Geum.ru


Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации

Дипломная работа - Менеджмент

Другие дипломы по предмету Менеджмент

таблицей - отношением. Строка таблицы называется кортежем, столбец - атрибутом. Каждый атрибут может принимать некоторое подмножество значений из определённой области - домена. Домен, таким образом, является областью определения одного или нескольких атрибутов. Отношениям, атрибутам и доменам присваиваются имена.

Важным понятием в теории реляционных БД является нормализация, принципы которой можно сформулировать в виде следующих правил, используемых при разработке структуры БД:

  1. В каждом поле таблицы должен находиться уникальный вид информации, т.е. в одной и той же таблице не должно находиться повторяющегося поля.
  2. В каждой таблице должен быть первичный ключ или уникальный идентификатор, который однозначно определяет данную запись среди множества записей таблицы.
  3. Каждому значению первичного ключа должна соответствовать иiерпывающая информация об объекте таблицы.
  4. Изменение значения любого поля таблицы, не входящего в состав первичного ключа, не должно влиять на информацию в других полях.

Структура реляционной БД всегда разрабатывается таким образом, чтобы каждая таблица, которая в ней находится, не содержала избыточной информации. Например, в БД АРМ тАЬСекретарятАЭ необходимо хранить данные о входящей, исходящей и внутренней документации обследуемой организации. Как следствие, нужно хранить характеристики документа. Если для этих целей будет использоваться одна таблица, то станет очевидным нерациональное использование памяти компьютера. Поэтому информацию необходимо разбить на несколько таблиц, которые будут между собой взаимосвязаны.

При создании БД АРМ тАЬСекретаря необходимо создать следующие таблицы:

  1. Атрибуты входящих документов
  2. Атрибуты исходящих документов
  3. Индексы структурных подразделений
  4. Название документов
  5. Резолюция
  6. Сроки исполнения исходящих документов
  7. Сроки исполнения исходящих документов
  8. Справочник по видам документов

Перед тем, как создавать таблицы, необходимо определить их структуру: набор полей и их формат. Чтобы описать очередное поле в структуре таблицы, необходимо вначале указать название поля и после этого определить тип данных, которые будут в нем храниться. Кроме этого, можно также описать назначение информации, которая будет вводиться в это поле.

Для любой таблицы в реляционной БД должен быть задан так называемый первичный ключ, который позволяет однозначно определить ту или иную запись в таблице. Он необходим для уникальности имеющихся в таблице записей.

Логическая модель БД АРМ Секретаря.

АтрибутТипРазмерПримечаниеКлючевые поляАтрибуты входящих документовРегистрационный номерЧисловой8 байтИсточникТекстовыйДо 255 байтОтветственный исполнительТекстовыйДо 255 байтКонтрольный срок исполненияДата/время8 байтКонтролирующее лицоТекстовыйДо 255 байтДата документаДата/время8 байтКод документаТекстовыйДо 255 байтПоле со спискомАннотацияПоле МЕМОДо 65535 байтКонтрольный срок ответаДата/время8 байтАтрибуты исходящих документовРегистрационный номерЧисловой8 байтОтветственный исполнительТекстовыйДо 255 байтКонтролирующее лицоТекстовыйДо 255 байтДата документаДата/время8 байтВид документаТекстовыйДо 255 байтПоле со спискомАннотацияПоле МЕМОДо 65535 байтАдресатТекстовыйДо 255 байтДата отправкиТекстовыйДо 255 байтНазвание документаРегистрационный номерiетчик4 байтУникальный первичный ключНазвание документатекстовыйДо 255 байтИсходный номер документаТекстовый До 255 байтРезолюцияНазвание документаТекстовыйДо 255 байтКод документаТекстовыйДо 255 байтПоле со спискомДата документаДата/время8 байтДата резолюцииДата/время8 байтАвтор резолюцииТекстовыйДо 255 байтИсполнительТекстовыйДо 255 байтРезолюцияТекстовыйДо 255 байтДата исполненияДата/время8 байтДата продления исполненияДата/время8 байтОснование продленияТекстовыйДо 255 байтРегистрационный номерчисловой8 байтСроки исполнения входящей корреспонденцииНазвание документаТекстовыйДо 255 байтДата поступленияДата/время8 байтОтветственный исполнительТекстовыйДо 255 байтКонтрольный срок исполненияДата/время8 байтДействиеЛогический1 битРегистрационный номерЧисловой8 байтСроки исполнения исходящей корреспонденцииНазвание документаТекстовыйДо 255 байтОтветственный исполнительТекстовыйДо 255 байтДействиеЛогический1 битРегистрационный номерЧисловой8 байтДата исполненияДата/время8 байтСправочник видов документовВид документаТекстовый До 255 байтКод документаТекстовый До 255 байтУникальный первичный ключИндексы структурных подразделенийИндекс подразделенияТекстовыйДо 255 байтУникальный первичный ключНазвание подразделенияПоле МЕМОДо 65535 байт

Реляционную модель БД можно определить как набор отношений, связанных между собой.

Связь в данном случае это ассоциирование двух или более отношений. БД, не имеющая связей между отношениями, имеет очень простую структуру и в полной мере реляционной называться не может. Однако одно из основных требований к организации реляционной БД это обеспечение возможности поиска одних кортежей по значениям других, для чего необходимо установить между ними связи. Существуют следующие основные виды связей:

  1. один к одному;
  2. один ко многим;
  3. многие к одному;
  4. многие ко многим;

Связь один к одному предполагает, что в каждый момент времени каждому элементу А соответствует 0 или 1 элемент В.

Связь один ко многим сос