Технологія конфіденційного діловодства
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
?риємства повинні під розписку ознайомитися з наказом та додатком до нього.
Діловодство в разі роботи з документами, що містять комерційну таємницю, має особливості. Так, наказом керівника підприємства призначається посадова особа (особи), яка відповідає за облік, зберігання та використання документів, що мають гриф обмеження доступу. Нею може бути працівник, для якого робота з документами належить до основних службових обовязків, або відповідальний працівник, для якого виконання цих функцій становитиме додаткове навантаження.
Гриф конфіденційності, на відміну від грифу таємності, означає, що право власності на інформацію, яка міститься в документі, належить підприємству.
Якщо інформація, що становить КТ, міститься в документах, які належать підприємствам-партнерам, то про нерозголошення її має бути зазначено в тексті (текстах) договору (договорів) між цими підприємствами.
Якщо на документі не проставлено гриф обмеження доступу й у тексті немає вказівок на конфіденційність, то це означає, що автор та особи, які підписали чи затвердили документ, передбачили всі можливі наслідки вільної (без обмеження доступу) роботи з документом.
Виготовлення (друкування) документів з грифами Комерційна таємниця, Таємно, Цілком таємно здійснюється централізовано, у спеціально відведених приміщеннях (на робочих місцях), куди не мають доступу сторонні особи.
Віддруковані й підписані документи передають для реєстрації посадовій особі, яка відповідає за їх облік. Чернетки та варіанти документа знищуються цією особою із засвідченням факту знищення записом на копії вихідного документа. Наприклад: Hefutetiaai (всфіашОм) qoicijMeHfna знищено. Підпис. Дата.
Усі документи, що містять конфіденційну інформацію, реєструють окремо від інших документів у Журналі реєстрації документів з грифом Комерційна таємниця.
Усі документи, що надходять з грифом КТ, одержує відповідальна особа чи секретар-референт, яка обовязково перевіряє кореспонденцію на цілісність. Якщо якихось документів не вистачає, то складають акт (у двох примірниках, один з яких направляють адресантові).
Документи з грифом обмеження доступу формують в окрему справу (справи), на обкладинці якої в правому верхньому куті роблять позначку Комерційна таємниця. На звороті обкладинки вміщують список працівників, які мають право користуватися документами, внесеними в дану справу.
Зберігають такі справи у сейфі, що опечатується посадовою особою, яка відповідає за їх зберігання. Доступ до цього сейфа іншим працівникам має бути заборонений.
Сформовані справи зберігають у спеціальних теках вітчизняного або імпортного виробництва. Теки імпортного виробництва (типу Leitz, Toppoint) можна використовувати протягом кількох років, тому для оперативного пошуку документів усередині справи доцільно робити закладки із зазначенням року. На лицьовому боці обкладинки справи мають бути такі дані: назва організації; назва структурного підрозділу; номер справи; заголовок справи; за який рік (роки); кількість аркушів; термін зберігання.
2.2 Порядок та особливості розмноження конфіденційних документів
Розмноження конфіденційних документів повинне проводитися тільки при дійсній службовій необхідності в їхніх додаткових примірниках.
Конфіденційні документи можуть розмножуватися в підрозділі конфіденційного діловодства або в спеціальному розмножувальному підрозділі підприємства. Розмноження (тиражування) конфіденційних документів у друкарнях методом набору і друкування тексту, як правило, не здійснюється головним чином через відсутність потреби у великому тиражі.
Призначені для розмноження документів технічні засоби (копіювально-множне устаткування, компютери, друкарські машинки) повинні бути захищені від можливого перехоплення виникаючих при їхній роботі електромагнітних випромінювань [19].
Розмноження конфіденційних документів не повинне проводитися разом із розмноженням відкритих документів. Під час розмноження конфіденційних документів усе, що не має відношення до їх розмноження, повинне бути прибране з робочих місць, використовуваних при розмноженні, доступ сторонніх осіб у приміщення, в якому проводиться розмноження, не дозволяється.
При виникненні в процесі розмноження аркушів браку вони поміщуються у спеціальну папку.
Дозвіл на розмноження документів можуть давати за вимогою керівника підприємства керівники відповідних структурних підрозділів самостійно або разом з керівником служби безпеки (підрозділу конфіденційного діловодства) підприємства. Підписаний керівником підприємства список осіб, що мають право давати дозвіл на розмноження конфіденційних документів, повинний знаходитися в розмножувальному підрозділі.
Документи, що надійшли з інших підприємств, можуть розмножуватися тільки з письмового дозволу підприємств, що їх видали.
Розмноження документів проводиться у формі виготовлення додаткових примірників, зняття копій з документів і виробництва виписок з документів.
Дозвіл на виготовлення додаткових примірників документу оформляється на звороті останнього листа примірника, з якого повинне проводитися розмноження. Цей примірник не повинен у майбутньому направлятися на інші підприємства, він підшивається в справу або переводиться на облік документів виділеного збереження.
При неможливості оформлення дозволу на розмноження на самому ?/p>