Документационное обеспечение деятельности Мирового суда (на примере судебного участка № 59 г. Добрянки)
Дипломная работа - Юриспруденция, право, государство
Другие дипломы по предмету Юриспруденция, право, государство
документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата [66].
На судебном участке Мирового суда г. Добрянки используются ручные и электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации - их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов не использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота на судебном участке относятся следующие функции:
централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в судебный орган всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из судебного органа, обрабатываются старшим инспектором;
однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, исходящие - при создании; регистрация документов в Мировом суде осуществляется старшим инспектором);
вынесение конкретных дел, поручений, сроков исполнения, повесток, заявлений, писем.
Проводя анализ документооборота судебного участка №59 Мирового суда г. Добрянки, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток. Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток.
В Мировом суде, как и в любой другой организации, выделяют три основных документопотока:
поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки другим лицам, другим организациям;
потоки внутренней документации, в основном это специфическая документация;
Входящие документы Мирового суда г. Добрянки образуют два направления: мировому судье и непосредственно его подчиненным. Любой документопоток можно проанализировать по различным показателям, в том числе с позиции корреспондентов. Состав корреспондентов представлен на рисунке 5.
Рис. 5. Состав корреспондентов
В данной таблице, представлен состав входящих документопотоков на судебный участок №59 Мирового суда г. Добрянки.
Исходящий документопоток включает документы, создаваемые в мировом суде и отправляемые за его пределы. Маршрут движения этих документов зависит от их назначения и рассмотрения. Исходящие документы готовят специалисты судебного органа. Состав корреспондентов представлен на рисунке 6.
Рис. 6. Состав корреспондентов
Внутренний документопоток включает документы судебного участка, которые не выходят за его пределы. К внутренним документам Мирового суда относится в основном специфическая документация. Такая как протокол судебного заседания, выписка из протокола, постановление, решение, определение о назначении дела к судебному разбирательству.
Рассматривая документооборот судебного участка №59 Мирового суда г. Добрянки, остановимся на такой его характеристике как объем, то есть количество документов, поступивших на судебный участок и созданных им за определенный период.
Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота учреждения [66].
Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Величина документооборота нужна для:
расчета необходимой численности персонала;
расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;
определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения [66].
В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
При исследовании документооборота на судебном участке Мирового суда г. Добрянки нами был рассмотрен его объём за последние три года, то есть с 2008 по 2010 года.
При подсчете документооборота отдельно учитываются документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.
Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих и исходящих документов. В Мировом суде при подсчёте объёма документооборота учитывается лишь число зарегистр?/p>