Структура інформаційної системи організації
Информация - Экономика
Другие материалы по предмету Экономика
Служба управління персоналом забезпечує новими працівниками всі функціональні сфери діяльності організації, навчає і тренує їх, зберігає дані, повязані з персоналом. Виділяють чотири основні функції підрозділів, що займаються управлінням персоналом [5].
Знаходження і найм. Включає підготовку та розміщення оголошень у засобах масової інформації та агентствах з прийому на роботу.
Навчання й тренування. У процесі роботи на фірмі працівники отримують можливість безкоштовного навчання та тренування у звязку з підвищенням їх кваліфікації або зміною виконуваних функцій.
Створення та збереження баз даних. Створюються спеціальні бази даних, повязані з використовуваним персоналом, на основі яких складаються всілякі звіти для зацікавлених підрозділів і служб.
Звільнення та надання негрошових компенсацій. За роки роботи на фірмі службовці отримують від неї такі негрошові стимули (компенсації), як оплата госпіталізації, медичне страхування, компенсації витрат на ліки та протезування і т. п. Після відходу з фірми на пенсію частина негрошових компенсацій працівника може зберегтися.
Головне, що відрізняє ІС управління персоналом (кадрами) від інших функціональних ІС організації, це велика кількість створюваних на її основі звітів і додатків.
Структура ІС управління персоналом побудована на тих же принципах, що і структури ІС інших функціональних сфер. Вона також включає в себе вхідні і вихідні підсистеми і базу даних (мал. 4.9).
Серед вхідних підсистем ми бачимо бухгалтерську підсистему, підсистему досліджень і підсистему зовнішніх даних. У більшості фірм записані дані про персонал знаходяться на магнітних компютерних носіях. Вихідні підсистеми відображають процес руху персоналу через фірму.
Вхідні підсистеми ІС управління персоналом. Бухгалтерська ІС. Дані, з якими має справу ІС управління персоналом, включають в себе бухгалтерські та кадрові елементи.
Кадрові елементи даних щодо постійні і не несуть економічної інформації в своїй основі. Сюди входять такі ознаки, як прізвище, імя, по батькові, стать, дата народження, освіта, кількість утриманців. Ці елементи даних створюються при прийомі даної особи на роботу і зберігаються протягом усього часу його роботи в компанії, а також після виходу на пенсію.
Бухгалтерські елементи даних мають економічну природу і характеризуються більшою динамікою зміни, ніж кадрові. До їх складу входять годинні тарифні ставки, місячні оклади, премії, податки.
Бухгалтерська ІС поставляє для бази даних управління персоналом бухгалтерські елементи даних про кожного з працівників фірми. З іншого боку, ІС управління персоналом відіграє певну допоміжну роль в роботі бухгалтерської ІС організації, поставляючи для неї поточні зміни кадрових даних, необхідні для розрахунку додатків, повязаних із зарплатою.
Підсистема досліджень. Часто перед ІС управління персоналом ставляться такі завдання, вирішення яких неможливо знайти безпосередньо в базі даних системи. Для вирішення таких завдань проводяться спеціальні дослідницькі проекти в рамках спеціально для цього створеної підсистеми досліджень. Найбільш важливими є наступні напрямки кадрових досліджень.
Пошук кандидатів. Проводиться для пошуку серед співробітників фірми кандидатів на місце, що звільняється (наприклад, у звязку з відходом на пенсію певного працівника).
Розробка вимог. Проводиться з метою визначення пропонованих до працівників вимог щодо знань і навичок, необхідних для виконання тієї чи іншої виконуваної на фірмі роботи.
Аналіз скарг. Проводиться з метою виявлення причин скарг, поданих співробітниками фірми.
Підсистема зовнішніх даних служить для збору даних, що мають відношення до управління персоналом, із зовнішнього оточення фірми, що включає в себе урядові установи, профспілки, постачальників, фінансові інститути, конкурентів і т. п.
Дані, що надходять з урядових установ, допомагають компанії в дотриманні трудового законодавства.
Дані, що надходять від профспілок, надають допомогу компанії при укладанні колективних договорів.
Дані, що надходять від постачальників. В якості постачальників в даному контексті розглядаються компанії, які постачають дані, які б пошуку необхідної робочої сили.
Дані, що надходять від засобів масової інформації, характеризують умови життя (вартість житла, доступність освіти, медичної допомоги та розваг) в регіоні. Ці дані допомагають фірмі здійснювати функції пошуку та набору працівників з інших регіонів та з-за кордону.
Дані, що надходять з фінансових інститутів. Дані банківських та небанківських (страхових компаній, пенсійних фондів та ін) інститутів даного регіону багато в чому визначають економічні та соціальні умови життя потенційних співробітників фірми.
Дані, що надходять від конкурентів, часто представляють певну допомогу для пошуку нових кваліфікованих співробітників з числа працюючих на конкурентів.
Всі зазначені дані можуть збиратися як суто формальними (наприклад, покупкою відеотексту та оголошень), так і неформальними (але законними) методами.
База даних. Зберігання даних в ІС управління персоналом великих фірм, як правило, здійснюється на компютерній основі. Основні бази даних побудовані на основі списку співробітників фірми і включають в себе велику кількість характеристик кожного з них. Дані по співробітниках фірми зберігаються зазвичай або у центральному компютері фірми, або в компютері ві