Технологія конфіденційного діловодства
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
?окументі він оформляється у формі обліку даного документа.
При розмноженні документів у спеціальному розмножувальному підрозділі їхня передача на розмноження проводиться у спеціально призначеному для розмноження конфіденційних документів особі під її підпис у формі обліку або картки видачі документа.
Підлягаючі розмноженню документи реєструються в підрозділі конфіденційного діловодства або у спеціальному розмножувальному підрозділі у журналі обліку розмноження конфіденційних документів.
На розмножених примірниках працівник підрозділу конфіденційного діловодства проставляє їх номери. При цьому якщо документ був виданий даним підприємством, то номери розмножених примірників продовжують номери раніше виготовлених примірників, якщо документ був виданий іншим підприємством, то на розмножених примірниках їхні номери проставляються дрібно: у чисельнику на всіх примірниках залишається номер, привласнений підприємством, що видало документ, а в знаменнику на кожному примірнику проставляється привласнений йому порядковий номер, починаючи з №1.
На кожному розмноженому примірнику в реквізиті Оцінка про виконавця проставляється тільки обліковий номер, привласнений документу при його виданні, незалежно від місця видання, прізвище, імя, по батькові виконавця і його робочий телефон (якщо проставлений на примірнику, що розмножується,).
На примірнику, з якого проводиться розмноження, під дозволом на розмноження працівник підрозділу конфіденційного діловодства робить запис: Розмножене ___ прим. з №___ по №___, що завіряється його підписом із проставленням дати.
Якщо розмножені примірники не відтворюють підпис, то вони засвідчуються печаткою підприємства або підрозділу конфіденційного діловодства, що проставляється з захопленням частини слова, що позначає посаду особи, яка підписала документ [12].
Розмноження конфіденційних документів у формі зняття копій здійснюється у випадках, коли документи підшиті до справи і зняті з обліку по журналах (картках) обліку цих документів. Технологія виготовлення копій документів аналогічна технології виготовлення додаткових примірників, крім наступних особливостей.
Дозвіл на виготовлення копій оформляється записом: Зняти копію в____прим..
Копії документа привласнюється окремий обліковий номер черговий порядковий номер за журналом обліку виданих документів, незалежно від того, за яким видом обліку (виданих документів, що надійшли,) зареєстрований документ, з якого знімається копія. Привласнений копії обліковий номер проставляється на всіх аркушах копії посередині нижнього поля з додаванням абревіатури грифа конфіденційності (на останньому листі у реквізиті Оцінка про виконавця). У реквізиті Дата і номер документа на копії зберігаються колишні дані.
На першому листі копії над реквізитом Гриф обмеження доступу до документа проставляється слово КОПІЯ. Реквізит Оцінка про виконавця оформляється цілком, як у знову створюваних документах.
Нижче реквізиту Підпис на копії документа проставляється слово Вірно, що завіряється підписом особи, яка робила зняття копії, із вказівкою її посади, ініціалів і прізвища, а також дати запевняння. Якщо копія пересилається на інші підприємства, то на ній додатково проставляється печатка підприємства або підрозділу конфіденційного діловодства.
Примірники копії мають самостійну нумерацію, починаючи з №1.
На примірнику документа, з якого знімалася копія, під дозволом на зняття копії працівником підрозділу конфіденційного діловодства робиться запис Знята копія в ___прим. за зв. № ____, що завіряється його підписом із проставленням дати.
Заповнення граф журналу обліку виданих документів при знятті копій проводиться аналогічно заповненню на знову створювані документи.
Технологія виробництва виписок з конфіденційних документів має наступні особливості.
Виписки можуть робитися з документів, як не підшитих, так і підшитих у справи, а також з документів виділеного збереження.
Випискам привласнюється окремий обліковий номер черговий порядковий номер відповідно до журналу обліку виданих документів, незалежно від того, по якому виду обліку зареєстрований документ, з якого проводиться виписка. Проставлення облікового номера на виписці здійснюється аналогічно проставленню його на копії.
На першому листі виписки після заголовка документа проставляється слово ВИПИСКА.
Виписка має власну нумерацію аркушів іпримірників. Реквізит Оцінка про виконавця оформляється цілком.
Оцінки про виробництво і запевняння виписки оформляються, як і в копії, із заміною в оцінці про виробництво слів Знята копія на слова Зроблена виписка.
3. Особливості зберігання конфіденційних документів
Для забезпечення фізичної схоронності конфіденційних документів, справ і носіїв, а також для запобігання витоку інформації, що міститься в них, повинен бути встановлений спеціальний режим їхнього збереження.
Приміщення підрозділу конфіденційного діловодства, призначені для цілодобового збереження конфіденційних документів, з метою забезпечення додаткових гарантій від стороннього проникнення в них повинні, як правило, знаходитися не на першому й останньому поверхах. Крім того, вони повинні відповідати нормам, встановленим для збереження документів: вилучені від приміщень з харчовими продуктами і хімічними