Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации
Методическое пособие - Юриспруденция, право, государство
Другие методички по предмету Юриспруденция, право, государство
.3.18.5 Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях инюста России ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК), под непосредственным методическим руководством архивно-учетного отдела.
6.3.18.6 При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Минюста России; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой До минования надобности, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Минюста России; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
6.3.18.7 Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании типовых перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел Минюста России путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Минюста России.
6.3.18.8 Документы Минюста России являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на хранение в ГАРФ, как часть Архивного фонда Российской Федерации.
6.3.19 Составление описей
6.3.19.1 Для обеспечения комплектования архива Минюста России на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
6.3.19.2 Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда Минюста России, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу Минюста России и др.
6.3.19.3 Описи структурных подразделений.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
В Минюсте России в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно ответственными за делопроизводство в этих структурных подразделениях Минюста России. По данным описям документы сдаются в архив Минюста России.
Описи дел структурных подразделений Минюста России составляются по установленной форме (приложение № 33) и представляются в Департамент организации и контроля не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
При составлении описи дел структурного подразделения Минюста России соблюдаются следующие требования:
- описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части);
- срок хранения дела;
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений Минюста России устанавливается по согласованию с архивом Минюста России;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами То же, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
- графа описи Примечания используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям Минюста России со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Опись дел структурного подразделения Минюста России подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником отдела документационного обеспечения и утверждается руководителем структурного подразделения Минюста России.
По требованию отдела документационного обеспечения к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями Минюста России, служат основой для подготовки сводной описи дел Миню