Технологія конфіденційного діловодства
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
речовинами, не мати з ними вентиляційних каналів, відповідати вимогам пожежної безпеки, санітарним нормам, а також бути гарантовані від затоплення.
Вхід у такі приміщення необхідно строго регламентувати. Крім керівника підприємства і співробітників, що мають пряме відношення до обробки і збереження конфіденційних документів, у приміщення можуть допускатися особи, що забезпечують їхнє обслуговування. Прибирання приміщень, ремонт технічних засобів, що знаходяться в них устаткування і, виконання інших робіт, повязаних із залученням осіб, що не мають доступу до документів, які зберігаються в приміщеннях, повинні проводитися тільки в присутності співробітників підрозділу конфіденційного діловодства.
Вікна приміщень повинні мати надійні засоби захисту, що виключають можливість проникнення в приміщення сторонніх осіб. Крім того, на них повинні бути захисна сітка або жалюзі, що запобігають можливість випадання документів, а також візуального перегляду документів і екранів відеомоніторів з вулиці. Якщо приміщення розташовані на першому чи останньому поверсі або поруч з ними знаходяться пожежні сходи, балкони, ринви, інші які-небудь прибудови, за допомогою яких можна проникнути в приміщення, то для запобігання проникнення вікна додатково захищаються розстібними металевими ґратами з замком.
Вхідні двері приміщень повинні бути оббиті металом і обладнані замками, що гарантують їхнє надійне закриття. По закінченні робочого дня двері необхідно не тільки замикати, але й опечатувати печаткою підрозділу (співробітника або підрозділу) конфіденційного діловодства. Печатка проставляється на тонкий шар пластиліну або спеціальної мастики таким чином, щоб відбиток неможливо було зняти і відновити. Перед відмиканням дверей перевіряється збереженість відбитка печатки і цілісність засікши. При виявленні спроб проникнення в приміщення потрібно негайно довести до відома службу охорони і докласти керівнику підприємства. До ухвалення рішення керівником підприємства приміщення не відкриваються і забезпечуються фізичною охороною [10].
Для запобігання несанкціонованого входу в приміщення протягом робочого дня на двері можуть встановлюватися електромеханічні або електронні замки.
Конфіденційні документи в приміщеннях повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або металевих стелажах, що по закінченні робочого дня защібаються й опечатуються співробітниками, відповідальними за облік і збереження документів. Збереження відкритих документів разом з конфіденційними допускається тільки у випадках, коли вони є додатками до конфіденційних документів.
Вхідні двері, вікна приміщень, а також сейфи, шафи і стелажі варто оснастити охоронною сигналізацією, повязаною зі службою охорони підприємства або службою позавідомчої охорони.
Приміщення, в яких для фіксації, обробки, збереження, відтворення і передачі конфіденційної документної інформації використовуються електронно-обчислювальні машини, електронні множні апарати, засоби аудіо-, відеозапису й інші технічні засоби, що створюють електромагнітні випромінювання, необхідно обладнати додатковими засобами захисту, що запобігають перехоплення суперником електромагнітних сигналів, що несуть конфіденційну інформацію. У цих же цілях доцільно здобувати сертифіковані технічні засоби обробки інформації, що відповідають вимогам по захисту конфіденційної інформації від її витоку, а засоби іноземного виробництва попередньо піддавати спецперевіркам на предмет виявлення можливих спеціальних електронних і програмних закладок.
Замки дверей приміщень, розстібних металевих ґрат на вікнах, сейфів, чи шаф стелажів повинні мати робочі і запасні примірники ключів.
Запасні примірники ключів можуть зберігатися в опечатаних їхніми власниками конвертах або в керівника підприємства, або в службі охорони, або (ключі від сейфів, шаф, стелажів, металевих ґрат) у сейфі (шафі) співробітника підрозділу конфіденційного діловодства, відповідального за збереження документів.
Робочі примірники ключів від сейфів, шаф, стелажів, ґрат у неробочий час можуть зберігатися в опечатаному конверті або в службі охорони, або в сейфі (шафі) співробітника підрозділу конфіденційного діловодства, відповідального за збереження документів. В останньому випадку по закінченні робочого дня ключ від цього сейфа разом з робочим примірником ключа від вхідних дверей приміщення передається в конверті, опечатаній печаткою співробітника підрозділу конфіденційного діловодства, у службу охорони з внесенням відповідних даних у графи 16 журналу передачі-прийому під охорону приміщень і конвертів із ключами [11].
У випадку втрати робочих чи запасних примірників ключів про це негайно повідомляється керівнику підприємства. При втраті ключа від сейфа, шафи або стелажу до заміни замку або зміни секрету замку зберігати документи в цьому сейфі (шафі, стелажі) не слід.
Для забезпечення видачі конфіденційних документів виконавцям (користувачам) приміщення повинні бути обладнані спеціальними віконцями, що не виходять у загальний коридор, чи всередині відгороджуватися барєром.
Виконавці можуть працювати з конфіденційними документами в спеціально виділених приміщеннях підрозділу конфіденційного діловодства, чи у своїх службових кімнатах, якщо ці кімнати відповідають вимогам забезпечення схоронності і конфіденційності документів. При роботі з документами в службових кімнатах кожен виконавець повинен мати пост