Технологія конфіденційного діловодства
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
ійне робоче місце, сейф (металеву шафа) чи окремий осередок сейфу для збереження конфіденційних документів і номерну металеву печатку.
Ключі від сейфа і номерна печатка видаються виконавцю під підпис в особовому рахунку. Робочий примірник ключа і номерна печатки зберігаються постійно у виконавця. Запасні примірники ключів повинні зберігатися в підрозділі конфіденційного діловодства або службі охорони в опечатаному номерною печаткою виконавця конверті.
Усі сейфи, шафи і стелажі, встановлені в приміщеннях підрозділу конфіденційного діловодства й у службових кімнатах виконавців, в яких цілодобово або в робочий час зберігаються конфіденційні документи, а також ключі від них повинні враховуватися підрозділом конфіденційного діловодства відповідно до журналу обліку сховищ і ключів.
Одержання конверта з ключами зі служби охорони і розкриття приміщень повинне здійснюватися тільки співробітниками підрозділу конфіденційного діловодства, відповідальними за збереження конфіденційних документів. При їхній відсутності для розкриття приміщень призначається комісія в складі не менше двох чоловік, що складає акт про розкриття з вказівкою в ньому посад і прізвищ осіб, що розкрили приміщення, часу і причини розкриття, номерів печаток.
Щорічно повинна проводитися перевірка фактичної наявності ключів від сховищ і номерних печаток виконавців.
Для евакуації конфіденційних документів при виникненні стихійних лих, пожежі, аварії, що загрожують затопленням, загорянням або іншою формою знищення документів, у приміщеннях, призначених для їхнього збереження, повинне знаходитися необхідна кількість тари (мішків, валіз, контейнерів і т.д.), у якій можна транспортувати документи.
При виникненні надзвичайної ситуації співробітники підрозділу конфіденційного діловодства повинні негайно викликати пожежну команду або відповідну аварійну службу, повідомити керівника підприємства, вжити заходів до ліквідації надзвичайної ситуації, а при неможливості ліквідації забезпечити охорону документів власними силами, а також силами служби охорони підприємства і почати евакуацію документів у заздалегідь визначене місце.
При виникненні надзвичайної ситуації в неробочий час проведення аналогічних дій повинен організувати черговий по підприємству, повідомивши додатково керівника підрозділу конфіденційного діловодства. Про проведене розкриття (при необхідності) приміщень, а також про розкриття за узгодженням з керівником підприємства або підрозділу конфіденційного діловодства сейфів, шаф або стелажів складається акт, в якому вказуються посади і прізвища осіб, що робили розкриття, які сховища розкриті, куди поміщені документи, номери печаток на тарі.
На кожному підприємстві повинен бути встановлений суворий порядок роботи з конфіденційними документами, що є складовою частиною внутріобєктового режиму і спрямований на забезпечення схоронності конфіденційних документів і запобігання витоку інформації, що міститься в них [18].
Видача (передача) конфіденційних документів може проводитися тільки виконавцям (користувачам), що мають санкціонований доступ до цих документів, і тільки під підпис в облікових формах або замість разової розписки.
Видача документів виконавцям і їхнє повернення здійснюються протягом одного робочого дня, але якщо виконавці працюють з конфіденційними документами у своїх службових кімнатах, то документи (крім справ) допускається видавати їм як на один робочий день, так і на увесь час, необхідний для роботи з ними. В останньому випадку, крім сейфа і номерної печатки, виконавцю видаються під підпис в особовому рахунку спеціальний портфель (кейс), що має пристрій для опечатування, і форма Опису документів, що знаходяться у виконавця, в яку виконавець повинен вносити кожен документ у момент одержання і викреслювати після передачі в підрозділ конфіденційного діловодства.
Опис призначений для здійснення самоконтролю за наявністю документів. З цією метою перед здачею спецпортфелю з документами в підрозділ конфіденційного діловодства виконавець повинен перевірити наявність документів, що знаходяться у нього, і їхня відповідність опису. При відсутності будь-яких документів або частини їх негайно повідомляється про це підрозділ конфіденційного діловодства й організується їхній пошук. Після перевірки документи разом з описом розміщуються у спецпортфелі, що опечатується особистою печаткою виконавця і передається у підрозділ конфіденційного діловодства. Не допускається зберігати у спецпортфелі відкриті документи, якщо вони не є додатком до конфіденційних документів.
Спецпортфелі можуть зберігатися у виконавців тільки протягом робочого дня. Їхнє одержання і повернення проводиться в обмін на спеціально заготовлену розписку (жетон), посвідчення або пропуск співробітника. При наявності великого числа виконавців, які працюють з конфіденційними документами, на спеціальну розписку може наклеюватися фотокартка виконавця. При прийомі-передачі спецпортфелю необхідно перевіряти відповідність номера і чіткість відбитка печатки.
Посадовій особі, якій дозволено в неробочий час зберігати конфіденційні документи в особистих сейфах за умови підключення сейфів до охоронної сигналізації, по закінченні робочого дня поміщають документи в сейф, опечатують його і здають під охорону по спеціальному журналу, що ведеться службою охорони.
По завершенні роботи з документами виконавці повинні вчасно пове