Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?их формальными текстовыми признаками.
Структура реферата-экстракта включает:
Библиографическое описание;
Текст реферата, состоящий из следующих аспектов содержания первичного документа:
целевая установка;
предлагаемый вариант решения (или объект, предмет рассмотрения)
особенности предлагаемого варианта решения;
назначение или область применения предмета рассмотрения;
место исследования;
экспериментальная проверка;
оборудование или технические средства реализации;
результаты;
выводы;
преимущества предлагаемого варианта решения;
рекомендации.
В реферируемом документе могут отсутствовать какие-либо выше перечисленные аспекты, однако последовательность их изложения сохраняется (см. приложение №5).
Знакомство с методами и способами изложения информации повысит качество составляемых секретарями-референтами рефератов на те или иные документы.
Согласно ГОСТу 7.9-95, реферат включает в себя следующие аспекты содержания исходного документа:
предмет, тему, цель работы;
метод или методологию проведения работы;
результаты работы;
область применения результатов;
выводы;
дополнительную информацию.
В последние годы большой интерес специалистов информационных сфер деятельности к реферированию вызван реализацией этого процесса в автоматизированном режиме. Под автоматическим реферированием понимается свертывание исходного текста (кроме индексирования и описания), которое осуществляется алгоритмически, посредством ЭВМ.
В любую систему автоматического реферирования входит два компонента:
Специальный словарь, называемый списком контрольных слов, который хранится в запоминающем устройстве ЭВМ;
Набор правил для объединения слов из списка в фразы и построения предложений.
В процессе реферирования ЭВМ автоматически обнаруживает или отпускает определенные слова, фразы и предложения. Обнаруженный текст представляет собой экстракт, называемый машинным рефератом. Можно выделить пять операций, необходимых для составления машинного реферата:
Чтение документа;
Его анализ;
Применение набора правил для подготовки реферата;
Составление реферата;
Воспроизведение реферата в виде текста.
Существующие на сегодняшний день методы автоматического реферирования еще не признаны удовлетворительными из-за громоздкости и сложности применяемого математического аппарата. Наиболее перспективным, по мнению большинства специалистов, iитается лингвосемантический метод, совершенствование которого предусматривает использование метода перефразирования текста и изучение роли контекста. Из имеющихся программ автоматического реферирования наиболее интересной является Либретто. Эта программа реализует автоматическое реферирование документов на русском и английском языках в среде Microsoft Word. Либретто составляет связанный реферат документа. Программа имеет два режима работы: собственно реферирование и выделение ключевых слов. В режиме реферирования из текста отбираются предложения, в наибольшей степени, характеризующие его содержание. В режиме выделения ключевых слов производится выборка из текста наиболее информативных слов. Программа выделяет в тексте значимые и незначимые слова, самостоятельные и зависимые предложения, определяет семантический вес предложений и удаляет незначащие фрагменты. Отобранные предложения при необходимости слегка перефразируются. Используются специальные вероятностные модели, машинная морфология русского языка и другие интеллектуальные алгоритмы. На сегодняшний день секретари программы автоматического реферирования практически не используют. Поэтому внедрение такого рода программ реферирования - условие, которое в будущем не только изменит деятельность секретарей, но и повысит качество их работы.
Обзорная деятельность является наиболее распространенной формой концептографического обслуживания руководителей необходимой информацией. Эту деятельность сегодня нельзя iитать только прерогативой органов научной информации, государственных издательств. Обзорная деятельность важная профессиональная обязанность секретарей. Знание ими основных теоретических и методологических знаний в области обзорной деятельности можно оценивать как условие повышения качества и эффективности их профессиональной деятельности.
Согласно определениям, представленным в различных источниках информации:
Обзор это информационное издание, создаваемые путем логической переработки документальной информации в целях получения необходимого выводного знания о состоянии, развитии и возможных путях решения данной проблемы.
Несмотря на существующее многообразие классификаций обзоров, большинство специалистов выделяют три вида обзора: библиографический, реферативный и аналитический.
Библиографический обзор это такой обзор (универсальный, специальный, индивидуальный), который отражает выводное знание в виде системы документальных источников информации, использование которых позволяет решить соответствующие задачи информационного управления.
Реферативный обзор это обзор (универсальный, специальный, индивидуальный), который воспроизводит выводные знания в виде системы фактографической информации, необходимые для информационного управления.
Монографический обзор обзор (универсальный, специальный, индивидуальный), ко