Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации
Методическое пособие - Юриспруденция, право, государство
Другие методички по предмету Юриспруденция, право, государство
онного сообщения заполняются в следующем порядке:
в поле Кому указывается электронный адрес получателя информации;
поля Копия и СК (Скрытая копия) при направлении сообщения в один адрес не заполняются. При передаче сообщения нескольким адресатам в поле Кому указывается электронный адрес одного адресата, а электронные адреса остальных указываются в полях Копия либо СК (Скрытая копия);
в поле Тема дается краткое описание сообщения: указываются фамилия и инициалы получателя, в адрес которого направляется сообщение, а также заголовок сообщения либо ключевая фраза сообщения, если оно направляется в ответ на поручение;
после задания адресата и темы сообщения в поле Тело сообщения набирается текст сообщения, в котором указывается: вид направляемого документа и наименование органа (структурного подразделения), которым он создан; дата и регистрационный номер документа; вид документа, послужившего основанием для направления сообщения, и наименование органа (структурного подразделения), которым он создан, а также его дата и регистрационный номер; заголовок документа; инициалы и фамилия исполнителя документа, его контактный телефон. В текст сообщения также могут включаться краткие пояснения или указания к передаваемому документу. Общий объем текста сообщения не должен быть большим, также не следует рассматривать в одном сообщении более одного вопроса или проблемы.
Электронное сообщение помимо собственно текста сообщения может иметь вложения - файлы с произвольным содержанием (тексты в различных форматах хранения, исполняемые коды, графическая информация, аудио- и видеозаписи и др.). Вложение (прикрепление) файлов в электронное сообщение осуществляется с использованием меню Вставка выбранной программы почтового клиента. При передаче в электронном сообщении документа прикрепленный файл должен содержать электронную версию этого документа либо его электронную копию, полученную в результате сканирования документа, оформленного на бумажном носителе.
Прикрепление файлов к электронному сообщению осуществляется с соблюдением следующих правил: в текст сообщения обязательно включается информация (краткое описание) прикрепленных файлов; значительные по объему файлы (более 500 Кбайт) или файлы в количестве более пяти компрессируются с помощью программ архивирования, а в тексте сообщения указывается имя примененной программы компрессии или формат архива (например: ZIP, RAR и т.п.).
3.3.6.6 Записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая)
1) Для реализации отношений субординации структурных подразделений Минюста России, территориального органа, гражданских служащих с руководством Минюста России (территориального органа), координации деятельности структурных подразделений служит внутренний документ записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая).
2) В записках в произвольной форме машинописным или рукописным
способами излагаются сведения, отчеты, пояснения, замечания, предложения, заключения (мнения) и иная справочная и управленческая информация по вопросам, отнесенным к компетенции Минюста России.
3) Служебная записка
В служебных записках в произвольной форме излагается оперативная, справочная и управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц, адресованная руководству Минюста России (территориального органа), либо руководителю структурного подразделения головного исполнителя поручения.
Служебная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman № 14 и адресуется конкретному должностному лицу.
Реквизитами служебной записки являются адресат; наименование cтруктурного подразделения, должность гражданского служащего, подготовившего записку; наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, подпись. Реквизиты служебной записки оформляются в следующем порядке:
адресат указывается в правом верхнем углу первого листа служебной записки в порядке, предусмотренном в пункте 10 подраздела 3.2.4 Инструкции;
наименование структурного подразделения указывается через 3-4 дополнительных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля до его середины в одну строку (при необходимости в несколько строк);
наименование вида документа СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА указывается через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита прописными буквами от левой границы текстового поля;
дата и регистрационный номер указываются через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже наименования вида документа от левой границы текстового поля в одну строку. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания;
заголовок в служебной записке играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию. Заголовок помещается через 2-3 дополнительных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита и печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.
Объем заголовка не должен превышать 140 печатных знаков, а длина строки заголовка 28-30 печатных знаков;
текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин)
составления и предложения (просьбы, заявки и т.п.). Текст служебной записки составляется с соблюдением правил, предусмотренных в пункте 12 подраздела 3.2.4 Инструкции, и начинае?/p>