Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?орый воспроизводит выводные знания в виде самого информационного решения (концепции, теории), то есть оптимально необходимой обзорной информации.
Процесс составления обзора сугубо индивидуален и зависит от многих факторов уровня квалификации, знаний и творческих способностей составителя обзора, условий организации работы, наличия и использования материалов (документов-первоисточников), четкого определения целей и задач обзора, тематических, хронологических, географических границ разработки проблемы (темы) и др. Овладение навыками работы над обзором важный путь оптимизации содержания деятельности секретаря.
Специалисты выделяют следующие этапы подготовки и выпуска обзора:
1 этап Разработка предмета и рабочего плана обзора.
- Выбор темы, разработка заказа на составление обзора с указанием основных требований и типологических характеристик.
- Составление предварительного тематического рубрикатора проблемы, рассматриваемой в обзоре.
- Составление предварительного списка литературы.
- Составление и согласование с заказчиком рабочего плана обзора.
- Установление структуры и объема обзора.
2 этап Составление обзора.
2.1. Аналитико-синтетическая обработка документальной информации:
2.1.1. Поиск, отбор и систематизация.
2.1.2. Анализ, оценка и синтез.
2.1.3. Обобщение, выводы и рекомендации.
2.1.4. Прогнозы развития (решения).
2.2. Литературное оформление обзора.
2.2.1.Введение.
2.2.2 Основная часть.
2.2.3.Заключение (выводы).
2.3. Разработка справочного аппарата обзора.
2.4. Оформление и сдача заказчику рукописи обзора.
3 этап Редактирование обзора.
4 этап Тиражирование и распространение обзора19.
Структура обзора содержит следующие элементы: реферат, вводную часть, аналитическую часть, выводы (обязательные элементы); рекомендации, приложение (факультативные элементы).
В вводной части обзора обосновывается выбор темы с указанием актуальности и значимости вопроса, назначение обзора, временного интервала анализируемого периода, видов использованных источников, тематических границ анализа рассматриваемого вопроса.
Аналитическая часть содержит анализ и его результаты, обобщение и оценку систематизированных сведений; существующие взгляды, концепции, нерешенные вопросы; использованные методы и средства исследования, состояние исследований и разработка; достигнутый научно-технический уровень, организационно-экономическую ситуацию, тенденции развития.
При современном развитии вычислительной техники многие процессы работы над обзорами можно автоматизировать с помощью гипертекстовых систем. В статье В.Н. Чередниченко Использование гипертекстовой технологии в обзорно-аналитической деятельности, на примере системы Guide показаны возможности гипертекстовой технологии при составлении аналитического обзора.
Как видим, знания и умения в области информационно-аналитической деятельности сегодня значимы в профессиональной деятельности секретарей и являются главным фактором повышения их профессионализма.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Работа секретаря весьма многогранна. На всех рассмотренных выше ступенях сегодня, как показывают результаты анализа литературы, секретари так или иначе, занимаются высоким интеллектуальным трудом, от которого зависит успех фирмы, организации и предприятия.
Секретарь должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Секретарь это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности. Согласно данному определению секретарь прежде всего это помощник руководителя.
Государственные секретари еще в дореволюционной России были образованными и компетентными людьми с развитым чувством долга и ответственности. Зная законы, будучи инициативными и заинтересованными, они, ко всему прочему, были также гибкими и дипломатичными, стараясь использовать любую возможность с тем, чтобы употребить накопленные знания и опыт на благо государства.
Среди других личных качеств, которые нужны современному секретарю можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений: общительный характер и контактность, разумная осторожность в принятии решений, артистизм качество, которое поможет секретарю преодолеть личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне прием посетителей и т.п. чувство юмора: способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора.
Кроме того, следует отметить, что секретарь должен следить за своим внешним видом, соблюдать порядок на своем рабочем месте, уметь пользоваться оргтехникой и соблюдать требования делового этикета.
Информационно-документационное обеспечение - главная составляющая секретарской деятельности.
В ходе работы над дипломным проектом были опрошены секретари всех структурных подразделений ПИК Идел-Пресс. Целью данного исследования явлюсь желание определить содержание деятельности секретаря как работника, занимающегося организационным и информационным обслуживанием аппарата управления в новых социально-культурных условиях.
Анализ документации, регламентирующий деятельность секретаря и результаты опроса показали, что они в своей деятельности руководствуются: действующим законодательством РФ, уставом ПИК &#