Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации
Методическое пособие - Юриспруденция, право, государство
Другие методички по предмету Юриспруденция, право, государство
с использованием технологий СЭД.
Не создается и не присоединяется к электронной регистрационной карточке электронный образ документа, содержащего сведения конфиденциального характера.
4.4.10 Поступивший электронный документ (электронный образ документа) присоединяется к его электронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭД.
При необходимости, пользователем СЭД может создаваться копия электронного документа на бумажном носителе. На первом листе созданной
таким образом копии документа воспроизводятся предусмотренные пунктами 4.4.8, 4.4.9 Инструкции, отметка о поступлении и штрих-код, служащие идентификаторами документа.
4.5. Порядок рассмотрения поступивших документов руководством Минюста России и доведения поступивших документов до исполнителей
4.5.1 Поступившие документы передаются на рассмотрение Министру, гражданским служащим только после регистрации. В исключительных случаях, когда документ поступил непосредственно Министру (его заместителю) и рассмотрен им до регистрации, документ секретарем Министра (секретарем его заместителя) передается в Департамент организации и контроля для регистрации и организации его движения в соответствии с поручением по исполнению документа.
4.5.2 Зарегистрированные поступившие документы передаются Департаментом организации и контроля:
секретарю Министра для доклада Министру - в течение дня, но не позднее 15 час. 00 мин. или иного времени, установленного Министром;
референтам заместителей Министра через секретарей заместителей Министра для доклада заместителям Министра - в течение дня, но не позднее 16 час.00 мин.;
ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России для доклада руководителям структурных подразделений - в течение рабочего времени.
Срочная корреспонденция передается в течение одного часа с момента поступления.
4.5.3 Время ежедневного доклада документов референтами заместителей Министра и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России устанавливается соответственно заместителями Министра и руководителями соответствующих структурных подразделений Минюста России.
4.5.4 Документы, поступившие на бумажном носителе, передаются гражданскими служащими Департамента организации и контроля секретарю Министра, секретарям заместителей Министра, а также ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России по реестрам установленной формы.
Секретари заместителей Министра в свою очередь передают документы референтам заместителей Министра по реестрам установленной формы.
Электронные регистрационные карточки с прикрепленными электронными образами указанных документов посредством технологий СЭД направляются Департаментом организации и контроля на рабочие станции секретаря Министра, секретарей и референтов заместителей Министра, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, а также на рабочие станции Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Минюста России в соответствии с произведенным ранее распределением.
4.5.5 Документы, поступившие в электронном виде, вместе с их электронными регистрационными карточками посредством технологий СЭД направляются Департаментом организации и контроля на рабочие станции секретаря Министра, секретарей и референтов заместителей Министра, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, а также на рабочие станции Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Минюста России в соответствии с произведенным ранее распределением.
При необходимости секретарем Министра, секретарями и референтами заместителей Министра может создаваться копия электронного документа на бумажном носителе, на первом листе которой воспроизводится отметка о поступлении документа в порядке, предусмотренном пунктом 4.4.8 Инструкции.
4.5.6 Изучение поступивших документов и введение в соответствующем диалоговом окне электронной регистрационной карточки документа проектов поручений по исполнению документа производится:
для документов, переданных на доклад Министру - Департаментом организации и контроля;
для документов, переданных на доклад заместителям Министра - референтами заместителей Министра либо по поручению заместителей Министра, их секретарями;
для документов, переданных на доклад руководителям структурных подразделений Минюста России ответственными за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях.
К документам, поступившим на бумажном носителе, дополнительно прилагаются проекты указаний по исполнению документов, оформленные на отдельных листах бумаги:
для Министра Департаментом организации и контроля;
для заместителей Министра референтами (секретарями) заместителей Министра;
для руководителей структурных подразделений Минюста России ответственными за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях.
В проект поручения по исполнению документа включаются: фамилии и инициалы должностных лиц, которым даются поручения, содержание поручения, а также, при необходимости, срок исполнения поручения. Проект указания по исполнению документа, оформленный на листе бумаги, дополнительно должен содержать регистрационный номер поступившего документа, ин?/p>