения (структурного подразделения Минюста России - исполнителя).
Если документ до вынесения Министром решения по его исполнению не был поставлен на контроль, то процедуру постановки его на централизованный автоматизированный контроль осуществляет отдел контроля (по обращениям граждан - отдел по работе с обращениями граждан) в порядке, предусмотренном в пункте 5.4 Инструкции.
Контрольные документы, поступившие на бумажном носителе, передаются ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России головном исполнителе по реестру через отдел документационного обеспечения.
5.6 Отдел контроля по документам, подлежащим централизованному автоматизированному контролю исполнения, систематизирует электронные регистрационные карточки по группам документов, по исполнителям, по срокам исполнения и осуществляет по указанной группе документов предварительный, предупредительный, аналитический контроль и снятие документов с централизованного автоматизированного контроля:
5.6.1 Предварительный контроль состоит в проверке отделом контроля своевременности доведения поручения до исполнителя (головного исполнителя) путем просмотра в СЭД движения электронной регистрационной карточки документа в соответствии с поручением по его исполнению.
Информация о доведении поручения исполнителю, при необходимости, уточняется с ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России по телефону.
5.6.2 Предупредительный контроль состоит в формировании гражданскими служащими отдела контроля в СЭД перечня контрольных документов, срок исполнения которых истекает в течение заданного периода, и направлении его не реже одного раза в неделю в электронном виде структурным подразделениям Минюста России головным исполнителям и курирующим их заместителям Министра.
Перечень контрольных документов содержит сведения о контрольных документах (исходящие дата и номер; входящий регистрационный номер и дата регистрации; наименование структурного подразделения Минюста России головного исполнителя; краткое содержание документа; установленный срок исполнения; краткая информация о ходе исполнения контрольного документа).
В соответствии с указанным перечнем отдел контроля по телефону получает от ответственного за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России информацию об исполнителе контрольного документа (фамилия, имя, отчество, телефон), текущем состоянии исполнения поручения, продлении срока исполнения документа по решению Министра (его заместителей), а также напоминает о дате истечения срока исполнения.
5.6.3 Снятие документов с централизованного автоматизированного контроля осуществляется отделом контроля в СЭД на основании официальной информации структурного подразделения Минюста России головного исполнителя, указанной им при заполнении отчета об исполнении документа и проставлении даты фактического исполнения поручения в электронной регистрационной карточке документа с учетом требований пунктов 4.24 и 4.25 Регламента Министерства юстиции Российской Федерации, утвержденного приказом Минюста России от 27.01.2010 № 8 (зарегистрирован в Минюсте России 28.01.2010, регистрационный № 16096).
5.6.4 Аналитический контроль состоит в еженедельном анализе состояния работы с контрольными документами в структурных подразделениях Минюста России отделом контроля.
Аналитическая информация об исполнении контрольных документов оформляется в виде справки.
В аналитическую справку включается табличная форма, формируемая СЭД, содержащая информацию:
- об общем количестве контрольных документов, поступивших в Минюст России с начала года (нарастающим итогом), в том числе:
исполненных в срок;
исполненных с нарушением срока;
неисполненных;
срок исполнения которых не наступил;
- количестве контрольных документов в каждом из структурных подразделений Минюста России (нарастающим итогом), в том числе:
исполненных в срок;
исполненных с нарушением срока;
неисполненных;
срок исполнения которых не наступил;
- перечне контрольных документов, исполненных с нарушением установленного срока исполнения и (или) не исполненных в установленный срок (исходящие дата и номер; входящий регистрационный номер и дата регистрации; наименование структурного подразделения Минюста России головного исполнителя; краткое содержание документа; установленный срок исполнения; краткая информация о ходе исполнения контрольного документа и причинах несвоевременного исполнения (неисполнения); фамилия, инициалы, должности гражданских служащих, являвшихся испол?/p>