Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации
Методическое пособие - Юриспруденция, право, государство
Другие методички по предмету Юриспруденция, право, государство
и);
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ (в соответствии с реквизитом Подпись (пункт 15 подраздела 3.2.4 Инструкции);
вид документа (в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа);
дата документа (в соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует);
номер документа (в соответствии с номером, присвоенным документу автором);
дата поступления документа (дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе);
регистрационный номер входящего документа;
ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа (в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите);
наименование текста (краткое содержание документа (заголовок к тексту);
индекс дела (индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа);
сведения о переадресации документа (на основании резолюции на документе (реквизит Указания по исполнению);
количество листов основного документа;
количество приложений;
общее количество листов приложений;
указания по исполнению документа (резолюция или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения);
должность, фамилия и инициалы исполнителя;
отметка о конфиденциальности (в соответствии с реквизитом Гриф ограничения доступа к документу (Для служебного пользования, Конфиденциально, Коммерческая тайна и др.).
В зависимости от вида документа перечень сведений о документе может изменяться как в сторону его расширения, так и в сторону сокращения путем настройки электронной регистрационной карточки по видам документов.
4.4.5 В целях оптимизации процесса регистрации поступивших в Минюст России документов Департаментом организации и контроля совместно с Департаментом управления делами и с привлечением других структурных подразделений Минюста России разрабатываются и по мере необходимости корректируются классификаторы (справочники), используемые в СЭД:
видов документов;
структурных подразделений;
должностных лиц;
исполнителей;
корреспондентов;
предметно-тематический (вопросов деятельности);
резолюций (указаний по исполнению);
результатов исполнения документов и др.
4.4.6 При регистрации поступающих документов, вне зависимости от способа их доставки, на каждый регистрируемый документ в СЭД создается электронная регистрационная карточка, в которой наряду с иными сведениями о документе указывается дата его поступления и формируется входящий регистрационный номер документа, служащие уникальным идентификатором документа в СЭД.
После создания и сохранения электронной регистрационной карточки
документ включается в систему электронного документооборота путем присоединения к электронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭД электронного образа документа, поступившего на бумажном носителе, или поступившего электронного документа.
4.4.7 Структура регистрационного номера поступившего документа включает:
4.4.7.1 При регистрации обращения гражданина - порядковый номер документа в пределах календарного года в соответствии с очередностью поступления документов данного вида и регистрации их в разделе Обращения граждан СЭД, который дополняется через косую черту двумя последними цифрами обозначения текущего года. Если от гражданина в течение года поступает несколько обращений по одному и тому же вопросу, но с новыми доводами, то за ними сохраняется регистрационный номер первого обращения, дополняемый каждый раз очередным номером обращения данного гражданина в текущем году, указанным в круглых скобках, например: 1038/10(2) - для второго обращения. Для выявления повторности обращений граждан используется классификатор корреспондентов раздела Обращения граждан СЭД.
4.4.7.2 При регистрации иных документов, за исключением обращений граждан - порядковый номер документа в пределах календарного года в соответствии с очередностью поступления документов и регистрации их в разделе Входящие СЭД, который для отдельных видов документов дополняется через дефис индексом дела по номенклатуре дел (грифом ограничения доступа к документу, кодом по классификаторам корреспондентов, видов документов и др.).
4.4.8 На документах, поступивших на бумажном носителе информации и подлежащих регистрации, после создания и сохранения электронной регистрационной карточки в нижнем правом углу первого листа документа печатается отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальными идентификаторами документа, либо проставляется рукописно в оттиске штампа установленного образца.
4.4.9 Электронный образ документа, поступившего на бумажном носителе и зарегистрированного в СЭД, создается отделом документационного обеспечения, выполнением операции сканирования документа в графическом формате.
Перед сканированием документа на первом его листе, в правом верхнем углу печатается, либо наносится иным способом уникальный штрих-код, позволяющий идентифицировать документ и используемый в СЭД для присоединения электронного образа документа, поступившего на бумажном носителе, к электронной регистрационной карточке данного документа