Документы по учету личного состава
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
серия и номер вкладыша.
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:
приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.
В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и ее вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственного за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении или в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровом отделе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном законом порядке.
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначенное приказом (распоряжением) работодателя.
За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
. Личные листки по учету кадров
Личный листок по учету кадров является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера о самом работнике. Личный листок составляет основу личного дела работника, именно поэтому необходимо его оформление при поступлении на работу. Личный листок содержит фотографию, перечень вопросов о биографических данных, сведения о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, об образовании, военной службе, семейном положении и другие данные.
В форме личного листка по учету кадров не должны содержать пункты, касающиеся национальности, социального происхождения, партийной принадлежности, политических и религиозных убеждений и т.п.
В приложении 9 приведен образец личного листка по учету кадров.
Обо всех последующих изменениях, происходящих в период работы в личных данных, внесенных в личный листок, работник обязан сообщать в отдел кадров организации. Данные изменения вносятся в дополнении к личному листку по учету кадров, форма которого приведена в приложении 10. Также в дополнение к личному листку вносится информация о наложении и снятии взысканий на данного работника, а также сведения о награждениях и поощрениях.
. Личные карточки
Личные карточки формы Т-2 (приложение 11) заводятся на всех работников предприятия (кроме государственных служащих), независимо от того, приняты они на временную или постоянную работу. Личная карточка является основным документом по учету персонала. Все записи в карточке делаются на основании представленных работником документов. Карточка оформляется в одном экземпляре.
Личные карточки заполняются машинописным способом или от руки лицом, ответственным за работу с персоналом или секретарем. При заполнении личной карточки сокращения недопустимы.
Лицевая сторона личной карточки содержит разделы Общие сведения и Сведения о воинском учете. Раздел Общие сведения заполняется по данным паспорта, диплома и трудовой книжки (для совместителей - копии трудовой книжки, заверенной нотариусом). Раздел Сведения о воинском учете заполняется на основании данных военного билета. На оборотной стороне содержатся данные об отпусках, назначениях, перемещениях, дополнительных сведениях и причинах увольнения.
Код профессии и специальности заполняются в