Технологія конфіденційного діловодства
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
ртати їх у підрозділ конфіденційного діловодства.
При звільненні, перед відходом у відпустку, відїздом у відрядження виконавці здають у підрозділ конфіденційного діловодства всі документи, що зберігаються у їх спецпортфелях.
Робоче місце виконавця повинне бути організоване таким чином, щоб виключався огляд (у тому числі і через вікна) конфіденційних документів, що знаходяться на столі, особами, які не мають до них відношення.
На столі повинні бути тільки ті конфіденційні документи, з якими проводиться робота. Всі інші повинні знаходитися в сейфі, закритому на ключ. Не дозволяється збереження конфіденційних документів у шухлядах столів і інших не призначених для цього місцях.
При виході виконавця протягом робочого дня зі службової кімнати документи прибираються до сейфу, який опечатується особистою печаткою. При виході з кімнати усіх виконавців двері кімнати повинні бути закриті на ключ.
Крупноформатні конфіденційні документи на креслярських дошках (кульманах) на час відсутності виконавця повинні закриватися спеціальними захисними чохлами, що опечатуються його печаткою.
Підрозділ конфіденційного діловодства зобовязаний здійснювати періодичний контроль за порядком збереження документів у службових кімнатах виконавців і роботою з ними.
Порушення порядку роботи з конфіденційними документами доцільно враховувати з метою наступного аналізу і вживання заходів по їх запобіганню.
Про серйозні порушення, які призвели або могли привести до втрати документів або витоку інформації, яка міститься в них, підрозділ конфіденційного діловодства повинен доповідати керівнику підприємства і вносити пропозиції про відсторонення від роботи з конфіденційними документами або залучення до відповідальності винних осіб [15].
При зміні або тимчасовій відсутності керівника і співробітників підрозділу конфіденційного діловодства передача документів особам, які їх заміщають, проводиться відповідно до акту або за розпискою з обовязковою перевіркою фактичної наявності переданих документів.
Висновки
Підводячи підсумки проведеного дослідження слід відмітити, що комерційна таємниця це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша документована інформація, яку використовують для досягнення комерційних цілей (одержання прибутку, запобігання втрати, одержання добросовісної переваги над конкурентами), яку підприємець вважає конфіденційною. До конфіденційних відомостей відносяться перш за все ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні деталі комерційної діяльності, які дозволяють успішно конкурувати, прибуток фірми та ін.
Відомості комерційної таємниці підприємства можна умовно розділити на два великих блоки:
науково-технічна (технологічна) інформація;
ділова інформація.
Науково-технічна інформація містить: відомості про конструкції машин і обладнання; схеми; матеріали, що використовуються; рецептури; методи і способи виробництва (особливо про нові вироби, що розробляються); нові технології, напрямки модернізації відомих технологій, процесів і обладнання; програмне забезпечення ПК.
Ділова інформація містить:
відомості про фінансову сторону діяльності підприємства, крім фінансових звітів (стан розрахунків з клієнтами, заборгованість, кредити та ін.);
відомості про розмір прибутку, собівартості виробляємої продукції та ін.;
плани розвитку підприємства (тактичні і стратегічні);
плани й обсяги реалізацій продукції (плани маркетингу, дані про характер і обсяг торгових операцій, про рівні цін, наявність товарів);
аналіз конкурентоспроможності виробленої продукції, ефективність експорту та імпорту, час виходу на ринок, що пропонується;
плани рекламної діяльності;
списки торгових та інших клієнтів, представників, посередників, конкурентів, відомості про взаємовідношення з ними, їх фінансове положення, проведених операціях і обсягах, умовах діючих і нових контрактів та ін.
Перелік і обсяг відомостей, що складають комерційну таємницю підприємства, строки конфіденційності, порядок захисту і доступу до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначаються керівником організації. Керівник може залучити для проведення цієї роботи спеціалістів-аналітиків.
Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому, щоб, як говорять професіонали, запобігти розповсюдженню її до конкурентів. В деяких випадках вимагається захист і чужих комерційних секретів, які можуть бути довірені підприємству іншими особами, організаціями. Відсутність такого захисту може залишити підприємство без вигідних партнерів, клієнтів.
Для обмеження доступу до інформації комерційної таємниці керівник видає спеціальний наказ про введення Переліку відомостей, які вміщають комерційну таємницю підприємства, заходи щодо охорони цих відомостей, встановлює коло осіб, які мають доступ до цієї інформації, і правила роботи з документами, які мають гриф Комерційної таємниці. Співробітники підприємства повинні під розписку ознайомитись із наказом та додатками до нього.
Документування конфіденційної інформації включає визначення складу внутрішніх і документів, що відправляються, і їх виготовлення.
Документування конфіденційної інформації є найважливішою складовою частиною конфіденційного діловодства, оскільки від кількості, складу і правильності оформлення документів зал