Документы по учету личного состава
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
соответствии с общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и специальностей по образованию (ОКСО). Все последующие изменения данных о работнике также отражаются в личной карточке.
Свободные сроки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации.
После оформления раздела Общие сведения лицо, на которое оформляется личная карточка при приеме на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.
Свободные строки в п. 6 раздела 1 предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования.
При заполнении пункта о трудовой деятельности организации необходимо именовать так, как они именовались в период работы в них. Военную службу необходимо записывать с указанием должности.
С каждой записью о приемах на работу, переводах на другую постоянную работу, вносимой на основании приказа (распоряжения), администрация должна ознакомить работника под роспись в соответствующей графе.
В разделе личной карточки Дополнительные сведения для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендовано хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.
Сюда же заносятся и другие данные о работнике. Например, данные о работающих инвалидах: на основании справки ВТЭК записывается группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности, заключение ВТЭК об условиях и характере труда, а также можно записывать другие данные, необходимые для учета.
На научных и научно-педагогических работников дополнительно к форме Т-2 составляется форма Т-4.
Личные карточки хранятся в сейфе предприятия в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.
Карточки уволенных сотрудников формируются в отдельное дело (также по алфавиту). При передаче данного дела в архив все карточки нумеруются и на них составляется внутренняя опись (приложение 12).
Личные карточки хранятся 75 лет с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
. Личные дела
Личное дело - это совокупность документов, содержащих, содержащих сведения о работнике. По своей сути оно является более подробным вариантом личной карточки. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку-скоросшиватель.
Личные дела могут быть заведены на всех работников предприятия, но, как правило, на руководителей высшего и среднего звена и ведущих специалистов. Для остальных работников обычно используется только личная карточка формы Т-2.
В состав личного дела входят следующие документы:
внутренняя опись документов, подшиты в личном деле;
резюме;
автобиография;
анкета или личный листок по учету кадров;
копии документов об образовании;
трудовой договор;
характеристика, рекомендательные письма;
копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
дополнения к анкете или личному листку по учету кадров;
различные справки, относящиеся к данному работнику: списки изобретений, научных трудов и т.п.
Резюме - сжатая краткая информация, составленная работником (претендентом на вакантное место) о себе. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с будущим работником. На практике находят применения резюме различающиеся формой и объемом содержания. Как правило в резюме принято писать о своем образовании, опыте работы и своих положительных деловых качествах, чертах характера (как правило указывают не более трех, выделяя наиболее значимые для данной вакансии). Пример оформления резюме приведен в приложении 13.
Автобиография - документ в произвольной форме, но обязательно в хронологическом порядке, описывающий этапы жизни и трудоустройства работника. Образец приведен в приложении 14.
Характеристика - официальный документ, который выдает организация по прежнему месту работы претендента на вакантную должность при оформлении на новую работу. Характеристика подготавливается по запросу той организации, куда поступает на работу претендент. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности работника. Подписывается характеристика руководителя организации и заверяется гербовой печатью. Характеристика как обязательный документ при приеме на работу не предусмотрен. Однако при отборе кандидатов на руководящие должности она находит широкое применение. Примерная форма и содержание характеристики работника приведены в приложении 15.
Рекомендательное письмо - документ близкий по содержанию и назначению к характеристике. Подготовка рекомендательного письма производится по инициативе кандидата, претендующего на вакантную должность. Письмо не носит официальный характер. Трафаретная форма рекомендательного письма приведена в приложении 16.
Личные дела хранятся в сейфе предприятия. При увольнении работника его личное дело должно храниться на предприятии 75 лет с 1 января с 1 я