Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации
Методическое пособие - Юриспруденция, право, государство
Другие методички по предмету Юриспруденция, право, государство
? номер служебного письма оформляется после его подписания.
Служебные письма в Минюсте России подлежат регистрации с присвоением исходящего регистрационного номера в единой регистрационной базе исходящих документов СЭД. Регистрационный исходящий номер служебного письма формируется автоматически СЭД при завершении заполнения и сохранении регистрационной карточки служебного письма ответственным за делопроизводство структурного подразделения Минюста России. Регистрационный исходящий номер окончательно закрепляется за служебным письмом Департаментом организации и контроля после проверки полноты оформления реквизитов письма, представляемого исполнителем (ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России) для отправки адресату.
Регистрационный исходящий номер служебного письма с подписью Министра или его заместителя после его подписания оформляется Департаментом организации и контроля одновременно с датой и состоит из знака №, индекса структурного подразделения Минюста России, порядкового номера документа, первых букв имени и фамилии Министра или его заместителя, подписавшего служебное письмо, например:
№ 01/10568-АК,
где:
01 - индекс структурного подразделения Минюста России, которым подготовлено служебное письмо;
10568 - порядковый регистрационный номер в СЭД;
АК - первые буквы имени и фамилии Министра, подписавшего служебное письмо.
Регистрационный исходящий номер служебного письма с подписью руководителя структурного подразделения Минюста России (его заместителя) состоит из двух частей:
индекса структурного подразделения;
порядкового номера.
Например:
13.10.2010 № 05-1067,
где:
05 - индекс департамента;
1067 - порядковый номер, присвоенный служебному письму структурным подразделением Минюста России.
Исходящий регистрационный номер ответа на обращения граждан присваивается структурным подразделением Минюста России.
Например:
№ 06-16-4203/2010,
где:
06-16 - индекс номенклатурного дела в структурном подразделении Минюста России;
4203/2010 - номер, присвоенный обращению при централизованной регистрации в СЭД.
При регистрации исходящего документа с подписью должностных лиц двух и более государственных органов регистрационные номера каждого из них помещаются после соответствующей подписи.
г) ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается исполнителем документа в специально отведенном на бланке месте, а также во вводной части текста письма;
д) наименование документа (заголовок к тесту) в служебном письме играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию и необходимой для оперативной регистрации и поиска. Он отвечает на вопросы о чем? (о ком?). При объеме текста до 4-5 строк заголовок к служебному письму может не оформляться.
Заголовок помещается на бланке служебного письма двумя-тремя межстрочными интервалами ниже реквизитов бланка и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через один межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28-30 печатных знаков. Заголовки к тексту не должны превышать объем 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков). Точка в конце заголовка не ставится, например:
О подготовке празднования
Дня юриста
О рассмотрении жалобы
Борискина
е) текст служебного письма отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами.
Исполнители служебных писем обязаны формулировать текст в соответствии со следующими критериями: официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации; конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающие их двойное толкование и неоправданное применение; использование общепринятых словосочетаний, имеющих определенный смысл; логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки; эмоционально-нейтральный тон изложения.
Все тексты служебных писем, представляемых на подпись Министру, заместителям Министра (только служебные письма в вышестоящие государственные органы, а также тексты служебных писем, подлежащих массовой рассылке (более одного адресата), подлежат обязательному редактированию в Департаменте организации и контроля в порядке, предусмотренном пунктом 5 подраздела 3.3.5 Инструкции.
Текст служебного письма, как правило, состоит из следующих структурных частей:
официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющееся от других частей текста восклицательным знаком.
Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:
Уважаемый Матвей Сергеевич!;
Уважаемая Антонина Петровна!;.
Уважаемые Павел Михайлович и Татьяна Васильевна!.
При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:
Уважаемые коллеги!;
Уважаемые господа!;
Глубокоуважаемые депутаты!.
При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим
п?/p>