Структура інформаційної системи організації
Информация - Экономика
Другие материалы по предмету Экономика
ції часових періодів (роки, квартали, місяці).
Використання готових програмних продуктів дає можливість навіть невеликим фірмам ефективно використовувати ІС фінансів без значних витрат на зміст компютерних фахівців.
Нижче ми розглянемо кожен з елементів структури ІС фінансів.
Вхідні підсистеми ІС фінансів
Бухгалтерська інформація і дані використовуються в якості вхідних при роботі ІС фінансів.
Бухгалтерський облік контролює всі події, що відбуваються в організації і мають економічний зміст. Бухгалтерські дані можуть аналізуватися різними функціональними менеджерами в різних напрямках. Менеджер з маркетингу аналізує дані про обсяги продажів. Менеджер з виробництва аналізує витрати виробництва при створенні продукції в цехах. Фінансовий менеджер аналізує рух дебіторських рахунків. Оскільки бухгалтерські дані є єдиним загальним вхідним компонентом всіх функціональних ІС організації, можна сказати, що бухгалтерська інформаційна система є фундаментом їх роботи.
Підсистема внутрішнього аудиту. Зазвичай для перевірки правильності фінансових розрахунків фірми звертаються до зовнішніх аудиторів, що спеціалізуються в справах такого роду. Часто великі фірми створюють свої власні підрозділи внутрішнього аудиту. Оскільки завданням таких підрозділів є своєчасна оцінка роботи фірми з фінансових позицій, ми включили їх до складу вхідних підсистем ІС фінансів.
У своїй діяльності підрозділу внутрішнього аудиту незалежні від інших підрозділів фірми і відповідальні лише перед її керівництвом. Це сприяє проведенню незалежної експертизи фінансових рішень, прийнятих на фірмі. З іншого боку, робота внутрішнього аудиту ніяк не повязується з поточними результатами діяльності фірми. Працюючи в режимі радників, працівники внутрішнього аудиту надають свої рекомендації керівництву, яке вирішує, чи варто впроваджувати їх у життя. У роботі підрозділів внутрішнього аудиту виділяють чотири види діяльності: фінансовий аудит, операційний аудит, проведення перевірочних заходів та вдосконалення внутрішньої системи контролю.
Фінансовий аудит являє собою звичайну роботу з перевірки правильності фінансових розрахунків, часто доручають зовнішнім компаніям-аудиторам.
Операційний аудит не повязаний з перевіркою правильності розрахунків, а скоріше стосується раціональності (ефективності) вироблених розрахунків, процедур обробки даних і операцій контролю.
Проведення перевірочних заходів покликане забезпечити перевірку вихідних фінансових документів. Наприклад, перевірку наявності підставних осіб у відомостях за видачу заробітної плати.
Удосконалення внутрішньої системи контролю. У процесі операційного аудиту та проведення перевірочних заходів працівники служби внутрішнього аудиту вивчають існуючу систему контролю. У процесі знаходження помилок ними вносяться пропозиції щодо вдосконалення існуючої в рамках ІС фінансів системи контролю фінансових розрахунків.
Підсистема зовнішньої інформації. Підсистема зовнішньої інформації створена для знаходження додаткових зовнішніх фінансових джерел, які можуть бути використані для фінансування діяльності фірми.
Головними джерелами інформації при цьому виявляються власники акцій фірми та її фінансове оточення (банки, постачальники, конкуренти, споживачі). Як і аналогічні підсистеми зовнішньої інформації інших функціональних ІС, підсистема зовнішньої інформації ІС фінансів отримує також інформацію від урядових організацій.
Інформація від власників акцій. Для контактів з власниками акцій на фірмі зазвичай створюється невеликий підрозділ. У його функції входить створення і опублікування квартальних і річних звітів про дивідендну політику фірми і зміну ринкових цін на її акції. Крім того, власники акцій можуть звернутися до працівників цього підрозділу з будь-якими питаннями та пропозиціями.
Інформація від фінансового оточення. Фінансове оточення фірми робить істотний вплив на прийняття фінансових рішень. Щоб вчасно відреагувати на будь-які зміни процентних ставок, показників інфляції, курсів валют, фінансового
69положенія повязаних з фірмою фінансових інститутів, підприємств-постачальників, компаній-конкурентів і т. п., створюється система постійного збору необхідної інформації, яка реалізує цей збір усіма можливими способами.
Фірми звичайно використовують для збору необхідної зовнішньої фінансової інформації наступні три способи: неформальні методи, опубліковані дані та компютерні бази даних.
Неформальні методи включають в себе наявні засоби комунікації між управлінцями фірми та представниками її фінансового оточення (включаючи приватні бесіди за ленчем і довірчі телефонні розмови). Використання засобів автоматизації офісу (АТ) може внести істотний внесок у підвищення ефективності роботи підсистеми зовнішньої інформації через неформальні методи.
Велика кількість зовнішньої фінансової інформації може бути отримано з опублікованих даних: газет, журналів, цінників, буклетів та іншої рекламної інформації. Тут також може бути використано такий засіб автоматизації офісу як відеотекст.
Велика кількість фінансової інформації у формі компютерних баз даних охоплює спеціалізованими фірмами на лазерних дисках.
Вихідні підсистеми ІС фінансів
Підсистема прогнозування. Прогнозування є одним з найбільш ранніх кількісних додатків в бізнесі. Існує значна кількість методів прогнозування. Перш ніж ро