Технологія конфіденційного діловодства
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
ку конфіденційної документованої інформації приводить її розголошення. У літературі і навіть у нормативних документах термін витік конфіденційної інформації нерідко заміняється або ототожнюється з термінами: розголошення конфіденційної інформації, поширення конфіденційної інформації. Такий підхід не є правомірним. Розголошення або поширення конфіденційної інформації означають несанкціоноване доведення її до споживачів, що не мають права доступу до неї. При цьому таке доведення повинне здійснюватися певною особою; виходити від когось. Витік відбувається при розголошенні (несанкціонованому поширенні) конфіденційної інформації, але не зводиться тільки до нього. Витік може відбутися й у результаті втрати носія конфіденційної документованої інформації, а також розкрадання носія інформації або відображеної в ньому інформації при збереженні носія у його власника. Може відбутися не означає, що відбудеться. Загублений носій може потрапити в чужі руки, а може бути і схоплений сміттєзбиральною машиною і знищений у встановленому для сміття порядку. В останньому випадку витоку конфіденційної інформації не відбувається. Розкрадання конфіденційної документованої інформації також не завжди повязано з отриманням її особами, які не мають до неї доступу. Існує чимало випадків, коли розкрадання носіїв конфіденційної інформації здійснювалося у колег по роботі допущеними до цієї інформації особами з метою підсидки, заподіяння шкоди колегам. Такі носії, як правило, знищувалися особами, які викрали їх. Але у будь-якому випадку втрата і розкрадання конфіденційної інформації якщо і не приводять до її витоку, то завжди створюють загрозу витоку. Тому можна сказати, що до витоку конфіденційної інформації призводить її розголошення. Складність полягає в тому, що найчастіше неможливо визначити, по-перше, сам факт розголошення або розкрадання конфіденційної інформації при збереженості носія інформації в її власника, по-друге, чи потрапила інформація внаслідок її розкрадання або втрати стороннім особам [7].
Сутність конфіденційного діловодства обумовлює його організаційні і технологічні особливості, до числа основних з яких відносяться:
письмове нормативне закріплення загальної технології документування, організації роботи з документами і їхнього захисту;
тверде регламентування складу видаваних документів і з
інформації, що тримається в них, у тому числі на стадії підготовки чернеток
проектів документів;
фіксація проходження і місцезнаходження кожного документа;
проведення систематичних перевірок наявності документів;
дозвільна система доступу до документів і справ, що забезпечує правомірне і санкціоноване ознайомлення з ними;
тверді вимоги до умов збереження документів і звертання з ними, що повинні забезпечувати збереженість і конфіденційність документованої інформації;
регламентація обовязків осіб, допущених до роботи з конфіденційною документованою інформацією, по її захисту;
персональна й обовязкова відповідальність за облік, схоронність документів і порядок звертання з ними.
Особливістю конфіденційного діловодства є і своєрідне переплетення деяких функцій, що на перший погляд як би взаємовиключають одна одну. Зокрема, функціями з реалізації задачі документаційного забезпечення конфіденційної діяльності є створення документів, необхідних і достатніх для такої діяльності, надання кожному користувачу всіх документів, які вимагаються для виконання посадових обовязків, а відповідним їм функціям з реалізації задач захисту конфіденційної інформації запобігання необґрунтованого видання і розсилання документів, виключення необґрунтованого ознайомлення з документами [16].
Конфіденційна діяльність повинна забезпечуватися мінімальною кількістю документів при збереженні повноти і вірогідності інформації, відповідно до організації документообігу надання користувачам усіх необхідних документів.
1.2 Визначення складу конфіденційних документів
У попередньому розділі було відзначено, що однією з особливостей конфіденційного діловодства є тверде регламентування складу документів, що видаються. Обумовлено це тим, що документ є потенційно існуючим джерелом витоку інформації, що міститься в ньому, тобто попадання її в руки тих, кому вона не призначена. Тому конфіденційні документи повинні видаватися тільки при дійсній необхідності в письмовому посвідченні наявності і змісту управлінських, виробничих і інших дій. При цьому рішення задач конфіденційної діяльності повинне забезпечуватися мінімальною кількістю документів при збереженні повноти необхідної інформації.
Але встановлення складу конфіденційних документів, що видаються, спрямовано не тільки на запобігання необґрунтованого їхнього видання, але і на виключення надлишкової конфіденційної інформації в них, визначення кількості їхніх примірників, адресатів, яким вони повинні направлятися, тому що не викликане дійсною необхідністю розсилання конфіденційних документів також приводить до витоку інформації. На стадії визначення складу документів, що видаються зважується питання і про додання їм необхідної юридичної чинності шляхом встановлення посадових осіб, які повинні візувати, підписувати і затверджувати той чи інший документ. В остаточному підсумку регламентація складу конфіденційних документів, що видається.
Склад документованої конфіденці?/p>